Заполнение трудовой книжки – один из ключевых моментов кадрового оформления сотрудника. Ошибка в указании даты может привести к спорам с работником, штрафам со стороны трудовой инспекции и сложностям при последующем трудоустройстве. Ниже подробно рассмотрено, какую именно дату нужно вносить в графу 2 раздела «Сведения о работе», в какие сроки это делается и как оформить запись правильно.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 68) – определяет момент начала трудовой деятельности.
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек» – регламентирует порядок заполнения.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – содержит образцы записей и требования к формату даты.
Согласно этим документам, дата приёма на работу – это день, с которого работник фактически приступает к исполнению своих трудовых обязанностей. Эта же дата указывается в приказе о приёме (или в трудовом договоре, если приказ не издан).
Что именно записывать в графе 2
- Дата начала работы – день, месяц, год в формате
ДД.ММ.ГГГГ(например, ). - Если работник принимается на работу по совместительству, дата указывается так же – день фактического выхода на работу по данному совмещению.
- При переводе внутри одной организации дата в трудовой книжке не меняется – запись делается только о переводе (в графе 3), а дата приёма остаётся прежней.
- Если работник оформляется впервые (трудовая книжка заводится с нуля), в графе 1 ставится порядковый номер записи (обычно «1»), а в графе 2 – дата начала работы.
Важно: нельзя ставить дату издания приказа, если она отличается от даты фактического выхода на работу. Дата приказа служит лишь основанием для записи, но не заменяет саму дату приёма.
Сроки внесения записи
Согласно пункту 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, запись о приёме на работу должна быть внесена:
- в течение пяти рабочих дней с даты заключения трудового договора (или с даты выхода на работу, если договор заключён позже);
- если приказ о приёме не издан – на основании трудового договора.
Нарушение этого срока может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства и повлечь административный штраф.
Примеры правильной записи
Пример 1. Обычный приём на основной рабочий день
Принят на работу инженера‑конструктора отдела проектирования. Основание: Приказ № 123 от «О приёме на работу».
Пример 2. Приём на работу по совместительству
Принят на работу бухгалтером по совместительству в отдел учёта. Основание: Трудовой договор № 456 от ;
Пример 3. Первый приём (новая трудовая книжка)
Принят на работу менеджера по продажам. Основание: Приказ № 78 от .
Обратите внимание: дата записана именно в виде ДД.ММ.ГГГГ, без ведущих нулей в дне и месяце не требуется, но допустимо писать .
Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2021 г. для сотрудников, принятых после , ведётся электронная трудовая книжка в ПФР. Однако:
- Если сотрудник выбрал бумажную форму, работодатель всё равно обязан сделать запись в бумажную ТК в течение пяти рабочих дней.
- В ЭТК дата приёма указывается в поле «Дата начала трудовой деятельности» и должна совпадать с датой, внесённой в бумажную книжку (если она ведётся параллельно).
Таким образом, независимо от формата, дата остаётся одной и той же – день фактического выхода на работу.
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как исправить |
|---|---|---|
| Указана дата издания приказа, а не дата выхода на работу | Несоответствие фактического трудового стажа, возможные споры при расчёте отпуска, больничных, пенсии | Внести исправление: зачеркнуть ошибочную дату, написать правильную рядом, поставить подпись и дату исправления |
Дата записана в формате ГГГГ‑ММ‑ДД или без точек | Нарушение требований Инструкции, может привести к отказу в приёме документов в ПФР | Перезаписать дату в правильном формате ДД.ММ.ГГГГ |
| Запись сделана позже пяти рабочих дней | Административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ | Внести запись как можно скорее, оформить пояснительную записку о причине задержки |
| Не указано основание (приказ/договор) | Запись считается неполной, трудовая книжка может быть признана недействительной | Добавить в графу 4 номер и дату приказа или трудового договора |
Пошаговая инструкция для кадровика
- Получить signed трудовой договор (или приказ о приёме) от сотрудника.
- Определить дату, с которой сотрудник приступает к работе (обычно указывается в договоре/приказе как «дата начала работы»).
- Проверить, что эта дата совпадает с фактическим днём выхода сотрудника на работу (может быть уточнено в табеле учёта рабочего времени).
- В трудовой книжке:
- В графе 1 проставить следующий порядковый номер записи.
- В графе 2 внести дату в формате
ДД.ММ.ГГГГ. - В графе 3 кратко описать принятую должность, структурное подразделение, род работы.
- В графе 4 указать основание: номер и дату приказа (или трудового договора).
- Поставить подпись ответственного лица (кадровика, руководителя отдела кадров) и дату внесения записи.
- Если ведётся электронная трудовая книжка, одновременно внести ту же дату в систему ПФР.
- Проверить срок: запись должна быть сделана не позднее пятого рабочего дня после даты начала работы.
Итак, правильная дата для трудовой книжки при приёме на работу – это день фактического начала трудовой деятельности, указанный в трудовом договоре или приказе о приёме. Она записывается в графе 2 в виде ДД.ММ.ГГГГ, сопровождается указанием основания (приказ/договор) и должна быть внесена в течение пяти рабочих дней. Соблюдение этих требований гарантирует корректный учёт стажа, защищает права работника и минимизирует риски для работодателя.
Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, приём на удалённую работу, оформление внешних совместителей, восстановление утраченной трудовой книжки), рекомендуется обратиться к актуальным разъяснениям Минтруда России или воспользоваться системой «КонсультантПлюс» для получения свежих нормативных актов.