Трудовая книжка остается одним из главных документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь работника. Несмотря на активный переход к электронному документообороту, вопросы о том, какие именно записи вносятся в трудовую книжку, как это делать правильно и что изменилось в 2026 году, остаются крайне актуальными. В этой статье мы подробно разберем все нюансы заполнения бумажных и электронных форм.

Основные виды записей в трудовой книжке

Согласно Трудовому кодексу РФ и актуальным правилам ведения, в раздел «Сведения о работе» вносятся следующие типы записей:

• Прием на работу: Указывается дата приема, должность, специальность, профессия и структурное подразделение (если оно указано в трудовом договоре).
• Переводы: Любые изменения должности, профессии или переход в другое структурное подразделение (в т.ч. перевод внутреннего совместителя в основные работники).
• Увольнение: Запись о прекращении трудового договора с обязательным указанием основания (статьи ТК РФ) и даты.
• Награждения: Сведения о награждении государственными наградами, присвоении почетных званий, а также о награждении работодателями (благодарности, грамоты), если это предусмотрено локальными актами.
• Совместительство: По желанию работника вносятся записи о работе по совместительству.

Важно: Записи о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая увольнения за нарушение трудовой дисциплины.

Особенности заполнения в 2026 году: Бумажная vs Электронная

В 2026 году ситуация с трудовыми книжками имеет свои особенности. Если работник ранее не отказался от бумажного формата, работодатель обязан продолжать ее вести.

Правила для бумажной трудовой книжки:

1. Если книжка была заведена до , записи вносятся именно в нее, пока есть свободные строки. Новая форма не оформляется.
2. Когда место заканчивается, оформляется вкладыш, который становится неотъемлемой частью книжки.
3. Все записи должны быть выполнены разборчиво, без сокращений (кроме общепринятых), чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
4. Исправления ошибок производятся путем зачеркивания неверной записи одной чертой и внесения правильной записи рядом с ссылкой на документ-основание.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК):

Если работник принял решение перейти на электронный формат, в его бумажную трудовую книжку вносится специальная запись об этом.

Алгоритм действий:

• В графе 1 указывается порядковый номер записи.
• В графе 2 ставится дата выдачи бумажной книжки на руки работнику.
• В графе 3 делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Запись заверяется подписью работодателя и печатью (при наличии).

После этой записи бумажная книжка выдается работнику на руки, и работодатель больше не несет ответственности за ее хранение. Все последующие записи о стаже формируются только в электронном виде.

Технические требования и сканирование

Для архивации или передачи данных в Пенсионный фонд (СФР) часто требуется сканирование бумажных трудовых книжек. Согласно рекомендациям экспертов, при сканировании необходимо соблюдать следующие требования:

• Разрешение: Рекомендуемое разрешение сканирования — 300 dpi.
• Формат: Изображения должны быть в формате JPG или PDF.
• Размер файла: Не более 1 Мб для каждого файла.
• Цветопередача: Сканирование осуществляется в цвете.
• Порядок: Страницы формируются строго в хронологическом порядке и должны быть читабельными.

Как проверить и восстановить данные

В эпоху цифровизации каждый гражданин может самостоятельно контролировать свой стаж.

Где посмотреть электронную трудовую книжку?

Самый простой способ, через портал «Госуслуги»:

1. Перейдите на страницу «Гражданам».
2. Найдите закладку «Электронная трудовая книжка».
3. Нажмите на активную ссылку «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности».
4. Укажите ваш e-mail. Документ поступит на почту в течение дня.

Если у вас нет учетной записи на Госуслугах, выписку можно заказать через клиентскую службу Социального фонда России (СФР) или МФЦ.

Что делать при утере или ошибке?

Если в бумажной книжке допущена ошибка (например, в фамилии), прежние данные зачеркиваются одной чертой, и рядом записываются новые. Ссылка на документ-основание (паспорт, свидетельство о браке) делается на внутренней стороне обложки. В случае утери бумажной книжки до 2020 года, восстановление стажа может потребовать обращения в архивы или даже судебного разбирательства для подтверждения фактов работы.

Правильное ведение трудовой книжки — это гарантия защищенности прав работника. Независимо от того, хранится ли ваш стаж в бумажном документе или в цифровом реестре, важно следить за корректностью вносимых записей: дат приема и увольнения, оснований переводов и наград. Работодателям же следует помнить, что даже при массовом переходе на «цифру», обязанность правильно оформить финальные записи в бумажных книжках и выдать их сотрудникам остается неизменной.