Заполнение трудовой книжки – один из обязательных процедур, которые работодатели проводят при приёме новых сотрудников. В ней фиксируются сведения об образовании, квалификации и прошедших повышении квалификации. В 2026 году правила внесения изменений в запись об образовании стали более чёткими, однако часто возникают вопросы: нужно ли указывать заочное высшее образование, как оформить новые дипломы, какие сроки и форматы использовать. Ниже – подробный гид, основанный на актуальной нормативной базе и практических рекомендациях.

Нормативные основы

Согласно Закону РФ «Об образовании» и Постановлению Минтруда России от № 69, в трудовую книжку вносятся сведения о:

• уровнехigher education (бакалавриат, специалитет, магистратура, аспирантура);
• полученных дипломах и аттестатах;
• прохождении курсов повышения квалификации, подтверждённых сертификатами.

Записи вносятся на основании надлежащих документов (диплом, аттестат, сертификат). При этом важно соблюдать формат, установленный Приказом Минтруда № 320н.

Уровни высшего образования

В современной России высшее образование делится на четыре уровня:

1. Бакалавриат;
2. Специалитет;
3. Магистратура;
4. Аспирантура (ординатура, ассистентура‑стажировка).

Каждый уровень требует отдельного обозначения в записи.

Что именно заполняется в трудовой книжке

В titulary лист (первая страница) вносятся сведения о полученном высшем образовании. В последующих разделах (обычно «Сведения о работе») могут фиксироваться:

• прохождение повышении квалификации;
• получение дополнительных сертификатов;
• изменения уровня образования (например, после аспирантуры).

Запись о высшем образовании оформляется так:

Образование: высшее, бакалавр, специальность – «Экономика и управление», вуз – «РГЭУ», год окончания – 2020.

Как правильно оформить запись о полном высшем образовании

По рекомендациям Гарант‑Западная Сибирь, в ьный лист трудовой книжки следует внести следующие данные:

• Уровень образования (бакалавр, специалист, магистр, аспирантура);
• Специальность (полное название, без сокращений);
• Учебное заведение (полное официальное название);
• Год окончания обучения;
• Форма обучения (очная, заочная, очно‑заочная).

Пример записи:

Образование: высшее, специалист, «Менеджмент в сфере услуг», МГИМО, 2022, очная форма обучения.

Если образование получено заочно, это указывается в скобках или отдельным словом «заочная».

Запись о неоконченном или незавершённом высшем образовании

В случае, когда у сотрудника есть только часть учебного заведения (неполный диплом), в трудовую книжку вносится отметка «неоконченное высшее образование». Это делается в ьном листе, но без указания уровня (бакалавр/специалист) – достаточно написать «высшее (неоконченное)».

Как оформить дополнительные курсы повышения квалификации

По правилам Оперсонале, каждый курс повышения квалификации фиксируется в разделе «Сведения о работе». В него включаются:

1. Наименование курса;
2. Организатор (название учреждения);
3. Дата прохождения;
4. Номер сертификата;
5. Краткое содержание (по желанию).

Пример записи:

Курсы повышения квалификации: «Стратегический менеджмент», Центр профессионального развития, – , сертификат № КП‑2024‑018.

Обновление записи при получении нового диплома

Если сотрудник получает новый диплом (например, магистратуру) после уже имеющегося бакалавриата, вносится дополнение в существующую запись. Делается это через запятую, без создания новой строки:

Образование: высшее, бакалавр, «Бухгалтер и аудит», МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2018; магистр, «Бизнес‑аналитика», МГИМО, 2023.

Таким образом, в одной ячейке фиксируются все уровни, полученные за время обучения.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли указывать форму обучения (очная/заочная) в записи?

Да. Форма обучения указывается после названия вуза или в отдельном поле. Это важно для точного отражения уровня квалификации.

Как оформить запись, если диплом получен за границей?

Для иностранных дипломов требуется их официальная équivalency‑оценка. В записи указывается «высшее (зарубежное)», а также название учреждения и год окончания.

Что делать, если в дипломе не указаны степень (бакалавр, специалист и т.д.)?

Согласно Приказу 320н, в таком случае необходимо самостоятельно указать уровень образования, полученный после окончания учебного заведения (например, «бакалавр»).

Нужно ли вносить изменения в трудовую книжку после окончания аспирантуры?

Да. После получения степени «кandidat nauk» (аспирантура) в ьный лист вносятся данные о новом уровне образования – «аспирантура», а также степень «кandidate nauk».

Примеры готовых записей

Пример для бакалавра

Образование: высшее, бакалавр, «Психология», МГППУ, 2019, очная форма обучения.

Пример для специалиста

Образование: высшее, специалист, «Информатика и вычислительная техника», СПбГТУ, 2021, очная форма обучения.

Пример с дополнением (магистратура)

Образование: высшее, бакалавр, «Экономика», МГУ, 2017; магистр, «Экономика и управление», МГИМО, 2023.

Пример записи о курсах повышения квалификации

Курсы повышения квалификации: «Advanced Project Management», ПАО «Роснефть», – , сертификат № PM‑2024‑045.

Заполнение трудовой книжки сведениями о высшем образовании – процесс, требующий внимательного подхода к деталям. Главное правило: записывать только подтверждённые документами сведения, указывать уровень, специальность, вуз и год окончания, а также форму обучения. При получении новых дипломов или сертификатов вносите соответствующие дополнения в уже существующую запись, соблюдая формат, установленный нормативными актами.

Соблюдая эти рекомендации, вы обеспечите корректное оформление трудовых книжек, избежите недоразумений при проверках и сможете быстро отвечать на запросы контролирующих органов.