Заполнение трудовой книжки генерального директора — задача, требующая особого внимания к деталям. Несмотря на высокий статус сотрудника, правила внесения записей в трудовую книжку для генерального директора регулируются теми же нормативными актами, что и для обычных работников. Однако существуют важные юридические нюансы, связанные с тем, кто является работодателем и на каком основании директор принимается на работу. В этой статье мы подробно разберём все аспекты заполнения трудовой книжки при назначении генерального директора, включая образцы записей, документы-основания и ответственных лиц.

Нормативная база

При заполнении трудовой книжки генерального директора необходимо строго соблюдать следующие нормативные документы:

• Постановление Минтруда России от № 69 — «Инструкция по заполнению трудовых книжек»;
• Постановление Правительства РФ от № 225 — «Об утверждении правил ведения и хранения трудовых книжек»;
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 68, 69), регулирует общие правила оформления трудовых отношений.

Эти документы устанавливают единые требования к форме, содержанию и порядку внесения записей в трудовую книжку, независимо от должности сотрудника.

Кто вносит запись в трудовую книжку генерального директора?

Это один из самых важных и часто вызывающих вопросы моментов.

Ситуация 1: Генеральный директор — наёмный работник

Если генеральный директор был назначен на должность извне (не является учредителем), то он является обычным работником организации. В этом случае:

• Запись в трудовую книжку вносит ответственное лицо кадровой службы (кадровик, секретарь, бухгалтер, уполномоченный на это приказом руководителя);
• Запись оформляется на основании приказа о приёме на работу (форма № Т-1) и протокола общего собрания участников (акционеров) или решения единственного участника об избрании на должность;
• Ответственность за правильность записи несёт работодатель — организация.

Ситуация 2: Генеральный директор — учредитель организации

Если генеральный директор одновременно является единственным учредителем ООО или основным акционером АО, то он не может быть своим собственным работодателем. В этом случае:

• Запись в трудовую книжку не вноситься, если директор не заключил с собой трудовой договор;
• Однако, если директор заключил трудовой договор с организацией (например, как физическое лицо, действующее от имени себя), то запись в трудовую книжку должна быть сделана;
• В этом случае запись вносится лицом, уполномоченным на это учредителем — например, временно назначенным секретарём, юристом или другим сотрудником, не являющимся директором.

Важно! Если директор-учредитель не заключает с собой трудовой договор, то трудовая книжка ему не выдаётся, и запись в неё не вносится — он не является работником, а является собственником.

Какие документы указывать в качестве основания для приёма на работу?

В графе 4 трудовой книжки («Основание для приёма на работу») необходимо указать документ, на основании которого произошло назначение. В зависимости от ситуации возможны следующие варианты:

• Протокол общего собрания участников (акционеров) — если директор избирается собранием;
• Решение единственного участника — для ООО с одним учредителем;
• Протокол совета директоров (наблюдательного совета) — если таковой предусмотрен уставом АО;
• Приказ о вступлении в должность — если он издан после решения собрания и является официальным распоряжением о начале исполнения обязанностей.

Рекомендация: В графе 4 лучше указывать документ, на основании которого произошло избрание — то есть протокол или решение. Приказ о вступлении в должность — это внутренний документ, подтверждающий начало исполнения обязанностей, но не основание для назначения.

Примеры формулировок для графы 4:

1. «Избран генеральным директором на основании протокола общего собрания участников ООО «Ромашка» от № 7»
2. «Назначен генеральным директором на основании решения единственного участника ООО «Свет» от »
3. «Назначен генеральным директором на основании протокола совета директоров АО «Звезда» от № 3»

Не допускается указывать только «по приказу директора», это некорректно, так как приказ издаётся после назначения и не является основанием для него.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке?

Запись оформляется в соответствии с Приложением 1 к Постановлению Минтруда № 69. Порядок заполнения следующий:

Графа 1 — «Порядковый номер записи»

Присваивается по порядку — первая запись о приёме на работу — № 1.

Графа 2, «Дата приёма на работу»

Указывается дата, с которой директор приступил к исполнению обязанностей (обычно это дата, указанная в приказе).

Графа 3 — «Наименование организации и должность»

Записывается полное наименование организации (как в уставе) и должность в точности как в уставе или в решении собрания. Например:

• «Генеральный директор» — если в уставе именно так;
• «Директор» — если в уставе указано «директор», а не «генеральный директор».

