Правильное и своевременное отражение в трудовой книжке информации о награждениях и поощрениях за трудовые заслуги является важной обязанностью работодателя. Эти сведения служат официальным подтверждением достижений сотрудника и могут учитываться при назначении пенсий, предоставлении льгот и при трудоустройстве в будущем.
Нормативная база
Основным документом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек, является Постановление Правительства РФ от № 225 (в действующей редакции). Порядок внесения сведений о награждениях детализирован в главе 5 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной указанным Постановлением.
Какие сведения подлежат внесению?
В раздел IV «Сведения о награждениях и поощрениях» (на новом бланке — отдельный раздел) вносятся данные только о тех награждениях и поощрениях, которые предусмотрены действующим законодательством и выданы за трудовые заслуги. К ним относятся:
- Государственные награды (ордена, медали, знаки отличия).
- Присвоение государственных почетных званий (например, «Заслуженный работник культуры РФ»).
- Ведомственные награды от федеральных органов исполнительной власти.
- Поощрения (благодарность, премия, нагрудный знак), выданные на основании локального нормативного акта организации (приказа).
Важно: Не вносятся сведения о наградах, полученных за достижения в науке, образовании, культуре, спорте, если они не связаны непосредственно с трудовой деятельностью в данной организации.
Порядок заполнения раздела
Заполнение производится на основании официального документа-основания, которым, как правило, является приказ (распоряжение) работодателя или копия документа вышестоящей организации/государственного органа.
Шаг 1: Подготовка документа
Необходимо иметь на руках подлинник или заверенную копию приказа (постановления) о награждении. В документе должны быть четко указаны:
- Дата и номер документа.
- Полное наименование организации-работодателя (или органа, присвоившего награду).
- ФИО награжденного сотрудника.
- Точное и полное наименование награды (поощрения).
Шаг 2: Заполнение граф раздела
На новом стандартном бланке трудовой книжки раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» имеет две графы:
- Графа 3 (Наименование награждения (поощрения)):
Указывается в виде заголовка полное и (в скобках) сокращенное наименование награды или поощрения. Например: «Орден «Трудовой Славы» (Орден Трудовой Славы)» или «Благодарность Министра (Благодарность Минтруда)».
- Графа 4 (Номер и дата документа, на основании которого внесена запись):
Указываются номер и дата приказа (или иного документа), на основании которого производится запись. Например: «Приказ № 125-к от ».
Шаг 3: Оформление записи
Запись производится от руки разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений (кроме общепринятых). После внесения записи:
- Надпись подписывается должностным лицом, ответственным за ведение трудовых книжек (обычно кадровик, специалист по кадрам, руководитель отдела кадров).
- Подпись заверяется печатью организации (обычно круглой печатью с наименованием организации и штампом «Для трудовых книжек» или штампом «Запись верна»).
- Ставится дата внесения записи.
Особенности заполнения
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
При ведении ЭТК сведения о награждениях вносятся в электронный раздел по тем же правилам (указание вида награждения и реквизитов документа). Работодатель обязан обеспечить сотруднику возможность ознакомления с этими сведениями.
Запрещенные действия
- Категорически запрещается доклеивать в книжку пустые листы, если в разделе «Сведения о награждениях» закончилось место.
- Если раздел полностью заполнен, допускается изготовление и прикрепление к книжке вкладыша установленного образца. Вкладыш также подписывается и заверяется печатью.
- Нельзя вносить записи на основании служебных записок, выписок из протоколов без соответствующего приказа.
Образец записи (текстовое представление)
В разделе «Сведения о награждениях и поощрениях» запись будет выглядеть следующим образом:
Графа 3: Медаль «За трудовую доблесть» (Медаль «За трудовую доблесть») Графа 4: Приказ № 45 от Дата внесения: Подпись: _________________ / Иванова А.П. / Печать организации
Связь с другими документами
Сведения о поощрении (кроме государственных наград) также отражаются в личной карточке работника формы Т-2. Государственные награды, как правило, отражаются только в трудовой книжке.
Ответственность
Неправильное или несвоевременное внесение сведений о награждениях может быть признано нарушением трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ). Работодатель несет административную ответственность. Для сотрудника это может привести к невозможности подтвердить свой трудовой стаж и заслуги в будущем.
Краткий итог (чек-лист)
- Имеется ли документ-основание (приказ) с четким названием награды?
- Указано ли в графе 3 полное и сокращенное наименование награды в виде заголовка?
- Указаны ли в графе 4 номер и дата приказа?
- Подписана ли запись ответственным лицом и заверена ли печатью?
- Не доклеиваются ли пустые листы? Если раздел полон, используется вкладыш.
Соблюдение этих простых правил обеспечит юридическую чистность трудовой книжки и защитит интересы как работника, так и работодателя.