Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь сотрудника в Российской Федерации. Однако в 2026 году, когда электронные трудовые книжки (ЭТК) стали абсолютной нормой, а бумажный формат сохранился лишь для узкого круга лиц, вопрос о внесении записей «по желанию работника» требует детального разъяснения. Многие сотрудники ошибочно полагают, что могут диктовать работодателю условия заполнения этого документа, тогда как закон строго регламентирует этот процесс.
Принцип обязательности, а не желания
Самое главное, что нужно помнить: внесение записей в трудовую книжку происходит не по желанию работника, а по требованию закона. Работодатель обязан вносить сведения о приеме на работу, переводах и увольнении независимо от того, просит об этом сотрудник или нет.
Согласно Трудовому кодексу РФ и Правилам ведения трудовых книжек, инициатива работника здесь вторична. Запись вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя. Если работник просит не вносить запись о приеме на работу (например, чтобы сохранить право на пособие по безработице или скрыть стаж), работодатель не имеет права идти ему навстречу. Отсутствие такой записи является нарушением законодательства и может повлечь штрафы для организации.
Когда работник все-таки может проявить инициативу?
Хотя формулировка «по желанию работника» в контексте обязательных записей некорректна, существуют ситуации, где волеизъявление сотрудника играет решающую роль:
- Внесение записей о работе по совместительству. Это единственный случай, когда запись вносится исключительно по желанию работника. Если сотрудник работает где-то еще помимо основной должности, он может попросить основного работодателя внести эту информацию в трудовую. Для этого потребуется справка с места работы по совместительству и письменное заявление сотрудника. Без желания работника такую запись делать запрещено.
- Выбор формата трудовой книжки (переходный период). Хотя к 2026 году переход на ЭТК завершен, в архивах могут всплывать нюансы выбора формы ведения книжки для тех, кто впервые поступал на работу в период перехода. Однако сейчас для новых работников заводятся только электронные книжки.
- Исправление ошибок. Если работник обнаружил неверную запись, он вправе потребовать ее исправления. Работодатель обязан внести изменения, но не потому, что так «хочет» работник, а потому что запись была ошибочной.
Особенности работы дистанционных сотрудников
Как показала практика и различные профессиональные викторины (в т.ч. в «Красном уголке бухгалтера»), многие путаются в правилах оформления дистанционеров. Здесь действуют общие правила:
- Перевод на дистанционную работу или прием дистанционного сотрудника оформляется приказом.
- Запись в трудовую книжку (электронную) вносится в обязательном порядке.
- Согласие работника на перевод должно быть письменным (например, через систему электронного документооборота).
Важно понимать: даже если работник трудится удаленно и физически не появляется в офисе, его стаж должен фиксироваться. Отказ работодателя от внесения записи под предлогом «дистанционности» незаконен.
Что делать, если работодатель отказывает?
Судебная практика 2025–2026 годов переполнена исками, где суды обязывали работодателей вносить записи об увольнении и приеме, а также выплачивать компенсации морального вреда и задолженности по зарплате. Если работодатель игнорирует требование работника внести запись (или, наоборот, вносит ее с нарушениями), алгоритм действий следующий:
- Подача письменного заявления работодателю с требованием внести или исправить запись.
- Обращение в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
- Обращение в суд для установления факта трудовых отношений и принуждения к внесению записи.
Суды в таких случаях почти всегда встают на сторону работника, так как трудовая книжка, это документ, от которого зависит будущая пенсия человека.
Внутренние локальные нормативные акты
Каждая организация должна иметь инструкцию по ведению трудовых книжек. Важно, чтобы эти внутренние документы не противоречили федеральному законодательству. Никакой пункт правил внутреннего трудового распорядка не может гласить: «Записи вносятся только по личной просьбе работника». Такие пункты недействительны.
Помните, что корректное ведение трудовых книжек выгодно обеим сторонам: работник сохраняет свой стаж для пенсии, а работодатель избегает многомиллионных штрафов и судебных исков.