ьный лист (ьник) – это первая страница трудовых книжек, на которой фиксируются основные сведения о работнике и о самом документе. Правильное оформление ьного листа – обязательный условие для юридической значимости всей трудовой книжки. Ниже подробно рассматриваем, как заполнять ьный лист в 2026 году, какие требования предъявляет законодательство и какие типичные ошибки следует избегать.

Нормативные документы, регламентирующие заполнение ьного листа

• Приказ № 320н Министерства труда России «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (2022 г.)
• Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»
• Приказ Минфина России от № 117н (вместе с Порядком обеспечения…)
• Новые правила, вступившие в силу с 2026 года, предусматривают обязательную подпись ответственного лица и печать организации (если она есть).

Какие данные указываются на ьном листе

Согласно Приказу № 320н, на ьном листе указываются следующие сведения:

1. Ф. И. О. владельца документа – полное ФИО сотрудника (фамилия, имя, отчество).
2. Дата рождения – указана прописью.
3. Место рождения – город, регион, страна.
4. Гражданство – обычно «Россия».
5. Адрес регистрации – по месту жительства.
6. Табельный номер (при наличии) – если он используется в организации.
7. Должность – на момент заполнения.
8. Подразделение (отдел, подразделение) – в котором работает сотрудник.
9. Дата начала работы – с какой даты заключён трудовой договор.
10. Сведения о предыдущей работе (по желанию) – иногда указываются сведения о предыдущих местах работы.

Пример заполнения (2026 г.):

Ф. И. О.: Иванов Петр Сергеевич
Дата рождения: 15 марта 1990 г.
Место рождения: г. Москва, Россия
Гражданство: Россия
Адрес регистрации: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, кв. 5
Табельный номер: 00123
Должность: Бухгалтер
Подразделение: Финансовый отдел
Дата начала работы: 

Подписи и печать

После заполнения полей с персональными данными на ьном листе необходимо:

• Указать текущую дату – день, месяц и год заполнения.
• Подписаться – подпись сотрудника, подтверждающего верность внесённых сведений.
• Подпись ответственного лица – лицо, назначенное за ведение трудовых книжек в организации (чаще всего – руководитель отдела кадров).
• Поставить печать организации (если она имеется) – печать кадровой службы.

Эти подписи и печать подтверждают, что информация в книжке проверена и актуальна.

Новые требования 2026 года

С 2026 года вступили в силу уточнённые правила, которые изменили процесс оформления ьного листа:

1. Подпись ответственного лица теперь обязательна независимо от наличия печати.
2. Печать организации размещается рядом с подписью ответственного лица, но только если она используется в документе.
3. Требуется указать дату заполнения сразу после ввода персональных данных, а не в конце страницы.
4. Если в организации не используется печать, то подпись ответственного лица должна быть выполнена чёрной чернилой, а подпись сотрудника – синей (для визуального разделения).

Частые ошибки и как их избежать

• Омиссивное указание даты рождения – дата должна быть написана полностью (число, месяц, год).
• Неправильный порядок заполнения – согласно Приказу № 320н, сначала вводятся ФИО, затем дата рождения, место рождения и т;д.
• Отсутствие подписи ответственного лица – без подписи документ считается недействительным.
• Неправильный тип подписи – подпись сотрудника должна быть выполнена другим цветом чернил, чем подпись ответственного лица.
• Отсутствие даты заполнения – дата указывается сразу после заполнения полей, иначе документ не будет зафиксирован.

Примеры оформления ьного листа

Пример 1. Сотрудник с высшим образованием

Ф. И. О.: Сидорова Анна Владимировна
Дата рождения: 22 августа 1988 г.
Место рождения: г. Санкт‑Петербург, Россия
Гражданство: Россия
Адрес регистрации: 678901, г. Санкт‑Петербург, ул. Невский пр., д. 15, кв. 34
Табельный номер: 00567
Должность: Менеджер по продажам
Подразделение: Отдел продаж
Дата начала работы: 
Дата заполнения ьного листа: 23 мая 2026 г.
Подпись сотрудника: ______________________
Подпись ответственного лица: ______________________
[Печать организации]

Пример 2. Сотрудник с образованием «бакалавр»

Ф. И. О.: Петрова Мария Сергеевна
Дата рождения: 09 декабря 1995 г.
Место рождения: г. Казань, Россия
Гражданство: Россия
Адрес регистрации: 112233, г. Казань, ул. Лета, д. 8, кв. 12
Табельный номер: 00987
Должность: Аналитик
Подразделение: Отдел финансового анализа
Дата начала работы: 
Дата заполнения ьного листа: 07 января 2026 г.
Подпись сотрудника: ______________________
Подпись ответственного лица: ______________________
[Печать организации]

Как оформить ьный лист в электронных формах

Если трудовая книжка оформляется в электронном виде (PDF, Word), то:

1. Заполняются те же поля, что и в бумажном варианте.
2. После ввода данных в электронном документе указывается текущая дата.
3. Сотрудник подписывает документ с помощью электронной подписи или печати, если она предусмотрена.
4. Ответственный за ведение книжки ставит свою подпись в соответствующей строке.
5. В конце документа размещается печать организации (скан её изображения) – при наличии.

Что делать, если трудовая книжка потеряна

В случае утраты оригинальной трудовой книжки:

• Сотрудник подаёт заявление о восстановлении.
• Организация вносит сведения в вторую (дублирующую) копию или в вкладку в новую книжку.
• ьный лист новой книжки оформляется в соответствии с теми же правилами, но в графе «Примечание» указывается «Восстановлена по утрате № ___».

Краткое резюме

Заполнение ьного листа трудовых книжек – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения всех нормативных требований. Главное:

• Указать полные ФИО, дату рождения, место рождения, гражданство, адрес регистрации.
• Внести сведения о табельном номере, должности, подразделении и дате начала работы.
• Указать текущую дату заполнения.
• Поставить подписи сотрудника и ответственного лица.
• При необходимости – поставить печать организации.
• Соблюдать новые требования 2026 года (цвет подписи, обязательная подпись ответственного лица).

Только строгое соблюдение этих рекомендаций гарантирует юридическую силу всей трудовой книжки и избавит компанию от возможных проблем при проверках трудовой инспекции.