С 1 января 2023 года в России введены новые формы трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н. Несмотря на переход на электронный формат, бумажные трудовые книжки остаются актуальными — особенно для сотрудников, которые продолжают работать по традиционной схеме, а также при оформлении дубликатов. В этой статье мы подробно разберём, как правильно заполнять новую трудовую книжку в 2026 году, включая ьный лист, раздел «Сведения о работе», вкладыш, дубликат и особенности приёма на работу, увольнения, перевода и других кадровых событий.

Что изменилось в новой трудовой книжке?

Новая трудовая книжка отличается от старой следующими особенностями:

• Формат: увеличенный размер (A5), более прочная обложка, водяные знаки и защита от подделок.
• Структура: 16 страниц (вместо 12), включая вкладыш для дополнительных записей.
• Заполнение: только чернилами чёрного цвета, без помарок, исправлений и корректоров.
• Печать: обязательна только при наличии у организации печати (если печать отсутствует — ставится подпись ответственного лица).
• Электронный аналог: с 2020 года работники могут выбрать электронную трудовую книжку (ЭТК), но бумажная остаётся обязательной для тех, кто не подал заявление на переход.

Важно! Старые трудовые книжки не нужно менять на новые — они остаются действительными до полного заполнения. Новые бланки выдаются только при первичном оформлении или при потере/повреждении.

Как заполнять ьный лист новой трудовой книжки

ьный лист заполняется работодателем при первичном оформлении трудовой книжки или при выдаче дубликата. Заполняется только печатными буквами, разборчиво, без сокращений (кроме общепринятых).

Графы ьного листа:

1. Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте.
2. Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
3. Образование — указывается по документу (например, «Среднее профессиональное», «Высшее»).
4. Специальность (профессия) — по диплому или аттестату (например, «Бухгалтер», «Инженер-программист»).

Особенность дубликата: в правом верхнем углу ьного листа обязательно ставится надпись:

ДУБЛИКАТ

Это требование установлено Приказом № 320н. Без этой надписи документ считается недействительным.

Не забудьте: не зачёркивайте и не исправляйте ошибки на ьном листе. Если допущена ошибка — оформляйте новый бланк.

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Этот раздел, основной. Здесь фиксируются все кадровые события: приём, увольнение, перевод, повышение, награждение и т.д.

Правила заполнения:

• Записи вносятся в хронологическом порядке — от самой первой к последней.
• Каждая запись должна содержать 4 графы (столбца):

Графа 1 — № записи

Нумерация — сплошная, без пропусков. Начинается с 1. Не ставится номер в заголовке (например, «Приём на работу»).

Графа 2 — Дата

Указывается дата приказа о кадровом событии (не дата выхода на работу или последнего рабочего дня). Формат: ДД.ММ.ГГГГ.

Пример: — дата приказа о приёме на должность.

Графа 3, Сведения о работе

Здесь указывается:

• Наименование организации, полностью, как в уставе (например, «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа-Сервис»»).
• Должность, по штатному расписанию (например, «Главный бухгалтер»).
• Специальность, квалификация — если требуется (например, «Инженер-технолог 2-го разряда»).
• Основание — указывается кратко: «Принят на работу», «Переведён», «Уволен» и т.д.

Примеры записей:

1. Приём на работу:
   Принят на работу в ООО «Альфа-Сервис» на должность бухгалтера по основному месту работы.
2. Перевод на другую должность:
   Переведён с должности бухгалтера на должность главного бухгалтера.
3. Увольнение:
   Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
4. Работа по совместительству:
   Принят на работу в ООО «Альфа-Сервис» по совместительству на должность инженера-конструктора.

Важно: не указывайте номер приказа в графе 3 — он фиксируется в личном деле, а не в трудовой книжке. Также не ставьте печать под записью, если в организации её нет — достаточно подписи ответственного лица.

Что делать, если места в трудовой книжке закончились?

Если все страницы раздела «Сведения о работе» заполнены, работодатель выдаёт сотруднику вкладыш к трудовой книжке.

• Вкладыш — это отдельный бланк, прикрепляемый к трудовой книжке.
• Заполняется по тем же правилам, что и основная книжка.
• На ьном листе вкладыша ставится надпись: «Вкладыш к трудовой книжке» и указывается серия и номер основной книжки.
• Вкладыш имеет ту же юридическую силу, что и основная книжка.

