Дата публикации: 21 мая 2026 года
Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина в Российской Федерации. Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 и Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от № 69), на титульном листе трудовой книжки обязательно указываются:
- фамилия, имя, отчество;
- дата рождения;
- образование;
- профессия, специальность.
Сведения об образовании вносятся на основании подлинных документов: дипломов, аттестатов, удостоверений о повышении квалификации и т.д. Запись делается при первом заполнении трудовой книжки, выдаче дубликата или при предъявлении работником новых документов об образовании.
Где и как вносятся сведения об образовании
Образовательные данные вносятся на титульный лист трудовой книжки в графу «Образование» (п. 9 Инструкции).
Титульный лист включает следующие строки:
- Фамилия, имя, отчество;
- Дата рождения;
- Образование;
- Профессия, специальность;
- Дата заполнения.
Сведения об образовании указываются в соответствии с документом об образовании, представленным работником. Например:
- Среднее общее образование — «Среднее (полное) общее»;
- Среднее профессиональное — «Среднее профессиональное»;
- Высшее, «Высшее»;
- Бакалавриат, «Высшее (бакалавриат)»;
- Магистратура — «Высшее (магистратура)»;
- Специалитет — «Высшее (специалитет)»;
- Аспирантура — «Высшее (аспирантура)».
Образцы внесения сведений об образовании
Пример 1. Заполнение титульного листа для сотрудника со средним образованием
Образование: Среднее (полное) общее
Профессия, специальность: Повар
Запись делается на основании аттестата о среднем общем образовании и свидетельства о профессии «Повар».
Пример 2. Заполнение для сотрудника с высшим образованием
Образование: Высшее
Профессия, специальность: Менеджер, Менеджмент организации
Запись делается на основании диплома о высшем образовании по направлению «Менеджмент».
Пример 3; Дополнение записи об образовании (без зачеркивания)
Образование: Высшее, Высшее (магистратура)
Профессия, специальность: Инженер, Машиностроение; Инженер, Промышленная теплоэнергетика
Если работник сначала получил высшее образование, а затем, магистратуру, новая запись добавляется через запятую. Зачеркивать предыдущую запись нельзя.
Пример 4. Запись для сотрудника с неоконченным высшим образованием
Образование: Неоконченное высшее
Профессия, специальность: Экономист
На основании справки об обучении в вузе или выписки из зачетной книжки.
Пример 5. Обновление записи после получения аспирантуры
Образование: Высшее, Высшее (аспирантура)
Профессия, специальность: Биолог; Исследователь
Запись дополняется без исправления предыдущей. Например, было «Высшее», стало «Высшее, Высшее (аспирантура)».
Основные правила и ошибки при внесении сведений
❌ Что делать НЕЛЬЗЯ:
- Зачеркивать ранее внесенные записи об образовании;
- Исправлять данные корректором или замазыванием;
- Вносить неточные или неполные данные;
- Указывать образование, не подтвержденное документом;
- Писать сокращения («высш.», «сред. проф.») — только полные наименования.
✅ Правила заполнения:
- Использовать только чернила синего или фиолетового цвета;
- Записи должны быть четкими и разборчивыми;
- Все данные вносятся на русском языке;
- При ошибочном заполнении — оформляется дубликат трудовой книжки;
- Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если есть).
Когда и как часто вносятся изменения
Сведения об образовании вносятся или корректируются в следующих случаях:
- При первом заполнении трудовой книжки — при приеме на работу;
- При выдаче дубликата трудовой книжки;
- При предъявлении работником новых документов об образовании (например, после получения диплома);
- При изменении данных — например, получение второго высшего образования.
Важно: Если работник уже работает и получает новое образование, работодатель не обязан сразу вносить изменения. Но если работник предъявил диплом, запись должна быть внесена в кратчайшие сроки.
