В условиях современного делового оборота правильное оформление трудовых отношений остается фундаментом кадрового делопроизводства. Несмотря на активный переход к электронным форматам, бумажные трудовые книжки (ТК) и вкладыши к ним по-прежнему являются документами строгой отчетности, требующими особого порядка учета, хранения и приобретения. Ниже представлена подробная инструкция о том, как правильно составить и подать заявку на получение бланков, а также где их приобрести.
Нормативно-правовая база и актуальность
На текущий момент (май 2026 года) действуют нормы, введенные в предыдущие годы, в частности:
- Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также новую форму документа.
- Постановление Минтруда и соцзащиты (для РБ) — регулирует вопросы ведения ТК в Республике Беларусь (Инструкция № 40).
Важно помнить: с 1 января 2023 года в России повсеместно используются бланки нового образца. Приобретение старых форм бланков недопустимо и может повлечь административную ответственность.
Кто имеет право выдавать бланки?
Работодатель не может самостоятельно печатать трудовые книжки. Бланки изготавливаются только на предприятиях государственной системы защиты документов (например, «Гознак»).
Для приобретения бланков работодатель должен обратиться к официальным распространителям. Информация о них, как правило, размещается на сайтах изготовителей или в региональных отделениях органов социальной защиты.
Основные каналы поставки:
- Специализированные компании-поставщики: Организации, имеющие лицензию на распространение бланков строгой отчетности (например, «Кадры в порядке», «Комус», «Канцмир» и региональные дилеры).
- Региональные администрации: В некоторых случаях (как noted в практике Минска) согласование заявок происходит в местных исполкомах или администрациях районов в отделах по развитию предпринимательства.
- Онлайн-площадки: Официальные сайты поставщиков, позволяющие оформить заказ дистанционно.
Пошаговая инструкция: Как подать заявку
Шаг 1. Определение потребности
Перед оформлением заявки проведите инвентаризацию имеющихся бланков. Вам могут потребоваться:
- Трудовые книжки нового образца (основной бланк).
- Вкладыши в трудовую книжку (заполняются, когда в основной книжке заканчивается место для записей).
- Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Шаг 2. Подготовка пакета документов
Для заказа бланков юридическому лицу или ИП обычно необходимо предоставить:
Для РФ:
- Письменную заявку на бланке организации (с указанием ИНН, ОГРН, количества необходимых бланков);
- Копии учредительных документов (часто требуются при первом заказе).
- Доверенность на лицо, которое будет получать товар (если получение не через доставку).
Для РБ (на примере практики Минска):
- Необходимо предварительное письменное согласование заявки.
- Посещение профильного сектора (например, сектор по развитию предпринимательства) в установленные часы (часто понедельник и среда, дневное время).
- Получение отметки (визы) на заявлении.
Шаг 3. Оформление заказа
Заявку можно подать несколькими способами, в зависимости от выбранного поставщика:
- Через сайт: Заполнение формы заказа в интернет-магазине поставщика (например, ввод реквизитов и выбор количества).
- По телефону: Звонок в отдел продаж поставщика (многие работают по номерам 8-800 или городским номерам).
- По электронной почте: Отправка скана заявки с печатью и подписью руководителя.
- Лично: Посещение офиса распространителя или администрации района.
Шаг 4. Оплата и доставка
После получения реквизитов от поставщика необходимо произвести оплату.
Важно: Доставка бланков трудовой книжки осуществляется:
- Службами доставки защищенной полиграфической продукции.
- Самовывозом со склада распространителя.
- Иным способом по соглашению сторон, но с соблюдением мер безопасности, предусмотренных законодательством.
Особенности учета и хранения после получения
Полученные бланки являются материальными ценностями. Сразу после поступления их необходимо:
- Принять по накладной от поставщика.
- Зарегистрировать в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.
- Обеспечить хранение в условиях, исключающих доступ посторонних лиц (сейф, запираемый шкаф).
- Вести учет выдачи бланков под ответственность конкретного сотрудника кадровой службы.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли купить трудовую книжку в обычном канцелярском магазине?
Нет. Трудовая книжка — это документ строгой отчетности с несколькими степенями защиты. Обычные канцелярские магазины не имеют права их продавать. Покупать нужно только у официальных распространителей или в специализированных магазинах деловой канцелярии, имеющих договоры с изготовителями (Гознак).
Что делать, если в бланке обнаружена ошибка?
Бланки с браком (полиграфическим или при заполнении) не выбрасываются. Они подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта, либо возвращаются поставщику, если брак выявлен при приемке.
Нужна ли новая заявка для каждого сотрудника?
Нет. Работодатель закупает бланки оптом по мере необходимости для обеспечения текущей потребности организации. Конкретный бланк закрепляется за сотрудником в момент приема на работу (если у него нет трудовой или она утеряна), что фиксируется в книге учета.
Правильное оформление заявки на получение бланков трудовых книжек, это первый шаг к безупречному кадровому документообороту. Использование подлинных бланков нового образца, полученных от официальных распространителей, защитит компанию от претензий проверяющих органов и обеспечит соблюдение прав работников. Помните, что экономия на покупке бланков у сомнительных поставщиков может привести к признанию записей в трудовых книжках недействительными.
Информация актуальна на май 2026 года. При оформлении документов всегда проверяйте актуальность нормативных актов в вашем регионе.