Запись о приёме сотрудника на работу – один из ключевых кадровых документов. Её оформление регулируется Трудовым кодексом РФ, Правилами ведения трудовых книжек и отдельными нормативными актами. Ниже представлена пошаговая инструкция, образец записи и рекомендации по избежанию типичных ошибок.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑66) – требования к оформлению трудовой книжки.
• Постановление Минтруда России № 69 от «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек».
• Федеральный закон № 273‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции 2026 г.).
• Локальные нормативные акты организации (положение о кадровом делопроизводстве).

Кто отвечает за заполнение

Оформлением записи о приёме на работу занимается:

• кадровый специалист (кадровик, специалист по кадровому делопроизводству);
• в небольших организациях – непосредственный руководитель или бухгалтер, если иное не предусмотрено внутренним регламентом;
• при электронной трудовой книжке (ЭТК) – работодатель через личный кабинет на портале «Работа в России».

Что должно быть в записи о приёме

Запись состоит из четырёх обязательных реквизитов:

1. Дата приёма (число, месяц, год).
2. Наименование организации (полное, как в учредительных документах).
3. Должность, на которую принят работник (согласно штатному расписанию).
4. Основание приёма (№ и дата трудового договора, либо приказ о приёме).

Дополнительно можно указать:

• Трудовой функционал (краткое описание обязанностей) – не обязательно, но полезно для внутреннего учёта.
• Условия труда (например, удалённая работа, совместительство) – если это влияет на дальнейшие записи.

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Подготовьте документы: трудовой договор (или соглашение), приказ о приёме, паспорт сотрудника, трудовая книжка (или заявление о выдаче дубликата).
2. Проверьте трудовую книжку: убедитесь, что она принадлежит сотруднику, нет повреждений, все предыдущие записи корректны.
3. Заполните поле «Дата»: указывается день, месяц, год приёма (например, ).
4. Заполните поле «Наименование организации»: пишите полное название без сокращений (например, «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа‑Тех»»).
5. Заполните поле «Должность»: указывайте именно ту должность, которая прописана в штатном расписании и трудовом договоре (например, «Инженер‑программист»).
6. Заполните поле «Основание»: напишите номер и датy приказа о приёме (например, «Приказ № 45 от »). При отсутствии приказа можно указать номер и дату трудового договора.
7. Подпись и печать: запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если она используется).
8. Внесите запись в журнал движения трудовых книжек (если такой ведётся в организации).

Образец записи о приёме на работу

– Общество с ограниченной ответственностью «Альфа‑Тех» – Инженер‑программист – Приказ № 45 от .

Если работник принимается к индивидуальному предпринимателю (ИП), запись выглядит так:

– Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович – Менеджер по продажам – Договор № 12 от .

Особенности при приёме к ИП

• В поле «Наименование организации» указывается ФИО ИП и статус «Индивидуальный предприниматель».
• Основание – номер и дата гражданско‑правового договора (трудового договора) либо приказ о приёме (если ИП оформил его как работодателя).
• Печать ИП ставится только если она есть; иначе достаточно подписи.

Что делать, если трудовая книжка отсутствует

1. Попросите сотрудника предоставить заявление о выдаче дубликата трудовой книжки (форма ТД‑2).
2. Оформите дубликат в течение трёх рабочих дней после получения заявления (по правилам, установленным Постановлением Минтруда № 69).
3. В дубликате сделайте запись о приёме, как описано выше, и отметьте, что это дубликат (в поле «Наименование организации» можно добавить пометку «Дубликат»).
4. Предупредите сотрудника о необходимости хранения оригинала трудовой книжки в безопасном месте.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году

С 2021 г. ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через портал «Работа в России». При приёме на работу:

• Работодатель формирует электронный приказ о приёме и направляет его в ЭТК сотрудника.
• Сотрудник получает уведомление в личном кабинете и подтверждает запись.
• Печатный вариант трудовой книжки не требуется, если сотрудник дал согласие на ведение ЭТК.
• Если сотрудник отказался от ЭТК, оформляем бумажную трудовую книжку по стандартной процедуре.

Частые ошибки и как их избежать

• Неполное наименование организации. Всегда пишите полное название без аббревиатур.
• Указание только фамилии сотрудника вместо должности. В поле «Должность» должно быть именно название позиции.
• Отсутствие ссылки на основание. Не забывайте указать номер и дату приказа или трудового договора.
• Неправильная дата. Дата должна соответствовать фактическому дню начала работы (первый рабочий день).
• Отсутствие подписи/печати. Запись без подписи ответственного лица считается недействительной.
• Смешивание записей о приёме и переводе. Каждое кадровое событие оформляется отдельной строкой.

Сроки внесения записи

Согласно ст. 66 ТК РФ и пункту 31 Правил ведения трудовых книжек, запись о приёме должна быть внесена:

• Не позднее пяти рабочих дней с дня приёма сотрудника на работу;
• Если оформляется дубликат трудовой книжки – в течение трёх рабочих дней после получения заявления о выдаче дубликата.

Правильное оформление записи о приёме на работу в трудовую книжку – это не только соблюдение законодательства, но и гарантия прозрачности трудовых отношений для обеих сторон. Следуя представленной инструкции, используя актуальный нормативный базис и избегая типичных ошибок, кадровик обеспечит корректное ведение трудовых книжек в 2026 году, будь то бумажный или электронный формат.