Важно! Нельзя писать «Генеральный директор ООО «Ромашка»» — в графе 3 указывается только наименование должности, а не организация. Организация указывается в шапке трудовой книжки.

Графа 4, «Основание для приёма на работу»

Как указано выше — ссылка на протокол, решение или иной документ, на основании которого произошло назначение. Формулировка должна быть точной и соответствовать тексту документа.

Графа 5 — «Подпись работника»

Подпись генерального директора ставится в обязательном порядке — даже если он является учредителем. Это подтверждает его ознакомление с записью.

Графа 6, «Подпись ответственного лица и печать»

Подпись и печать ставятся ответственным лицом кадровой службы. Если в организации нет кадровика — подпись ставит лицо, уполномоченное приказом (например, главный бухгалтер).

Образец записи в трудовой книжке генерального директора

Вот как должна выглядеть запись в трудовой книжке при приёме на работу генерального директора:

Графа 1	Графа 2	Графа 3	Графа 4	Графа 5	Графа 6
1	Генеральный директор	Избран генеральным директором на основании протокола общего собрания участников ООО «Ромашка» от № 7	_________________ /И.И. Иванов/	_________________ /М.А. Петрова/ кадровый работник (печать организации)

Примечание: Подпись работника — генерального директора — ставится вручную. Если директор не может подписать сам (например, из-за отсутствия), то запись не считается оформленной.

Особенности при приёме на работу по совместительству

Если генеральный директор работает по совместительству в другой организации, то:

• Запись в трудовую книжку вносится по месту основной работы;
• На месте совместительства трудовая книжка не ведётся, только приказ о приёме по совместительству и трудовой договор;
• Если основное место работы, это организация, где он является директором-учредителем, то трудовая книжка может не вестись вообще (см. п. 2).

Что делать, если генеральный директор увольняется?

При увольнении генерального директора запись в трудовую книжку вносится по тем же правилам:

• Основание, приказ об увольнении;
• Формулировка: «Уволен по собственному желанию», «Уволен по решению общего собрания участников», «Уволен по соглашению сторон» и т.д;;
• Указывается дата увольнения и номер приказа;
• Подпись директора обязательна;
• Последняя запись заверяется печатью и подписью ответственного лица.

Важные предупреждения и ошибки

• Ошибка №1: Указание в графе 4 «по приказу директора» — недопустимо. Приказ — это следствие назначения, а не основание.
• Ошибка №2: Не внесение записи при приёме директора-учредителя, если трудовой договор заключён, нарушение ТК РФ.
• Ошибка №3: Отсутствие подписи директора в трудовой книжке — запись считается недействительной.
• Ошибка №4: Использование сокращений (например, «Ген. директор»), запрещено. Должность указывается полностью.
• Ошибка №5: Внесение записи в трудовую книжку директором самим себе — противоречит закону. Запись вносит другой сотрудник.

Электронные трудовые книжки (с 2020 года)

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Это означает:

• Работодатель обязан направить в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности работника (включая генерального директора) по форме СЗВ-ТД;
• Если работник не подал заявление о переходе на электронную форму, трудовая книжка ведётся в бумажном виде;
• Записи в электронной трудовой книжке вносятся в той же последовательности и с теми же основаниями, что и в бумажной.

Таким образом, независимо от формы трудовой книжки — бумажной или электронной — содержание записей и основания для них остаются неизменными.

Заполнение трудовой книжки генерального директора — это не исключение из правил, а их точное применение с учётом специфики его статуса. Главное — чётко определить:

1. Является ли директор наёмным работником или учредителем;
2. Какой документ является основанием для назначения;
3. Кто имеет право вносить запись (не сам директор!);
4. Как правильно сформулировать запись в графе 4.

Соблюдение этих правил обеспечит юридическую чистоту кадровых документов, избежит споров с трудовой инспекцией, Пенсионным фондом и судами, а также защитит права как работодателя, так и самого генерального директора.

Рекомендация: Всегда храните копии документов, на основании которых вносились записи в трудовую книжку — протоколы, решения, приказы. Это станет вашей страховкой в случае проверки.

Если вы сомневаетесь в правильности оформления — обратитесь к юристу по трудовому праву или в службу кадрового сопровождения. Лучше перестраховаться, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.