Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина России. В ней фиксируются все основные события трудовой жизни: приём на работу, переводы, увольнения, а также основания этих действий. С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажный вариант остаётся актуальным.
Правовая основа
Содержание и порядок ведения трудовой книжки регулируются Трудовым кодексом РФ (статья 66) и рядом подзаконных актов. Согласно статье 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся:
- сведения о работнике;
- данные о выполняемой работе и должности;
- переводы на другую постоянную работу;
- информацию об увольнении и основаниях увольнения.
Что содержится в бумажной трудовой книжке
Бумажный документ состоит из нескольких разделов, каждый из которых заполняется работодателем:
- Личные данные работника – ФИО, дата и место рождения, пол, гражданство, СНИЛС, ИНН.
- Сведения о приёме на работу – дата, название организации, должность, основание (трудовой договор, приказ).
- Переводы и изменения – даты переводов, новые должности, изменения условий труда.
- Увольнение – дата, основание (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по сокращению и т.п.).
- Дополнительные записи – сведения о прохождении профессионального обучения, аттестации, наградах, дисциплинарных взысканиях (при наличии).
Все записи делаются от руки чернилами, подпись ставится работодателем, а также ставится печать организации.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК – цифровая версия бумажной трудовой книжки, которая хранится в базе Социального фонда России (СФР). Основные характеристики:
- Содержит те же сведения, что и бумажный документ: приёмы, переводы, увольнения, основания.
- Доступна онлайн через личный кабинет на портале СФР – можно посмотреть, скачать выписку, проверить корректность записей.
- Записи вносятся автоматически через систему «Электронный документооборот» (ЭДО) работодателем.
- С 2021 года при приёме на работу в большинстве случаев заполняется только электронная трудовая книжка.
Как вносится информация в трудовую книжку
Для обеих форматов процесс схож:
- Работодатель оформляет трудовой договор и вносит запись о приёме в книжку (бумажную – вручную, электронную – через ЭДО).
- При переводе на другую должность вносятся новые данные о должности, дате перевода и основании.
- При увольнении фиксируется дата, причина увольнения и ссылка на приказ.
- Все записи сопровождаются подписью (бумажной) или электронной подписью (ЭТК) и печатью организации.
Кто отвечает за ведение и хранение
Ответственность за правильность и своевременность записей лежит на работодателе. При утрате или порче бумажной книжки работодатель обязан выдать дубликат. В случае ЭТК ответственность возлагается на работодателя, который обязан передавать данные в СФР в установленные сроки.
Как получить, заменить и посмотреть трудовую книжку
Бумажный вариант
- Получить трудовую книжку можно при первом приёме на работу – работодатель выдаёт её новому сотруднику.
- При утрате или порче необходимо обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата.
- Копию (выписку) можно запросить в отделе кадров или в Пенсионном фонде России.
Электронный вариант
- Регистрация в личном кабинете СФР – единожды, после чего появляется доступ к своей ЭТК.
- Для просмотра используйте портал СФР или мобильное приложение «Госуслуги».
- Выписку в формате PDF можно скачать и распечатать при необходимости (например, для подачи в суд).
Сравнение бумажной и электронной трудовых книжек
| Критерий | Бумажная трудовая книжка | Электронная трудовая книжка (ЭТК) |
|---|---|---|
| Форма хранения | Физический документ, хранится у работника | База данных в СФР, доступ онлайн |
| Способ внесения записей | Ручная запись, подпись, печать | Электронная подпись, автоматический обмен данными |
| Утрата/повреждение | Необходимо оформить дубликат | Нет риска утраты – данные сохраняются в облаке |
| Доступность | Только при наличии самого документа | Любой доступ через интернет (при наличии логина) |
| Обязанность работодателя | Вести запись вручную, хранить оригинал | Передавать данные в СФР через ЭДО |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?
- Да. Если работник получил бумажную книжку до 2021 года, она сохраняется. При этом с 2021 года все новые записи вносятся в ЭТК, а в бумажную – по желанию работодателя.
- Какие сведения НЕ вносятся в трудовую книжку?
- Сведения о временной нетрудоспособности, отпусках, командировках – они фиксируются в других документах (листы учета, справки).
- Как проверить, что работодатель правильно передал данные в ЭТК?
- В личном кабинете СФР отображаются все записи с указанием даты и основания. При расхождениях следует обратиться к работодателю.
- Нужна ли подпись работника в электронную трудовую книжку?
- Нет. Записи в ЭТК подписываются только работодателем (ЭЦП), а работник подтверждает согласие при приёме на работу.
Трудовая книжка – важный документ, отражающий историю карьерного пути гражданина. Независимо от формы (бумажная или электронная), в ней фиксируются:
- Личные данные работника;
- Даты и основания приёма, переводов и увольнений;
- Должности и места работы;
- Дополнительные сведения (обучение, награды, дисциплинарные меры).
С переходом к цифровой модели (ЭТК) процесс стал более удобным и надёжным, однако работодатели обязаны поддерживать корректность записей в любой форме. Регулярно проверяйте свою трудовую книжку – это поможет избежать проблем при получении пенсии, социальных выплат и при трудоустройстве.
Дата актуализации информации: 23 мая 2026 г.