Заполнение трудовой книжки – одна из самых ответственных процедур в работе HR‑отдела․ Правильно составленная запись позволяет избежать юридических ошибок, упростить дальнейшую работу с кадровыми документами и обеспечить сотрудника полной информацией о его трудовом стаже․ В этой статье собраны актуальные образцы формулировок, рекомендации по оформлению и ответы на часто задаваемые вопросы․
Общие требования к записи в трудовой книжке
По приказу Минтруда от № 320н порядок ведения и хранения трудовой документации регламентирован следующим образом:
- Записи вносятся в графе 2 (дата записи) и графе 3 (текст записи)․
- Текст должен быть написан без сокращений, без стираний и поправок․
- Для исправления ошибок используется формальный способ: через указание недействительной записи и внесение новой․
- Записи могут быть выполнены как в бумажном, так и в электронном виде (форма ЕФС‑1)․
Как правильно оформить исправление записи
Если в книжке допущена ошибка, необходимо выполнить следующие действия:
- В графе 3 указать: «Запись за номером X недействительна»․
- В графе 3 внести верную запись․
- В графе 4 указать номер приказа, на основании которого была сделана ошибка․
Пример оформления:
Графа 2: Графа 3: Запись за номером 12 недействительна․ Графа 3 (новая): Приём на работу с , должность «Менеджер по продажам», основание – Приказ № 150 от ․ Графа 4: Приказ № 150 от
Образцы формулировок для типовых ситуаций
Ниже представлены проверенные образцы записей, которые можно использовать как шаблон․ Все примеры соответствуют действующим нормам и рекомендациям․
Приём на работу
Формулировка:
- Графа 3: «Приём на работу с , должность «Менеджер по продажам», основание – Приказ № 150 от »․
- Графа 4: «Приказ № 150 от »․
Перевод в другой отдел
Формулировка:
- Графа 3: «Перевод с должности «Менеджер по продажам» на должность «Старший менеджер по продажам» с , основание – Приказ № 210 от »․
- Графа 4: «Приказ № 210 от »․
Увольнение
Формулировка:
- Графа 3: «Увольнение по собственному желанию с , основание – Приказ № 350 от »․
- Графа 4: «Приказ № 350 от »․
Смена фамилии
Формулировка:
- Графа 3: «Смена фамилии с «Иванова Мария Петровна» на «Иванова Мария Сергеевна» с , основание – Приказ № 85 от »․
- Графа 4: «Приказ № 85 от »․
Перевод на ЭТК (внебюджетное финансирование)
Формулировка:
- Графа 3: «Перевод на внебюджетное финансирование (ЭТК) с , основание – Приказ № 410 от »․
- Графа 4: «Приказ № 410 от »․
Специальные случаи и дополнительные записи
Вклад в трудовую книжку
Для оформления вклада в трудовую книжку необходимо добавить отдельную запись на титульном листе:
- Текст записи: «Вклад в трудовую книжку выдан »․
- Указать номер и дату приказа, если он требуется․
Запись о признании перевода постоянным
Если сотрудник переводится на постоянную позицию, в запись включают:
- Графа 3: «Признание перевода постоянным с , основание – Приказ № 520 от »․
- Графа 4: «Приказ № 520 от »․
Заполнение формы СТД‑Р при отсутствии бумажной трудовой книжки
При увольнении сотрудника, у которого нет бумажной трудовой книжки, необходимо оформить форму СТД‑Р․ Пример заполнения:
- Раздел 1: ФИО сотрудника․
- Раздел 2: Дата увольнения․
- Раздел 3: Причина увольнения (по собственному желанию, по сокращению и т․д․)․
- Раздел 4: Основание увольнения (приказ, договор)․
Частые ошибки и как их избежать
Чтобы не столкнуться с проблемами при оформлении записей, учитывайте следующие рекомендации:
- Не используйте сокращения․ Вместо «м/р» пишите «месяц», вместо «д/н» – «день»․
- Не стирайте и не черкните ошибку․ Используйте метод «недействительная запись» и вносите новую․
- Указывайте полные данные приказа․ Номер, дату и полное название документа․
- Соблюдайте порядок графа․ Дата – графа 2, текст записи – графа 3, номер приказа – графа 4․
- Для электронных записей используйте форму ЕФС‑1․ При этом сохраняйте оригинальный документ в архиве․
Скачивание готовых шаблонов
Все приведённые выше образцы доступны в виде готовых шаблонов․ Чтобы скачать их:
- Откройте раздел «Образцы записей в трудовую книжку»․
- Выберите нужный пример․
- Нажмите кнопку «Скачать»․
- Файл автоматически сохранится в выбранную папку․
Таким образом, вы сможете быстро получить готовый документ, адаптировать его под свои нужды и заполнить трудовую книжку без ошибок․
Правильная формулировка записи в трудовую книжку – залог юридической чистоты и удобства работы с персоналом․ Используйте представленные образцы, следуйте требованиям Порядка, утвержденного приказом Минтруда от № 320н, и ваши кадровые документы будут соответствовать всем нормативам․
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, обратитесь к специалистам Системы Кадры или Системе Главбух – они помогут подобрать точный вариант формулировки под любую ситуацию․