Трудовая книжка — это основной документ работника, в котором документально зафиксированы все изменения: переводы, увольнения и прием на работу․ Заполнение этого документа требует особой внимательности, так как любые ошибки могут привести к серьезным юридическим последствиям для работодателя․ Одно из самых сложных оснований для увольнения — это прогул․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести запись, рассмотрим образцы заполнения на бумажном носителе, а также затронем вопрос электронной трудовой книжки (ЭТК)․
Что такое прогул и как его правильно оформить?
Прогул, это отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительных причин более 4 часов подряд или в течение всей рабочей смены (подп․ «а» п․ 6 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ)․ Прежде чем вносить запись в трудовую книжку, необходимо соблюсти строгую процедуру:
- Шаг 1․ Составить акт об отсутствии на рабочем месте․
- Шаг 2․ Потребовать от работника письменное объяснение (на это дается 2 рабочих дня)․
- Шаг 3․ Если объяснение не предоставлено, составить акт об отказе дать объяснения․
- Шаг 4․ Оформить приказ об увольнении․
Только после подписания приказа можно вносить запись в трудовую книжку․
Правила внесения записи об увольнении за прогул
При увольнении за прогул в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ․ Формулировка должна быть четкой и не допускать двоякого толкования․
Пошаговое заполнение бумажной трудовой книжки:
- Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи․
- Графа 2 (Дата): Указывается дата увольнения в формате ДД․ММ․ГГГГ (например, )․
- Графа 3 (Сведения о работе): Вносится запись: «Трудовой договор расторгнут в связи с прогулом, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»․ Увольнение должно быть оформлено как расторжение трудового договора․
- Графа 4 (Основание): Указывается дата и номер приказа об увольнении (например, «Приказ от № 45-к»)․
Образец заполнения трудовой книжки за прогул
Ниже представлен наглядный пример того, как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о работе»․
Пример заполнения:
№ записи: 15
Сведения о работе: Трудовой договор расторгнут в связи с прогулом, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации․
Должность менеджера по кадрам: Подпись И․О․ Фамилия
Работник: Подпись И․О․ Фамилия
Основание: Приказ от № 45-к
Что делать, если работник месяц не появляется на работе и на связь не выходит?
Частая ситуация: работник месяц не появляется на работе, на связь не выходит․ Как правильно уволить работника за прогул в этом случае? Здесь важно понимать:
- Уволить за прогул можно только за последние 12 месяцев с момента его совершения (срок давности)․
- Каждый день отсутствия нужно фиксировать актом;
- Объяснительную нужно запрашивать заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу регистрации работника․
- Если письмо вернулось с отметкой о невручении или истекли 2 рабочих дня с момента получения письма работником, составляется акт о непредоставлении объяснений, и только после этого издается приказ․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): максимальная информация
С 2020 года в России ведутся электронные трудовые книжки․ Работники, перешедшие на ЭТК, не получают бумажный дубликат․ Поэтому кадровикам важно знать нюансы работы с ЭТК․
Как заполнить ЭТК?
Заполнение ЭТК происходит не от руки, а путем отправки отчета по форме ЕФС-1 (Единый фонд социальных выплат) в Социальный фонд России (СФР)․ В отчете заполняется блок «Сведения о трудовой деятельности»․ В нем указываются:
- Код выполняемой функции (при наличии);
- Код причины увольнения (для прогула, «ДР»);
- Основание для увольнения (номер и дата приказа);
- Формулировка причины увольнения (должна дословно совпадать с ТК РФ)․
Когда ее заполнить?
Сведения об увольнении работника должны быть направлены в СФР не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении․ Это критически важное отличие от бумажной книжки, которая выдается в день увольнения․
При увольнении как оформить ЭТК?
При увольнении сотрудника с ЭТК работодатель обязан:
- Издать приказ об увольнении․
- В день увольнения предоставить работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (выдается на бумаге под подпись или направляется в электронном виде, если это предусмотрено внутренним регламентом и согласием работника)․
- Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа отправить данные в СФР через систему электронного документооборота (например, Контур․Экстерн, СБИС и др․)․
Исправление записи: если суд изменил основание увольнения
Бывают случаи, когда сотрудника уволили за прогул, но по решению суда основание увольнения должно быть другое (например, увольнение по собственному желанию или по соглашению сторон)․ В таком случае работодатель обязан внести исправления в его трудовую книжку․
Как внести исправление в бумажную книжку?
В разделе «Сведения о работе» после последней записи работодателя вносится новая запись:
- Графа 1: Следующий порядковый номер․
- Графа 2: Дата внесения исправления․
- Графа 3: Запись: «Запись за номером [номер неверной записи] недействительна․ Уволен [новая формулировка согласно решению суда], [ссылка на статью ТК РФ], в связи с решением суда от [дата суда]»․
- Графа 4: Указывается дата и номер нового приказа (об изменении формулировки) или реквизиты решения суда․
Как внести исправление в ЭТК?
Для электронной трудовой книжки процедура иная․ Самостоятельно удалить или отредактировать отправленные данные работодатель не может․ Необходимо:
- Издать приказ об изменении формулировки основания увольнения․
- Отправить в СФР корректирующий отчет по форме ЕФС-1 с указанием нового кода причины увольнения и новой формулировки․
- Выдать работнику новую форму СТД-Р с актуальными данными․
Увольнение за прогул — это сложный процесс, который требует скрупулезного сбора доказательной базы и безупречного оформления документов․ Запись в трудовой книжке (как бумажной, так и электронной) должна строго соответствовать Трудовому кодексу РФ․ Помните, что любая ошибка может стать поводом для восстановления работника на должности через суд, а своевременная подача отчетов по ЭТК убережет работодателя от штрафов со стороны контролирующих органов․