Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Заполнение трудовой книжки при увольнении работника – одна из ключевых обязанностей кадровой службы. Ошибки в оформлении могут привести к спорам с сотрудником, штрафам от трудовой инспекции и проблемам при последующем трудоустройстве. Ниже представлен подробный пошаговый алгоритм, актуальные образцы записей и важные нюансы, действующие в 2026 году.

Нормативная база, действующая в 2026 году

Трудовой кодекс РФ (ст. 77, ст. 84.1) – основания и порядок расторжения трудового договора;
Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» (действует с ).
Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О электронной трудовой книжке» – регулирует ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) и подачу формы СЗВ‑ТД.
Постановление Правительства РФ от № 2102 «О внесении изменений в Порядок ведения трудовых книжек» – уточняет формулировки записей при увольнении.

Общие правила заполнения раздела «Сведения о работе»

Запись вносится строго в соответствии с приказом (распоряжением) об увольнении.
В графе 1 указывается порядковый номер записи (последовательно, без пропусков).
В графе 2 – дата увольнения (день, месяц, год).
В графе 3 – формулировка основания увольнения с указанием соответствующей статьи ТК РФ.
В графе 4 – номер и дата приказа (распоряжения) об увольнении.
Подпись работника в трудовой книжке больше не требуется (п. 36 Порядка 320н). Подпись ставит только уполномоченное лицо кадровой службы и печать организации (если она используется).

Пошаговая инструкция по заполнению записи об увольнении

Подготовка документов

Приказ о расторжении трудового договора (форма Т‑8 или иная, утверждённая организацией).
Трудовая книжка работника (бумажная) или доступ к личному кабинету работника в системе ЭТК.
Справка о среднем заработке (при необходимости для расчёта компенсаций).

Заполнение бумажной трудовой книжки

Определите следующий свободный номер записи в разделе «Сведения о работе».
В графе 1 запишите этот номер.
В графе 2 укажите дату увольнения (например, ).
В графе 3 внесите формулировку основания увольнения (см. таблицу ниже).
В графе 4 укажите номер и дату приказа (например, Приказ № 45 от ).
Подпишите запись уполномоченным сотрудником отдела кадров и поставьте печать организации (если она применяется).

Заполнение электронной трудовой книжки (ЭТК)

С запись в ЭТК осуществляется путем подачи формы СЗВ‑ТД в Пенсионный фонд РФ (теперь – Социальный фонд).

Заполните форму СЗВ‑ТД, указав:

СНИЛС работника;
Тип сведения – «Увольнение»;
Дата увольнения;
Основание увольнения (статья ТК РФ);
Номер и дата приказа.

Отправьте форму через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или через систему ЭДО.
После принятия формы СЗВ‑ТД запись автоматически отобразится в электронной трудовой книжке работника.

Образцы формулировок записей при различных основаниях увольнения (2026)

Основание увольнения	Формулировка в графе 3	Ссылка на ТК РФ
По собственному желанию	Уволен по собственному желанию	п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
По соглашению сторон	Уволен по соглашению сторон	п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Истечение срока трудового договора	Уволен в связи с истечением срока трудового договора	п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Переход на выборную работу	Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в [наименование организации]	п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Ликвидация организации	Уволен в связи с ликвидацией организации	п. 1 ч. 2 ст. 81 ТК РФ
Сокращение штата или численности	Уволен в связи с сокращением штата (численности) работников	п. 2 ч. 2 ст. 81 ТК РФ
Несоответствие занимаемой должности (не прошел аттестацию)	Уволен в связи с несоответствием занимаемой должности (не прошел аттестацию)	п. 3 ч. 2 ст. 81 ТК РФ
Систематическое неисполнение трудовых обязанностей	Уволен за систематическое неисполнение трудовых обязанностей без уважительной причины	п. 5 ч. 2 ст. 81 ТК РФ
Прогул	Уволен за прогул (отсутствие на работе более 4 часов подряд без уважительной причины)	п. 6 ч. 2 ст. 81 ТК РФ
Нарушение трудовой дисциплины (например, появление в состоянии опьянения)	Уволен за нарушение трудовой дисциплины (появление на работе в состоянии алкогольного/наркотического опьянения)	п. 7 ч. 2 ст. 81 ТК РФ

Особенности заполнения при увольнении отдельных категорий работников

Директор (руководитель организации)

При увольнении директора запись делается так же, как и для любого другого сотрудника, но в графе 3 часто указывают:

«Уволен по собственному желанию» (если директор подает заявление);
«Уволен в связи с переходом на выборную работу» (если избирается в органы местного самоуправления);
«Уволен в связи с ликвидацией организации» (при прекращении деятельности юридического лица).

Совместитель

Для совместителя в трудовой книжке делается отдельная запись о каждом месте работы. При увольнении с одного места работы указывается:

«Уволен по собственному желанию» (или иное основание);
В графе 2 – дата увольнения с данного места;
В графе 4 – номер приказа об увольнении с данного места.

Запись о работе по совместительству не влияет на основную трудовую книжку.

Иностранный работник

При увольнении иностранного гражданина необходимо additionally:

Уведомить миграционную службу о прекращении трудовой деятельности (форма уведомления о прекращении трудового договора);
В трудовой книжке сделать запись об увольнении в обычном порядке;
При наличии разрешения на работу – вернуть его в органы, выдавшие разрешение.

Работник, уходящий в отпуск по уходу за ребёнком

Если отпуск по уходу за ребёнком оформляется как отпуск, а не как увольнение, запись в трудовой книжке не делается. При увольнении после окончания отпуска оформляется обычная запись об увольнении.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Согласно п. 4 Порядка 320н, трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (или в следующий рабочий день, если день увольнения приходится на выходной). При выдаче необходимо:

Проверить completeness всех записей (от приема до последнего увольнения).
Поставить подпись уполномоченного лица и печать организации (если она используется).
Получить расписку работника о получении трудовой книжки (можно в электронном виде).

Частые ошибки и как их избежать

Отсутствие ссылки на статью ТК РФ. Всегда указывайте соответствующий пункт и часть статьи.
Неправильная дата. Дата увольнения должна совпадать с датой, указанной в приказе.
Пропуск номера записи. Нумерация должна быть непрерывной; используйте журнал учета трудовых книжек.
Подпись работника в книжке. С 2021 года подпись работника не требуется – это распространённая ошибка.
Несвоевременная подача СЗВ‑ТД. Форма должна быть отправлена не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения.

Полезные шаблоны и ссылки

Для удобства работы кадровой службы рекомендуется иметь под рукой следующие документы:

Образец приказа об увольнении (форма Т‑8) – можно скачать в системе «КонсультантПлюс» или «Главбух».
Таблица формулировок записей (приведена выше) – удобно распечатать и держать на рабочем месте.
Инструкция по заполнению формы СЗВ‑ТД – доступна на сайте Социального фонда РФ.
Журнал учета трудовых книжек – для контроля нумерации записей.

Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении – это не только формальное требование законодательства, но и гарантия защиты прав как работника, так и работодателя. Следуя актуальному порядку, используя проверенные образцы формулировок и своевременно подавая электронные отчёты (СЗВ‑ТД), вы минимизируете риски споров и штрафов. Помните, что с года подпись работника в трудовой книжке больше не требуется, а основной способ внесения данных в электронную трудовую книжку – подача формы СЗВ‑ТД.

Если у вас остались вопросы по конкретным случаям увольнения (например, при увольнении за прогул или при переходе на выборную работу), рекомендуется обратиться к актуальным комментариям к ТК РФ или проконсультироваться с юристом по трудовому праву.