Трудовая книжка (ТК) – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ Правильное оформление записи о приёме на работу имеет решающее значение как для сотрудника (в дальнейшем при расчёте стажа, пенсии, пособий), так и для работодателя (избежать штрафов и претензий трудовой инспекции)․ Ниже представлен подробный гид, актуальный на 2026 год, с учётом последних изменений в законодательстве и рекомендаций экспертов․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст․ 66, 68 (основания для внесения записи);
- Постановление Минтруда РФ от № 69 – «Инструкция по заполнению трудовых книжек» (последняя редакция );
- Приказ Минтруда РФ от № 320н – утвердил форму ТК, порядок её ведения и хранения;
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ – введение электронной трудовой книжки (ЭТК) и порядок её ведения;
- Постановление Правительства РФ от № 1155 – новые правила заполнения бумажных ТК с (изменения в столбцах 3‑4, требования к печати и подписи)․
Все указанные нормативные акты обязательны для применения как кадровыми службами, так и бухгалтерией․
Структура записи о приёме на работу
В трудовой книжке предусмотрены следующие колонки (столбцы):
- Столбец 1 – порядковый номер записи;
- Столбец 2 – дата приёма на работу (день, месяц, год);
- Столбец 3 – сведения о принятии на работу (наименование организации, структурное подразделение, должность, профессия, специальность, вид работы);
- Столбец 4 – основание для записи (номер и дата приказа о приёме, либо номер и дата трудового договора);
- Столбец 5 – подпись ответственного лица (кадровик, руководитель) и расшифровка;
- Столбец 6 – печать организации (при наличии)․
С года в столбце 3 допускается указывать одновременно основное место работы и совместительство (при условии, что запись делается в одной строке)․ В столбце 4 больше не требуется ставить печать под записью – достаточно подписи ответственного лица․
Пошаговая инструкция заполнения записи о приёме на работу
- Подготовка документов:
- Трудовой договор или приказ о приёме на работу (оригинал или заверенная копия);
- Паспорт сотрудника (для сверки ФИО и даты рождения);
- Трудовая книжка сотрудника (если она уже ведётся) либо новый бланк ТК․
- Определение номера записи:
- Если книжка новая – первая запись получает номер «1»;
- Если уже есть записи – продолжаем нумерацию последовательно․
- Заполнение столбца 2 (дата):
- Указываем день, месяц и год фактического допуска к работе (день, указанный в трудовом договоре или приказе)․
- Заполнение столбца 3 (сведения о работе):
- Полное наименование организации (как в учредительных документах);
- Наименование структурного подразделения (отдел, служба, филиал) – при наличии;
- Должность, профессия, специальность (согласно штатному расписанию);
- Вид работы (основная, совместительство, вахтовый метод и т․п․)․
- Заполнение столбца 4 (основание):
- Написать: «Приказ № ____ от «__» ______ 20__ г․ о приёме на работу»;
- Либо: «Трудовой договор № ____ от «__» ______ 20__ г․»;
- Если основание – несколько документов (например, приказ и договор), указываем оба, разделяя точкой с запятой․
- Подпись и печать:
- В столбце 5 ставит подпись ответственного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и расшифровку (ФИО, должность);
- В столбце 6 – печать организации (если она предусмотрена внутренними нормативными актами)․ С печать под записью не обязательна, но допускается по желанию работодателя․
- Проверка:
- Сверяем ФИО, дату рождения и паспортные данные с данными в трудовом договоре;
- Проверяем корректность номера приказа/договора и даты;
- Убеждаемся, что нет исправлений, зачёркиваний или использованных корректоров – при ошибке делаем новую запись с пометкой «Исправлено» и ссылкой на предыдущую запись․
Особенности заполнения при разных формах ведения ТК
Бумажная трудовая книжка
- Заполняется черной или синей пастой (шариковой ручкой) – не допускается использование гелевых ручек, которые могут стираться;
- Все записи делаются печатными буквами, без сокращений, кроме общепринятых (например, «г․» для года);
- При первичном оформлении (первая запись) на ьном листе указываются: ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность, паспортные данные․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Запись о приёме формируется в личном кабинете работника на портале «Госуслуги» или в системе работодателя, интегрированной с ПФР;
- Обязательные поля аналогичны бумажному варианту: дата приёма, сведения о работе, основание (номер и дата приказа/договора);
- После сохранения запись автоматически подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) работодателя;
- Сотрудник получает уведомление и может подтвердить запись в своём личном кабинете․
Важно: если работник ведёт одновременно бумажную и электронную ТК, записи должны быть идентичными․ Расхождения могут привести к отказу в признании стажа․
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильная дата – указывают дату подписания договора вместо фактического допуска к работе․ Решение: всегда брать дату из пункта о дате начала трудовой деятельности в трудовом договоре или приказе․
- Сокращения в названии организации – например, «ООО «Ромашка»» вместо полного наименования․ Решение: писать полное название без кавычек, если они не являются частью официального наименования․
- Отсутствие указания структурного подразделения – при наличии филиалов или отделов․ Решение: вносить подразделение, если оно указано в штатном расписании․
- Неправильное основание – указывают только номер приказа без даты или наоборот․ Решение: обязательно указывать и номер, и дату документа․
- Исправления корректором – приводит к недействительности записи․ Решение: при ошибке зачёркиваем одну строку, пишем выше правильную запись и делаем пометку «Исправлено» с ссылкой на исправленную строку․
- Отсутствие подписи или печати – делает запись незавершённой․ Решение: всегда ставить подпись ответственного лица; печать – по внутреннему регламенту․
Образец записи о приёме на работу (бумажная ТК)
----------------------------------------------------------------- | № | Дата | Сведения о работе | Основание | Подпись | Печать | ----------------------------------------------------------------- | 1 | | ООО «СтройГрад», отдел строительства, инженер-строитель, категория I | Приказ № 45 от г․ | Иванов И․И․ | [печать]| -----------------------------------------------------------------
Примечание: если работа совместительская, в столбце 3 добавляем фразу «по совместительству» после должности․
Правильное заполнение трудовой книжки при приёме на работу – это не просто формальность, а гарантия защиты прав работника и соблюдения законодательства работодателем․ Следуя представленной инструкции, учитывая актуальные нормативные акты и избегая типичных ошибок, кадровики и руководители обеспечат корректное ведение трудовых книжек как в бумажном, так и в электронном виде․
Следите за обновлениями законодательства (особенно касающимися электронных трудовых книжек) и периодически проходите внутреннее обучение кадровой службы – это поможет избежать штрафов и обеспечит прозрачность трудовых отношений в вашей организации․