Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. При приёме на работу специалист отдела кадров обязан правильно оформить запись о принятии сотрудника. Ниже представлен подробный пошаговый алгоритм заполнения трудовой книжки (бумажной формы) и пример записи.
Основные требования к оформлению
- Дата заполнения – указывается день, месяц и год принятия на работу (формат ДД.ММ.ГГГГ).
- Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке (начинается с 1 и увеличивается на единицу при каждой новой записи).
- Наименование организации – полное официальное название работодателя (как в учредительных документах).
- Должность, профессия или специальность – указывается exatamente как в трудовом договоре.
- Основание для приёма – номер и дата трудового договора (или иного документа, например, приказа о приёме).
- Подпись ответственного лица – обычно специалист отдела кадров или руководитель подразделения, а также печать организации (если она предусмотрена).
Пошаговая инструкция заполнения
- Откройте трудовую книжку на чистой странице, где ещё нет записей.
- В левой колонке («Дата») запишите дату приёма на работу.
- В следующей колонке («Номер записи») укажите порядковый номер записи.
- В колонке «Сведения о работе» последовательно заполните:
- Наименование организации (полное название).
- Должность, профессия или специальность.
- Основание для приёма (№ и дата трудового договора/приказа).
- Под записью поставьте свою подпись и расшифровку (ФИО). Если организация использует печать – поставьте её рядом с подписью.
- Проверьте корректность всех данных: отсутствие опечаток, соответствие дат и номеров документам.
- Закройте трудовую книжку и передайте её сотруднику для хранения.
Пример записи в трудовой книжке
Номер записи: 1
Сведения о работе: Принят на работу в ООО «ТехноСервис» на должность инженер-программист по трудовому договору № 2026/05/23 от .
Подпись: _____________________ / И.И. Иванов
М.П. (при наличии печати)
Особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2021 года при приёме на работу впервые оформляется электронная трудовая книжка в системе ПФР. Однако если сотрудник ранее имел бумажную ТК и продолжает её вести, кадровый специалист делает запись в бумажном виде, а сведения одновременно передаются в ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги».
- При переходе с бумажной на электронную форму необходимо сделать запись о прекращении ведения бумажной ТК (дата, основание – приказ о переходе на ЭТК).
- Далее в электронном виде формируется запись о приёме на работу с теми же реквизитами, что и в бумажном варианте.
- Подпись в ЭТК заменяется электронной подписью ответственного лица (УКЭП).
Что делать, если у сотрудника нет трудовой книжки?
Если гражданин впервые устраивается на работу и у него отсутствует трудовая книжка (бумажная или электронная), кадровый отдел:
- Оформляет заявление о приёме на работу (сотрудник подтверждает своё намерение трудоустроиться).
- Заполняет первую запись в новой трудовой книжке (бумажной) или сразу создаёт запись в ЭТК.
- Извещает сотрудника о необходимости хранения документа и предоставляет ему копию первой записи.
Полезные советы кадровикам
- Всегда сверяйте данные с трудововым договором и приказом о приёме – расхождения недопустимы.
- Используйте только чёрную или синюю пасту; исправления допускаются только путём зачёркивания ошибки одной тонкой линией и написания правильного варианта сверху, с указанием «Исправлено верно» и подписи.
- При ведении бумажной ТК храните её в месте, защищённом от влаги и прямых солнечных лучей.
- При переходе на электронный формат сохраняйте бумажную версию как архивный документ минимум 50 лет.
Правильное заполнение трудовой книжки при приёме на работу – важная часть кадрового документооборота, которая обеспечивает законность трудовой деятельности и защищает права как работника, так и работодателя. Следуя представленному алгоритму и используя образец записи, вы сможете избежать типичных ошибок и оформить документ в соответствии с действующим законодательством.