Пример: если в основной книжке последняя запись — «Уволен », а сотрудник устраивается на новую работу, то новая запись вносится в вкладыш, а в основной книжке делается ссылка: «Записи продолжаются во вкладыше».

Как оформить дубликат трудовой книжки

Дубликат выдаётся в случае утраты, порчи или кражи трудовой книжки. Заявление подаётся сотрудником в письменной форме.

Срок выдачи дубликата: не позднее 15 рабочих дней с даты обращения (ст. 66 ТК РФ).

Как заполняется дубликат:

• Все записи вносятся на основании документов: приказов, справок, архивных данных.
• На ьном листе — надпись «ДУБЛИКАТ».
• В графе 3 последней записи основной книжки (если она известна) делается запись: «Взамен утраченной трудовой книжки».
• Если трудовая книжка была утеряна, а сведения о работе отсутствуют — работодатель обязан запросить информацию из Пенсионного фонда РФ (ПФР) или предыдущих работодателей.

Пример записи при выдаче дубликата:
Взамен утраченной трудовой книжки, выданной ООО «Альфа-Сервис» , серия 12 № 345678.

Особенности заполнения при смене названия организации

Если компания меняет наименование, реквизиты или форму собственности — это также фиксируется в трудовой книжке.

Запись вносится в графу 3:

• Наименование организации изменено с «ООО «Альфа»» на «ООО «Альфа-Сервис»»

Важно: не зачёркивайте старое название — просто допишите новое. На ьном листе также вносится изменение: старое название перечёркивается, рядом пишется новое, подпись и печать работодателя.

Электронная трудовая книжка: как она связана с бумажной?

С 2020 года работники могут выбрать электронный формат (ЭТК). Если сотрудник подал заявление на переход — все кадровые события автоматически передаются в ПФР через отчётные формы (СЗВ-ТД).

Что делать, если у сотрудника есть и бумажная, и электронная книжка?

• Записи в бумажной книжке вносятся только до момента подачи заявления на ЭТК.
• После подачи заявления, все новые события фиксируются только в ЭТК.
• Бумажная книжка остаётся у работника как архивный документ, но новые записи в неё не вносятся.

Работодатель обязан:

• Вносить данные в ЭТК в течение 1 рабочего дня с даты приказа.
• Сохранять все приказы и документы, на основании которых вносятся записи.
• Обеспечивать точность данных — ошибки в СЗВ-ТД ведут к ошибкам в ЭТК, которые сложно исправить.

Частые ошибки при заполнении и как их избежать

1. Использование карандаша, красного цвета, корректора — запрещено. Только чёрные чернила.
2. Сокращения без основания — «ООО» можно, «ФГБУ» — можно, «г. Москва» — можно, но «директор» — нельзя, если в штате «генеральный директор».
3. Нет даты приказа — указывается дата приказа, а не выхода на работу.
4. Запись без ссылки на ТК РФ при увольнении — обязательно указывать пункт статьи (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
5. Отсутствие подписи и печати — если печать есть — ставится, если нет — только подпись ответственного лица (кадровика или руководителя).
6. Исправления — если ошибка допущена, оформляется новый бланк или вкладыш.

Чтобы правильно заполнить новую трудовую книжку, запомните главное:

• Всё — по Приказу Минтруда № 320н, это основной нормативный акт.
• Дубликат — с надписью «ДУБЛИКАТ» — без неё документ недействителен.
• Записи — чётко, без сокращений, по дате приказа.
• Печать — только если есть, иначе — подпись ответственного лица.
• Электронная книжка — альтернатива, но не замена — если сотрудник выбрал ЭТК, бумажная больше не пополняется.
• Вкладыш — не роскошь, а необходимость, если места нет, выдавайте его немедленно.

Совет работодателю: назначьте ответственного за ведение трудовых книжек (обычно это кадровик), обучите его правилам, храните приказы и документы не менее 75 лет — это требование законодательства.

Правильное ведение трудовой книжки — не просто формальность. Это гарантия социальных прав сотрудника: подтверждение стажа, начисление пенсии, оформление пособий. Не допускайте ошибок — они могут стоить человеку десятилетий его трудового стажа.

Источники: Приказ Минтруда РФ от № 320н, Трудовой кодекс РФ, Письмо Минтруда от № 14-6/В-1049, Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от № 69).