Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), бумажные бланки по-прежнему остаются в обороте, и работодатели обязаны соблюдать строгие правила их ведения и хранения. В этой статье мы подробно разберем, как правильно заполнять и хранить трудовые книжки в соответствии с актуальным законодательством.
Нормативная база: какими документами руководствоваться
Основной документ, регулирующий данный вопрос сегодня — это Приказ Минтруда России от № 320н. Он утвердил новую форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также заменил собой ранее действовавшие правила и инструкцию.
Однако стоит помнить и о базовых документах:
- Постановление Правительства РФ от № 225 — Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей (действует в части, не противоречащей Приказу № 320н).
- Приказ Минтруда России от № 320н, вступил в силу 1 сентября 2021 года и актуализировал требования к заполнению и учету.
Также важно отметить, что в 2023 году был обновлен сам бланк трудовой книжки, а с 30 декабря 2025 года сдается отчет ЕФС-1 по новой форме, что также влияет на кадровый учет в целом.
Общие правила заполнения трудовой книжки
При заполнении бумажной трудовой книжки недопустимы произвольные сокращения и помарки. Приказ № 320н установил единые стандарты для всех работодателей.
Основные требования к записям:
- Язык и алфавит: все записи ведутся на государственном языке РФ (русском).
- Сроки: запись о приеме на работу, переводе или увольнении должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня соответствующего события (если иное не установлено законом). Запись об увольнении вносится в день увольнения.
- Нумерация: записи имеют сквозной порядковый номер в пределах каждого раздела.
- Пишущие средства: записи производятся перьевой, капиллярной или гелевой ручкой, используя световодостойкие чернила. Допускаются чернила черного, синего или фиолетового цвета.
- Зачеркивание: в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачеркивать неверные записи запрещено. Изменения вносятся путем признания записи недействительной и внесения новой.
Заполнение сведений о работнике
На ьном листе указываются:
- Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений).
- Дата рождения (число, месяц, год).
- Образование, профессия, специальность (на основании документов об образовании).
ьный лист подписывается самим работником и лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать работодателя (при наличии).
Порядок учета трудовых книжек
Для контроля за движением бланков и самих книжек работодатель обязан вести специальные учетные журналы (согласно п. 39 Приказа № 320н). Учет делится на два направления:
- Учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (книга учета движения бланков).
- Учет трудовых книжек и вкладышей в них (книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них).
При получении от работника чистого бланка или его трудовой книжки при поступлении на работу, ответственный сотрудник вносит данные в соответствующую книгу учета. Журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы и заверены подписью руководителя.
Правила хранения трудовых книжек
Хранение трудовых книжек — зона повышенной ответственности работодателя. Утрата или порча документа грозит штрафами и необходимостью восстанавливать стаж работника.
Кто несет ответственность?
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек несет работодатель. Конкретного сотрудника, который будет заниматься этим, назначает руководитель организации своим приказом (распоряжением). Как правило, это специалист отдела кадров или бухгалтер.
Где и как хранить?
- Трудовые книжки и их бланки должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах.
- Бланки (чистые трудовые книжки и вкладыши) хранятся отдельно от заполненных книжек.
- Место хранения должно надежно защищать документы от несанкционированного доступа, порчи (влаги, огня, химических воздействий) и хищения.
Выдача трудовой книжки под роспись
Трудовая книжка выдается работнику на руки только в двух случаях:
- При увольнении (в последний день работы).
- По письменному заявлению работника (для предоставления в органы социального страхования или обеспечения и т.д.). В этом случае работодатель обязан выдать книжку в течение 3 рабочих дней, а по возвращении работник должен вернуть ее не позднее следующего рабочего дня.
Во всех случаях выдача фиксируется в книге учета движения трудовых книжек под подпись работника.
Архивирование и хранение невостребованных книжек
Часто возникают ситуации, когда работник при увольнении не забирает свою трудовую книжку (например, из-за конфликта или переезда). Что делать работодателю?
- Невостребованные трудовые книжки не выбрасываются и не уничтожаются.
- Они должны храниться у работодателя в течение 50 лет (согласно актуальным правилам архивного хранения).
- Работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
Соблюдение инструкции по заполнению и хранению трудовых книжек — это не просто формальность, а важная обязанность работодателя. Актуальные требования, закрепленные в Приказе Минтруда № 320н, направлены на сохранность персональных данных и стажа сотрудников. Главное в работе с трудовыми книжками — аккуратность при заполнении, строгий учет каждого бланка и надежная защита места их хранения.