Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовой стаж и историю занятости гражданина. Однако законодательство РФ предусматривает ситуации‚ когда работодатель не обязан вести трудовую книжку (или её электронный аналог). Ниже подробно рассмотрены такие случаи‚ правовые основания и последствия для сторон трудовых отношений.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66‚ ст. 84.1‚ ст. 20;
- Федеральный закон от № 44‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции‚ действующей с );
- Постановление Правительства РФ от № 1765 «О переходе на электронные трудовые книжки»;
- Письма Минтруда России и Роструда‚ разъясняющие порядок ведения (неведения) трудовой книжки.
Согласно ст. 66 ТК РФ‚ трудовая книжка ведётся у работника‚ с которым заключён трудовой договор. Исключения из этого правила установлены в ст. 66.1 ТК РФ и в специальных нормативных актах.
Основные случаи‚ когда работодатель не ведет трудовую книжку
Работа по гражданско‑правовым договорам (ГПХ)
Если отношения оформлены договором подряда‚ возмездного оказания услуг‚ авторского договора или иным гражданско‑правовым контрактом‚ трудовые отношения не возникают‚ следовательно‚ трудовая книжка не ведётся.
Совместительство (внутреннее или внешнее)‚ когда основное место работы уже имеет трудовую книжку
Согласно ст. 282 ТК РФ‚ при внешнем совместительстве трудовая книжка ведётся только у основного работодателя. У внешнего совместителя трудовая книжка не заводится‚ а информация о работе заносится в книжку основного места работы по заявлению сотрудника.
Работа у физического лица‚ не являющегося работодателем в смысле ТК РФ
Если гражданин нанимает работника для выполнения бытовых‚ домашних или иных личных нужд (например‚ репетитор‚ нянька‚ садовник) и не оформляет трудовые отношения‚ а заключает гражданско‑правовой договор‚ трудовая книжка не ведётся.
Краткосрочная работа‚ не превышающая пяти календарных дней
По разъяснениям Роструда (письмо от № ПГ/02‑123‑21‑1)‚ если трудовой договор заключён на срок до пяти дней inclusive‚ работодатель может не заводить трудовую книжку‚ а вместо этого выдаёт справку оPerformed работе.
Работа в рамках дистанционной (удаленной) занятости‚ если трудовой договор не оформлен
При удалённой работе без оформления трудового договора (например‚ выполнение отдельных заданий по договору оказания услуг) трудовые отношения отсутствуют‚ и трудовая книжка не ведётся.
Переходный период к электронным трудовым книжкам (с по )
С года при приёме на работу впервые после этой даты бумажная трудовая книжка не оформляется; сведения вносятся напрямую в электронный формат через систему ПФР. С года переходный период завершён‚ и все трудовые отношения ведутся исключительно в электронном виде.
Работа по договорам о предоставлении интеллектуальной собственности (авторские договоры)
Если работник создаёт объект авторского права и получает вознаграждение по авторскому договору‚ такие отношения не считаются трудовыми‚ и трудовая книжка не ведётся.
Электронная трудовая книжка: что изменилось?
С введением электронной трудовой книжки (ЭТК) понятие «ведение трудовой книжки» получило новый смысл:
- Сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении и других кадровых событиях передаются работодателем в ПФР через СЗВ‑ТД;
- Работник может получить выписку из ЭТК в личном кабинете на портале «Госуслуги» или запросить её у работодателя;
- Обязанность выдавать бумажный дубликат сохраняется только по заявлению работника (ст. 84.1 ТК РФ).
Таким образом‚ даже если работодатель «не ведет» бумажную трудовую книжку‚ он всё равно обязан обеспечивать корректное формирование и передачу данных в электронный реестр.
Когда электронная трудовая книжка не ведётся?
Электронная трудовая книжка не формируется в тех же случаях‚ что и бумажная‚ перечисленных выше (ГПХ‚ краткосрочные договоры‚ работа у физлица без трудовых отношений и т.д.). В этих ситуациях работодатель предоставляет иные документы (акты‚ справки‚ выплаты по гражданско‑правовым договорам).
Ответственность работодателя за нарушение порядка ведения (неведения) трудовой книжки
Если работодатель обязан вести трудовую книжку (или ЭТК)‚ но не делает этого‚ наступает ответственность:
- Административная – штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц и от 50 000 до 100 000 руб. для организаций (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Материальная – возмещение работнику недополученного заработка за период задержки выдачи трудовой книжки или её электронного эквивалента (ст. 84.1 ТК РФ);
- Репутационные риски – возможные иски в суд‚ проверки трудовой инспекции.
В случаях‚ когда законом предусмотрено отсутствие необходимости ведения трудовой книжки‚ ответственность не наступает‚provided that работодатель правильно оформил отношения (например‚ заключил ГПХ‑договор и уплатил необходимые налоги).
Права работника при отсутствии трудовой книжки
Работник‚ у которого по закону не должна вестись трудовая книжка‚ вправе:
- Требовать оформления гражданско‑правового договора‚ четко определяющего объём работ‚ оплату и сроки;
- Получать справки оPerformed работе‚ подтверждающие стаж и доход (например‚ формулу 2‑НДФЛ‚ выписку из ПФР о периодах страхования);
- Обращаться в трудовую инспекцию или суд‚ если работодатель незаконно отказывается признать период работы стажем для целей пенсионного обеспечения;
- При переходе на новое место работы предоставить выписку из ЭТК (если таковая имеется) либо иные документы‚ подтверждающие трудовую деятельность.
Практические рекомендации для работодателей
- Определить вид отношений перед приёмом сотрудника: трудовой договор или гражданско‑правой контракт.
- При оформлении трудового договора – завести трудовую книжку (бумажную или электронную) в соответствии с датой приёма.
- При работе с внешними совместителями – вести трудовую книжку только у основного работодателя; у внешнего совместителя оформлять только внутренние приказы и предоставлять справки по запросу.
- При краткосрочных работах (≤5 дней) – оформить акт оPerformed работе и выдать справку‚ а не заводить трудовую книжку.
- При переходе на электронный формат – обеспечить своевременную подачу СЗВ‑ТД в ПФР и информировать работников о возможности получения выписки из ЭТК.
- Хранить копии всех документов (договоры‚ акты‚ справки) не менее 50 лет‚ как того требует законодательство о персональных данных и архивном хранении.
Отсутствие ведения трудовой книжки работником не всегда является нарушением. Закон чётко delineates случаи‚ когда такие отношения не подпадают под понятие трудового договора‚ а значит‚ и обязанность вести трудовую книжку отсутствует. Однако работодатель должен тщательно анализировать характер отношений‚ правильно оформлять документы и соблюдать требования по электронному учету‚ иначе рискует столкнуться с административной и материальной ответственностью.
Соблюдение перечисленных выше рекомендаций позволит минимизировать правовые риски‚ обеспечить прозрачность трудовых отношений и защитить интересы обеих сторон.