Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Запись о приёме, переводе или увольнении директора (генерального директора) оформляется в соответствии с действующим законодательством и внутренними регламентами организации. Ниже представлен пошаговый алгоритм заполнения, типичные образцы и рекомендации по избежанию ошибок.

Общие требования к записи в трудовой книжке

При внесении любой записи необходимо соблюдать следующие правила:

• Запись делается только на основании приказа, распоряжения или иного официального решения работодателя (например, протокола общего собрания участников).
• Заполняются все графы трудовой книжки последовательно, без пропусков.
• Используются только печатные символы, разборчивый почерк (при ручном заполнении) или печатный шрифт (при электронном заполнении).
• После записи ставится подпись уполномоченного лица (кадровика, руководителя отдела кадров) и печать организации.
• В случае исправления ошибки вносят исправление согласно инструкции по ведению трудовых книжек (зачёркивание ошибочной записи, указание правильной, ссылка на документ‑основание).

Основания для записи о приёме директора

Запись о приёме на должность директора делается на основании одного из следующих документов:

1. Приказ о приёме на работу (приказ о вступлении в должность директора).
2. Распоряжение руководителя (если такая форма предусмотрена уставом).
3. Протокол общего собрания участников (акционеров) о избрании на должность генерального директора.
4. Решение единственного учредителя (если директор является единственным учредителем организации).

Порядок заполнения граф трудовой книжки

Трудовая книжка содержит следующие графы (по форме ТД‑1):

• Графа 1 – порядковый номер записи.
• Графа 2 – дата приёма на работу (число, месяц, год).
• Графа 3 – сведения о работодателе (полное наименование организации, её ИНН, ОГРН).
• Графа 4 – должность, профессия, специальность.
• Графа 5 – основание для внесения записи (реквизиты приказа, распоряжения, протокола и т.д.).
• Графа 6 – подпись ответственного лица и печать организации.

При заполнении записи о приёме директора важно корректно заполнить каждую из этих граф.

Пример заполнения граф

Особенности записи для разных категорий директоров

Генеральный директор – наёмный работник

Если директор привлечён по трудовому договору как наёмный сотрудник, запись оформляется в стандартном порядке (см. пример выше). Основание – приказ о приёме на работу, изданный в соответствии с ТК РФ.

Директор – единственный учредитель организации

В данном случае директор одновременно является работодателем и работником. Запись всё равно вносится на основании внутреннего документа:

• Решение единственного учредителя о избрании себя на должность генерального директора (протокол или письменное решение).
• Приказ о приёме на работу, изданный самим директором (внутренний документ).

Важно: в графе 3 указывается полное наименование организации, а в графе 5 – реквизиты решения учредителя и приказа.

Директор по совместительству

Если лицо занимает должность директора по совместительству (например, одновременно работает в другой организации), запись делается аналогично основной работе, но в графе 4 добавляется уточнение «по совместительству». Основание – приказ о приёме на работу по совместительству.

Образцы записей в трудовой книжке

Образец 1. Приём на работу генерального директора (наёмный работник)

ООО «ТехноИнвест», ИНН 7701234567, ОГРН 1197746001234
Генеральный директор
Приказ № 45 от «О приёме на работу генерального директора»
Подпись ___________ М.И. Иванов, печать организации

Образец 2. Приём на работу директора – единственного учредителя

ООО «Альфа‑Плюс», ИНН 7711223344, ОГРН 1207700012345
Генеральный директор
Решение единственного учредителя от № 1 «Об избрании генерального директора»; Приказ № 12 от «О приёме на работу генерального директора»
Подпись ___________ С.П. Смирнов, печать организации

Образец 3. Приём на работу директора по совместительству

ЗАО «Инноватика», ИНН 7722334455, ОГРН 1217700098765
Генеральный директор (по совместительству)
Приказ № 78 от «О приёме на работу генерального директора по совместительству»
Подпись ___________ А.В. Кузнецов, печать организации

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие указания основания в графе 5. Без реквизита приказа или решения запись считается недействительной. Решение: всегда вносить номер, дату и название документа‑основания.
• Неправильное указание наименования организации. Нужно писать полное официальное название с указанием организационно‑правовой формы, ИНН и ОГРН. Решение: сверять с учредительными документами.
• Смешивание должностей. Например, запись «Генеральный директор» без уточнения «по совместительству», когда работа действительно совместительная. Решение: в графе 4 добавлять уточнение в скобках.
• Отсутствие подписи и печати. Запись без подписи уполномоченного лица и печати организации не имеет юридической силы. Решение: после заполнения сразу ставить подпись и ставить печать.
• Исправление без ссылки на документ; При исправлении ошибки необходимо зачёркивать неправильную запись, писать правильную и ссылаться на документ‑основание исправления. Решение: следовать инструкции по ведению трудовых книжек (Приказ Минтруда России № 697н от ).

Рекомендации по оформлению и хранению

1. Вести трудовую книжку в специальном журнале учёта или в электронном виде с последующей печатью и заверкой.
2. Хранить трудовую книжку в огнестойком шкафу или сейфе, обеспечивая защиту от повреждений и несанкционированного доступа.
3. Периодически (не реже одного раза в год) проводить инвентаризацию трудовых книжек и проверять корректность записей.
4. При переходе на электронный документооборот использовать сертифицированные системы ЭДО, которые обеспечивают юридическую значимость электронных записей (в соответствии с Федеральным законом № 63‑ФЗ «Об электронной подписи»).
5. Обучать сотрудников отдела кадров правилам заполнения трудовых книжек, проводить внутренние тренинги и выдавать методические пособия.

Запись в трудовой книжке директора – важный кадровый процесс, требующий внимательного отношения к деталям. Соблюдение установленного порядка, правильное указание основания (приказ, решение учредителя, протокол) и аккуратное заполнение всех граф позволяют избежать юридических рисков и обеспечить достоверность трудового стажа сотрудника. Следуя представленным рекомендациям и используя приведённые образцы, специалисты по кадрам смогут оформить запись быстро, корректно и в полном соответствии с действующим законодательством.