Документы, на основании которых вносятся сведения
Для внесения записи об образовании могут использоваться следующие документы:
| Уровень образования | Документ-основание |
|---|---|
| Среднее общее | Аттестат о среднем общем образовании |
| Среднее профессиональное | Диплом о среднем профессиональном образовании |
| Высшее (бакалавриат, специалитет) | Диплом о высшем образовании |
| Магистратура | Диплом магистра |
| Аспирантура | Диплом об окончании аспирантуры |
| Повышение квалификации | Удостоверение о повышении квалификации |
| Профессиональная переподготовка | Диплом о профессиональной переподготовке |
Что делать, если запись внесена с ошибкой?
Если на титульном листе допущена ошибка, необходимо:
- Не исправлять запись корректором или замазыванием;
- Не зачеркивать старую запись;
- Оформить дубликат трудовой книжки с правильными данными;
- В случае невозможности оформления дубликата — внести запись «Запись за №__ исправлена» с указанием номера и даты исправляемой записи, заверенной подписью и печатью.
Согласно п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, исправления на титульном листе не допускаются. Допускается только оформление дубликата.
⚠️ Внимание: Если ошибка обнаружена в электронной трудовой книжке, порядок исправления регулируется федеральным законом и внутренними нормативными актами. В большинстве случаев требуется обращение в Пенсионный фонд РФ.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли вносить сведения об образовании в электронную трудовую книжку?
Да, если работодатель использует электронную трудовую книжку, сведения об образовании вносятся в электронном виде в личном кабинете на портале Госуслуг или в системе ПФР. Формат записи аналогичен бумажной версии.
Можно ли указать несколько образований в одной строке?
Да, если работник получил несколько уровней образования. Например: «Высшее, Высшее (магистратура)». Записи разделяются запятой.
Что делать, если у работника нет документа об образовании?
Если у работника нет документа об образовании, запись не вносится. При этом в графе «Образование» ставится прочерк или делается запись «Документы об образовании отсутствуют».
Можно ли указать иностранное образование?
Да, но запись делается на русском языке с указанием оригинального наименования. Например: «Высшее (иностранное) — Bachelor of Science in Economics».
Нужно ли заверять запись печатью?
С 2020 года печать на титульном листе трудовой книжки не требуется, если иное не предусмотрено локальными нормативными актами организации. Достаточно подписи ответственного лица.
Чтобы правильно внести сведения об образовании в трудовую книжку, следуйте этой памятке:
- Проверьте документ: Убедитесь, что у работника есть подлинный документ об образовании (диплом, аттестат и т.д.).
- Используйте правильные формулировки: Указывайте образование в соответствии с документом (например, «Высшее (бакалавриат)», а не просто «Высшее»).
- Не зачеркивайте старые записи: Дополняйте через запятую.
- Пишите разборчиво: Используйте синие или фиолетовые чернила.
- Заверьте запись: Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя) обязательна.
- Не допускайте исправлений: В случае ошибки — оформляйте дубликат.
- Соблюдайте сроки: Вносите изменения при первом предъявлении работником документов.
Помните: трудовая книжка — это официальный документ, и от правильности его заполнения зависит репутация работодателя и права работника.
Пример заполненного титульного листа (образец)
Образец титульного листа трудовой книжки
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 15 марта 1990 г.
Образование: Высшее, Высшее (магистратура)
Профессия, специальность: Инженер-механик; Менеджер организации
Дата заполнения: г.
Запись заверяю:
Подпись: ________________
Расшифровка подписи: Иванов И.И.
Должность: Специалист по кадрам
Рекомендуемые нормативные акты
- Постановление Правительства РФ от № 225 — об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек;
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от № 69);
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) — о ведении трудовых книжек;
- Приказ Минтруда России от № 310н, об особенностях ведения электронных трудовых книжек.
Внесение сведений об образовании в трудовую книжку, это не формальность, а обязанность работодателя, закрепленная законодательно. Правильное и своевременное заполнение титульного листа защищает права работника, упрощает процедуры при трудоустройстве и подтверждает квалификацию сотрудника.
Следуйте приведенным рекомендациям, используйте образцы и не допускайте ошибок — это сэкономит время, нервы и защитит ваш бизнес от проверок.
Берегите трудовые книжки, они хранят историю жизни ваших сотрудников!