Трудовая книжка (ТК) – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. Помимо сведений о приёме, переводе и увольнении, в ней предусмотрена отдельная графа «Награждения», где отражаются поощрения, полученные за профессиональные достижения. В статье подробно рассмотрено, какие сведения вносятся в эту графу, как оформлять запись в бумажной и электронной форме, какие нормативные акты регулируют процесс и какие типичные ошибки следует избегать.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, 66.1 (форма и ведение ТК).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении формы трудовой книжки и инструкции по её заполнению».
• Приказ Минтруда России от № 585н «О внесении изменений в форму трудовой книжки и инструкцию по её заполнению» (вводит электронную форму).
• Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О электронной трудовой книжке».

Согласно пункту 2.3 инструкции по заполнению ТК, в графе «Награждения» указываются:

1. награды, премии, благодарности, грамоты, знаки отличия, полученные за трудовые успехи;
2. наименование организации, выдавшей награду;
3. дата награждения;
4. основание (приказ, распоряжение, протокол и т.д.).

Что именно относится к наградам?

В графе «Награждения» фиксируются только те поощрения, которые имеют официальный характер и подтверждаются документами работодателя или иной уполномоченной организации. К ним относятся:

• Премии за выполнение или перевыполнение плана, за высокие показатели качества, за рационализаторские предложения.
• Благодарности и грамоты от руководителя предприятия, отраслевого объединения, профсоюза.
• Ведомственные и государственные награды (ордена, медали, знаки «Отличник socialist труда», «Заслуженный работник» и т.п.).
• Сертификаты, дипломы о победах в профессиональных конкурсах, олимпиадах, выставках.
• Иные поощрения, предусмотренные локальными нормативными актами организации (например, «Лучший сотрудник месяца»).

Не вносятся в эту графу:

• Поздравления с праздниками, юбилеями (если они не оформлены как официальное поощрение).
• Штрафы, замечания, выговоры (они фиксируются в разделе «Дипломы и аттестации» или в личном деле).
• Повышение квалификации без присвоения звания или награды (это относится к разделу «Обучение»).

Как оформить запись о работе в графе «Награждения» в бумажной трудовой книжке

Общие требования к оформлению

• Запись делается черной или синей пастой, разборчивым почерком.
• Каждая строка заполняется полностью; пустые строки не допускаются.
• После записи ставится подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации.
• В случае исправления ошибки – зачёркивание одной линией, сверху пишется правильный вариант, рядом указывается «Исправлено доверено» и подпись.

Пошаговая инструкция

1. Открыть трудовую книжку на странице, где ведётся раздел «Награждения» (обычно после сведений о работе).
2. В первой колонке указать порядковый номер записи (например, 1, 2, 3 …).
3. Во второй колонке – дату награждения (дд.мм.гггг).
4. В третьей колонке – наименование награды (премия, грамота, орден и т.д.).
5. В четвёртой колонке – название организации, выдавшей награду, и её реквизиты (ИНН, КПП, если требуется внутренний регламент).
6. В пятой колонке – основание: номер и дата приказа, распоряжения, протокола.
7. Подписать запись уполномоченным сотрудником отдела кадров и поставить печать.

Пример записи в бумажной ТК

№ Дата награждения Наименование награды Организация, выдавшая награду Основание
1 Премия «Лучший инженер» ООО «ТехноПром» Приказ № 45 от 
2 Грамота за высокие показатели качества Отдел контроля качества ООО «ТехноПром» Распоряжение № 12 от 

Запись о наградах в электронной трудовой книжке (ЭТК)

С года в России функционирует электронная трудовая книжка, хранимая в базе Социального фонда России (СФР). Заполнение ЭТК осуществляется работодателем через систему «Сведения о трудовой деятельности» (форма ЕФС‑1).

Где находится графа «Награждения» в ЭТК?

В форме ЕФС‑1 существует отдельный блок «Сведения о поощрениях (наградах)». Он состоит из следующих полей:

• Дата поощрения (ДД.ММ.ГГГГ).
• Вид поощрения (выбор из справочника: премия, грамота, благодарность, орден, медаль и т.д.).
• Наименование поощрения (текстовое поле, например, «Премия за выполнение квартального плана»).
• Наименование организации, выдавшей поощрение;
• Основание (номер и дата приказа, распоряжения, протокола).
• Серия и номер документа (при наличии).

Как внести запись в ЭТК

1. Войти в личный кабинет работодателя на портале Госуслуги или в СФР через ЭДО.
2. Выбрать сотрудника, для которого необходимо внести запись.
3. Перейти в раздел «Сведения о трудовой деятельности» → «Добавить запись» → выбрать тип «Поощрение/Награда».
4. Заполнить все обязательные поля согласно инструкции выше.
5. Прикрепить скан копии приказа или другого подтверждающего документа (по требованию СФР).
6. Сохранить и отправить запись в СФР. После проверки запись становится доступной в выписке из ЭТК сотрудника.

Пример записи в ЭТК (в виде таблицы)

Частые ошибки при заполнении графы «Награждения» и как их избежать

Ошибки в бумажной ТК

• Неполные данные – отсутствие даты или основания. Решение: проверять наличие всех пяти колонок перед подписью.
• Неправильное наименование награды – использование разговорных названий («премия за хорошую работу») вместо официального; Решение: брать название exatamente из приказа.
• Отсутствие печати – запись считается недействительной; Решение: всегда ставить печать организации после подписи.
• Исправления без указания «Исправлено доверено». Решение: следовать инструкции по исправлениям;

Ошибки в ЭТК

• Выбор неправильного вида поощрения из справочника (например, указание «премия» вместо «благодарность»). Решение: сверяться с текстом приказа.
• Отсутствие прикрепленного документа – СФР может вернуть запись на доработку. Решение: всегда прилагать скан приказа или иного основания.
• Дублирование записей – внесение одной и той же награды дважды. Решение: проверять существующие записи перед добавлением новой.
• Неправильный формат даты (например, вместо ). Решение: использовать формат ДД.ММ.ГГГГ, обязательный в ЕФС‑1.

Рекомендации для работодателей

1. Утвердить локальный нормативный акт «Порядок ведения трудовых книжек (бумажных и электронных)», где прописать ответственных за заполнение графы «Награждения».
2. Проводить ежеквартальный аудит записей в ТК и ЭТК на предмет соответствия приказам и наличия обязательных реквизитов.
3. Обучать сотрудников кадровой службы правильному заполнению как бумажных, так и электронных форм (включая работу с системой СФР).
4. Хранить копии всех приказов о наградах в отдельном деле «Поощрения сотрудников» не менее 50 лет (согласно требованиям архивного законодательства).
5. При переходе с бумажной на электронную форму обеспечить перенос уже существующих записей о наградах в ЭТК (через функцию «Загрузка исторических данных» в личном кабинете СФР).

Графа «Награждения» трудовой книжки – важный элемент, подтверждающий профессиональные достижения работника и влияющий на его карьерный рост, размер пенсии и социальные гарантии. Правильное оформление записи как в бумажной, так и в электронной форме требует знания нормативной базы, внимательности к деталям и соблюдения установленного порядка. Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, работодатели смогут избежать типичных ошибок, обеспечить достоверность трудовых записей и защитить права своих сотрудников.

Помните: актуальная и корректно заполненная трудовая книжка – это не только юридическая обязанность, но и показатель уважения к труду каждого сотрудника.