Трудовая книжка — неотъемлемый документ трудового договора, который фиксирует все изменения в трудовом статусе работника.
Вопрос о том, когда именно в ней должна быть зафиксирована дата приёма на работу, часто вызывает сомнения у кадровиков и работодателей.
Ниже вы найдёте подробный разбор нормативной базы, практических рекомендаций и примеров оформления.

С 1 сентября 2021 г. в России вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек, закреплённые в «Правилах ведения и хранения трудовых книжек» (приказ Минфина № 320н).
С 1 января 2023 г. в работе появились трудовые книжки нового образца, которые обязаны использоваться всеми работодателями.

Правовая база

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О трудовой книжке» (ч. 8 ст. 2) – определяет, что для лиц, впервые поступивших на работу, трудовая книжка в бумажном виде не заполняется.
• Приказ Минфина от 19 мая 2021 г. № 320н – «Правила ведения и хранения трудовых книжек».
• Трудовой кодекс РФ (ст. 65) – ответственность работодателя за правильное оформление трудовой книжки.

Сроки заполнения

Нормативно не определён конкретный срок заполнения личной карточки, но в новых правилах установлены ориентиры:

• Записи о квалификации, должности, переводах и награждениях – в течение 5 дней с момента изменения.
• Запись о приёме на работу – разрешено вносить только на 6‑й день после фактического приёма.
• Если рабочая неделя шестидневная, суббота тоже считается рабочим днём.
• Для первого приёма в бумажной трудовой книжке запись не делается; вместо неё в ьном листе фиксируеться дата выдачи книжки.

Краткая таблица сроков

Как правильно заполнить трудовую книжку при приёме

ьный лист

На ьном листе указываются:

• ФИО работника, дата рождения, СНИЛС.
• Дата выдачи трудовой книжки (если работник впервые поступил на работу).
• Наименование организации, в которой работник будет трудиться.

Запись о приёме на работу

В строке «Запись о приёме на работу» указываються:

• Дата фактического приёма (первый рабочий день).
• Дата внесения записи (на 6‑й день после приёма).
• Должность, в которой работник начал трудиться.
• Общая сумма заработной платы за первый месяц (если применимо).

Пример записи:

Дата приёма: 
Дата внесения: 
Должность: Специалист по продажам
Заработная плата: 45 000 ₽

Запись о переводе (если применимо)

Если работник переводится в другую должность в рамках одной организации, запись о переводе вносится в течение 5 дней с момента изменения.

Примеры оформления

• Работник принят – корректная дата на ьном листе: (первый рабочий день + 5 дней). Запись о приёме вносится .
• Если работник был принят 1 января 2026 г., запись о приёме вносится 7 января 2026 г.
• Для сотрудников, впервые поступивших на работу, в ьном листе указывается дата выдачи: 15 март 2026 г.

Ответственность работодателя

Согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ, ответственность за правильное оформление трудовой книжки лежит на работодателе.
Нарушения могут привести к штрафам, а также к недействительности записей, что негативно скажется на правах работника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли внести запись о приёме в день приёма?
   Нет, по правилам запись о приёме разрешено вносить только на 6‑й день после фактического приёма.
2. Что делать, если работник был принят в выходной день?
   Считается, что первый рабочий день – это следующий рабочий день. Сроки считаются с этого дня.
3. Как оформить запись для работника, который впервые поступил на работу?
   В бумажной трудовой книжке запись о приёме не делается. На ьном листе фиксируется дата выдачи книжки.
4. Можно ли использовать электронную трудовую книжку вместо бумажной?
   Да, с 2024 г. в России действует электронная трудовая книжка, хранящаяся в Социальном фонде. В ней отражаются все данные, аналогичные бумажной версии.

Правильное и своевременное заполнение трудовой книжки при приёме является обязательным условием соблюдения трудового законодательства.
Следуя установленным срокам и правилам оформления, работодатели обеспечивают законность трудовых отношений и защищают права своих сотрудников.

Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, не стесняйтесь обращаться к специалистам по кадровому учёту или к официальным источникам информации.