Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Однако в процессе работы этот документ может закончиться: в нем не остается свободных граф для новых записей. В таком случае оформляется вкладыш в трудовую книжку. Одним из частых вопросов, с которыми сталкиваются кадровики, является правильное заполнение сведений об образовании именно во вкладыше.

Что такое вкладыш и когда он выдается?

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный документ, который вшивается в основную трудовую книжку. Он выдается в том случае, если в самом бланке трудовой не осталось пустых строк в разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждении» или других.

Важно помнить: вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой книжки. Он является ее неотъемлемой частью. Если вы заводите вкладыш, на ьном листе основной трудовой книжки обязательно ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются его серия и номер.

Нормативная база

При заполнении вкладыша необходимо опираться на следующие нормативные акты:

• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (с учетом последних изменений 2021 года, касающихся электронных трудовых книжек).
• Постановление Минтруда РФ от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Особенности заполнения образования на ьном листе вкладыша

ьный лист вкладыша заполняется по тем же правилам, что и ьный лист основной трудовой книжки. Но здесь есть важный нюанс: образование на ьном листе вкладыша должно отражать статус работника на момент заведения этого вкладыша.

Если образование не изменилось

Если на момент заведения вкладыша уровень образования работника остался прежним (например, он как был средним профессиональным, так и остался), во вкладыше указываются актуальные данные. Не нужно переписывать старые данные из трудовой книжки, если они уже не соответствуют действительности (например, человек закончил вуз).

Если образование изменилось (повышение)

Чаще всего вкладыш заводят тогда, когда сотрудник уже давно работает в организации и, возможно, за это время получил новое образование. В этом случае на ьном листе вкладыша указывается новый, актуальный уровень образования.

Как правильно указывать уровни образования (с 1 сентября 2013 года)

В связи с переходом на двухуровневую систему высшего образования и изменением стандартов, термины изменились. Сейчас необходимо использовать следующие формулировки:

• Основное общее — вместо неполного среднего (9 классов);
• Среднее общее — вместо среднего (11 классов);
• Среднее профессиональное — вместо начального профессионального (ПТУ, лицей) или среднего специального (техникум, колледж);
• Высшее образование — для бакалавриата, специалитета, магистратуры и аспирантуры.

Обратите внимание: писать «неполное высшее» сейчас не рекомендуется. Если работник обучается в вузе, но еще не закончил его, в графе «Образование» ставится прочерк или пишется то образование, которое у него есть на данный момент (например, «Среднее общее» или «Среднее профессиональное»).

Внесение записи об образовании в раздел «Сведения о работе»

Если работник получает новое образование (например, заканчивает магистратуру) в период работы в вашей организации, а вкладыш уже заведен, запись об этом вносится в раздел «Сведения о работе» вкладыша, а не на его ьный лист.

Пошаговая инструкция внесения записи:

1. Графа 1: ставится порядковый номер записи (продолжение нумерации из трудовой книжки, вкладыш не начинает нумерацию заново).
2. Графа 2: указывается дата внесения записи (арабскими цифрами, например: ).
3. Графа 3: делается запись о полученном образовании. Формулировка зависит от того, что именно получил работник:
   • Если получено образование: «Магистратура присвоена квалификация «Магистр»»
   • Если получена профессия/специальность: «Освоена программа высшего образования ⎯ программы магистратуры по специальности «Экономика»»
4. Графа 4: указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись (диплом, его серия и номер). Например: «Диплом серии 123456 № 7891011 от ».

Исправление ошибок во вкладыше

Если при заполнении ьного листа вкладыша была допущена ошибка в графе «Образование», исправлять ее зачеркиванием нельзя.

Испорченный вкладыш подлежит уничтожению, и заводится новый. При этом на ьном листе трудовой книжки в месте штампа «Выдан вкладыш» указывается новая серия и номер нового вкладыша. Если старый бланк уже был вшит, его аккуратно изымают, а новый вшивают на его место (обычно в конец трудовой книжки).

Если ошибка допущена в разделе «Сведения о работе», она исправляется по общим правилам: в следующей строке пишется «Запись за номером таким-то недействительна», а затем вносится верная информация.

Частые ошибки и как их избежать

• Устаревшие формулировки. Кадровики по привычке пишут «Среднее специальное» или «Неполное высшее». Необходимо использовать актуальные термины в соответствии с ФЗ «Об образовании в РФ».
• Дублирование записей. Не нужно переписывать во вкладыш все записи об образовании из трудовой книжки. Во вкладыше указывается только текущее образование на момент его заведения.
• Отсутствие ссылки на документ. Любая запись об образовании (как на ьном листе, так и в разделе о работе) должна подтверждаться документом (дипломом, аттестатом).
• Невшивание вкладыша. Просто вложить вкладыш в трудовую книжку недостаточно. Его необходимо надежно вшить (обычно суровыми нитками) между последним листом трудовой и обложкой.

Запись об образовании во вкладыше в трудовую книжку — это ответственная процедура, требующая внимательности от специалиста отдела кадров. Главное правило, всегда указывать актуальные данные, использовать современные формулировки уровней образования и не забывать вносить изменения в раздел «Сведения о работе» с обязательной ссылкой на диплом. Соблюдение этих простых правил позволит избежать проблем при назначении пенсии работнику и убережет работодателя от штрафов со стороны трудовой инспекции.