Заполнение трудовой книжки (ТК) для руководящих должностей‚ особенно для позиции директора‚ имеет свои особенности. От правильности записей зависит подтверждение трудового стажа и легальность занятости. С 1 января 2023 года применяется новая форма трудовой книжки (утверждена Приказом Минтруда России № 320н от )‚ а с 1 января 2026 года завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК).
Важно! Все записи в трудовой книжке должны быть четкими‚ без исправлений и помарок. Каждая запись заверяется подписью руководителя организации и печатью. Для директора‚ который является единоличным исполнительным органом‚ подпись ставится им самим‚ а печатью организации.
Ключевые разделы трудовой книжки для директора
Трудовая книжка состоит из двух основных разделов:
- Сведения о работе (первая часть) — основная‚ где фиксируется весь опыт.
- Сведения об увольнении (вторая часть) — вносится только при увольнении с последнего места работы.
Примеры заполнения для директора
Прием на работу директором (основное место работы)
Запись делается на основании приказа о назначении (или протокола/решения собственника). Указывается полное наименование должности в соответствии со штатным расписанием.
| Графа | Пример заполнения |
|---|---|
| Наименование организации | Общество с ограниченной ответственностью «Промышленные Решения» |
| Дата приема на работу | |
| Наименование структурного подразделения | — (если директор не входит в структуру) или «Руководство организации» |
| Должность (специальность‚ профессия) | Генеральный директор (или «Директор»‚ «Исполнительный директор») |
| Подпись | _________________ / Иванов А.П. / |
| Номер приказа (распоряжения) | № 45-к |
Примечание: В графе 4 указывается точное наименование должности из штатного расписания. Если директор является также единоличным исполнительным органом (гендиректором)‚ это должно быть отражено.
Директор как внешний совместитель
Если директор принимается на работу в другую организацию на условиях внешнего совместительства‚ запись делается с обязательным указанием этого обстоятельства.
| Должность (специальность‚ профессия) | Директор (внешний совместитель) |
| Подпись | _________________ / Петрова С.И. / (подпись руководителя основной организации) |
| Номер приказа (распоряжения) | № 12-с |
Особенность: Для внешнего совместителя запись о приеме и увольнении вносится по месту основной работы. В организации‚ где он совмещает‚ ведется отдельная запись в «Справке о работе» (если она ведется) или в карточке ТК.
Увольнение директора
Запись об увольнении вносится в последнюю графу второй части трудовой книжки на основании приказа об увольнении. Указывается точная формулировка основания из Трудового кодекса РФ.
| Дата увольнения | |
| Наименование организации | Общество с ограниченной ответственностью «Промышленные Решения» |
| Основание увольнения (название документа‚ №‚ дата) | Приказ № 78-к от . Пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ — истечение срока трудового договора. |
| Подпись | _________________ / Сидоров В.К. / (новый руководитель или уполномоченное лицо) |
Распространенные основания для увольнения директора:
- Истечение срока трудового договора (ст. 77 п.1 ч.1 ТК РФ).
- Расторжение трудового договора по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ).
- Прекращение деятельности организации (ст. 77 п.8 ч.1 ТК РФ).
- Несоответствие должности (ст. 81 ТК РФ), требует особой процедуры и доказательств.
Запись при смене собственника или реорганизации
Если организация не прекращает деятельность‚ а меняет форму собственности или реорганизуется (например‚ через слияние)‚ трудовая книжка не переоформляется. Директор может быть принят на работу в новую организацию на тех же условиях‚ и в его ТК будет новая запись о приеме.
Ответ на частый вопрос: «ТК не потеряна‚ а испорчена (залита и т.д.)‚ как вносить записи в графе 4?»
Если испорчена только первая страница (с данными организации) или отдельные графы‚ но текст в них читаем‚ записи можно оставить как есть. Если же испорчена страница с последней записью об увольнении или она стала нечитаемой‚ действует следующий порядок:
- Организация обязана выдать работнику на основании его заявления дубликат трудовой книжки (ст. 84 ТК РФ).
- В дубликат переносятся все сведения из испорченной книжки‚ включая запись в графе 4 о последнем месте работы (директорской должности).
- В испорченной книжке делается отметка: «Дубликат выдан» с указанием даты и подписи.
- Новые записи (например‚ о приеме на новую работу) вносятся уже в дубликат.
Важно: Просто переписать испорченную запись в ту же графу 4 старой книжки нельзя. Это будет считаться исправлением‚ что недопустимо. Только процедура выдачи дубликата.
Для директора корректное заполнение трудовой книжки, это не только формальность‚ но и юридическая защита. Ключевые моменты:
- Точное и полное наименование должности в графе 4.
- Обязательное указание на внешнее совместительство‚ если это применимо.
- Правильное и полное обоснование увольнения со ссылкой на пункт статьи ТК РФ.
- Соблюдение формы‚ утвержденной Приказом Минтруда № 320н.
- При порче книги, только процедура выдачи дубликата.
При наличии сомнений рекомендуется консультироваться с кадровым специалистом или юристом‚ особенно при увольнении по инициативе работодателя.