Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим факт работы гражданина, его стаж и профессиональный путь. Любая ошибка в записях может привести к серьезным проблемам при назначении пенсии или подтверждении опыта работы. В 2026 году, несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат по-прежнему актуален для тех, кто не отказался от него, а также для ведения дубликатов.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести запись о приеме на работу, какие нюансы существуют для разных категорий сотрудников и на какие нормативные акты опираться (в частности, на Порядок № 320н).

Основные правила заполнения в 2026 году

При внесении записей в раздел «Сведения о работе» необходимо строго придерживаться следующих принципов:

• Актуальность законодательства: В 2026 году руководствуйтесь Порядком ведения и хранения трудовых книжек (утвержден приказом Минтруда России № 320н).
• Сроки внесения: Запись о приеме на работу вносится в течение пяти рабочих дней с даты издания приказа (распоряжения) о приеме.
• Требования к почерку: Все записи должны вестись аккуратно, разборчивым почерком, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование сокращений не допускается.
• Отсутствие помарок: Зачеркивания, подчистки и исправления в трудовых книжках запрещены. Если допущена ошибка, она исправляется путем внесения новой записи об недействительности предыдущей.
• Поля: На полях разделов трудовой книжки никакие записи делать нельзя.

Пошаговая инструкция: как заполнить графы

Раздел «Сведения о работе» состоит из четырех граф. Рассмотрим алгоритм заполнения при приеме сотрудника:

Шаг 1. (Наименование организации)

В графе 3, в виде заголовка, указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации-работодателя. Эта запись не нумеруется и дата в графе 2 не ставится.

Пример: Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» (ООО «Вектор»).

Шаг 2. Порядковый номер (Графа 1)

Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи. Нумерация ведется сплошная по всему разделу.

Шаг 3. Дата приема (Графа 2)

В графе 2 указывается дата приема на работу. Она должна полностью соответствовать дате, указанной в приказе о приеме.

Шаг 4. Суть записи (Графа 3)

В графе 3 делается непосредственная запись о приеме. Формулировка должна быть точной:

1. Указывается, что работник принят (или назначен).
2. Указывается наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном подразделении есть в трудовом договоре).
3. Указывается должность, профессия, специальность с указанием квалификации (в точном соответствии со штатным расписанием и приказом).

Пример: Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам.

Шаг 5. Основание (Графа 4)

В графе 4 указывается наименование организационно-распорядительного документа (приказ, распоряжение), на основании которого внесена запись. Сначала пишется дата документа, затем его номер.

Пример: Приказ от № 45-лс.

Особенности заполнения для различных ситуаций

Законодательство предусматривает нюансы для разных категорий работников. Рассмотрим их подробнее.

Прием на работу вахтовым методом

Если сотрудника принимают для выполнения работ вахтовым методом, это должно быть отражено в трудовой книжке. Под наименованием организации в графе 3 делается запись с соответствующей отметкой.

Образец записи:
Принят на должность электромеханика судового для выполнения работ вахтовым методом.

Остальные графы заполняются в общем порядке. Для удобства и аккуратности допускается использование штампа с наименованием организации, что приравнивается к рукописной записи.

Внешнее совместительство

Запись о работе по внешнему совместительству вносится в трудовую книжку по желанию работника. Для этого сотрудник должен предоставить документ, подтверждающий работу по совместительству (например, копию приказа или справку).

• В графе 3 обязательно указывается, что работа является совместительством.
• Запись может быть сделана не в хронологическом порядке, но после записей по основному месту работы (если они уже внесены) или одновременно с предоставлением документов.
• Пример формулировки: Принят по совместительству в отдел маркетинга на должность специалиста по рекламе.

Перевод из другой организации

Если работник принят в порядке перевода из другой организации, в графе 3 необходимо указать этот факт.

Образец:
Принят в отдел логистики на должность начальника склада в порядке перевода из ООО «ТрансЛогистик».

В графе 4 указываются реквизиты приказа о приеме, изданного новым работодателем.

Выборные должности

Если работник избирается на должность (например, в профсоюзные органы или на руководящие должности в определенных организациях), в графе 3 делается запись об избрании, а в графе 4 указывается решение выборного органа (протокол), его дата и номер.

Важные нюансы и частые ошибки

Чтобы избежать проблем с Пенсионным фондом и трудовым законодательством, обратите внимание на следующие моменты:

• Стаж менее 5 дней: Если работник проработал менее 5 дней, запись в трудовую книжку не вносится. Если же запись уже сделана, а сотрудник уволился в тот же период, возникает сложная ситуация, требующая признания записи недействительной.
• Проверка бумажной книжки: При приеме на работу необходимо проверить бумажную трудовую книжку. Если в ней нет закрывающей записи о переходе на ЭТК (электронную трудовую), работодатель обязан продолжить ведение бумажного варианта.
• Заверение записей: Все записи заверяются подписью ответственного должностного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (при ее наличии). Печать ставится так, чтобы она захватывала часть подписи, но не перекрывала текст.
• Черновик: Эксперты рекомендуют перед внесением записи в оригинал делать пробную запись в черновике, чтобы исключить ошибки.

Что делать, если допущена ошибка?

Если при заполнении графы о приеме на работу допущена ошибка (неверная дата, опечатка в должности), зачеркивать ее нельзя. Необходимо:

1. Внести новую запись с следующим порядковым номером.
2. В графе 3 написать: «Запись за номером [номер] недействительна».
3. Тут же (или следующей строкой) внести правильную запись о приеме.
4. В графе 4 указать реквизиты приказа, которым была исправлена ошибка (или реквизиты исходного приказа, в зависимости от конкретной ситуации и разъяснений Минтруда).

Правильное заполнение трудовой книжки — это залог спокойствия как для работодателя, так и для сотрудника. В 2026 году, следуя Порядку № 320н и внимательно проверяя данные приказов, вы обеспечите юридическую чистоту документов. Помните: трудовая книжка формирует будущую пенсию, поэтому точность каждой буквы и цифры имеет критическое значение.

Материал подготовлен с учетом актуального законодательства РФ и требований к кадровому делопроизводству.