Заполнение трудовой книжки при заключении срочного трудового договора — важный процесс, требующий точного соблюдения законодательных норм. Несмотря на то, что срочный договор имеет временный характер, он не освобождает работодателя от обязанности вести учет трудовой деятельности сотрудника в соответствии с действующим законодательством РФ. В 2026 году правила заполнения трудовых книжек регулируются Приказом Минфина России от № 55н, который утвердил новый бланк и порядок ведения трудовых книжек.
Основные принципы заполнения трудовой книжки при срочном договоре
Согласно письму Роструда от № 937-6-1, в трудовой книжке не требуется указывать, что трудовой договор является срочным. Это означает, что в графе «Сведения о приеме на работу» не нужно писать фразы вроде «принят на работу по срочному трудовому договору» или «на срок до …».
Важно помнить: сам факт заключения срочного договора не должен отражаться в трудовой книжке. Вместо этого вносится только общая информация о приеме на работу, как при бессрочном договоре.
Как правильно заполнить запись о приеме на работу
Запись о приеме на работу в трудовую книжку при срочном договоре должна содержать следующие элементы:
- Дата приема — день, месяц, год (в формате ДД.ММ.ГГГГ)
- Наименование должности — точно по штатному расписанию
- Основание для приема — указывается только номер и дата приказа о приеме на работу
Пример заполнения записи о приеме на работу:
- Дата:
- Сведения о приеме: Принят на работу в должность менеджера по продажам
- Основание: Приказ № 45-р от
Все записи должны быть сделаны чернилами черного цвета, разборчиво, без помарок и исправлений. Если ошибка допущена — запись признается недействительной, и вносится новая с указанием номера и даты исправления.
Запись об увольнении по истечении срока трудового договора
При окончании срока действия договора работодатель обязан внести запись об увольнении. В этом случае указывается именно основание увольнения — истечение срока договора, а не «прекращение срочного договора» или другие формулировки.
Пример заполнения записи об увольнении:
- Дата:
- Сведения об увольнении: Уволен по истечении срока трудового договора
- Основание: Пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ
Важно! Не допускается использование формулировок вроде:
- «Уволен по окончании срока действия договора» — неправильно
- «Договор прекращен» — неправильно
- «Уволен по инициативе работодателя» — неправильно (если это именно истечение срока)
Правильная формулировка — «Уволен по истечении срока трудового договора», является единственно допустимой и соответствует судебной практике и разъяснениям Роструда.
Что НЕ нужно указывать в трудовой книжке
Несмотря на то, что в трудовом договоре обязательно указывается срок его действия, в трудовой книжке:
- Не указывается срок действия договора (например, «с по »)
- Не указывается основание заключения срочного договора (например, «на время выполнения сезонных работ» или «на время отсутствия основного сотрудника»)
- Не указывается номер или дата самого трудового договора
Эти сведения хранятся в личном деле работника и в самом трудовом договоре, но в трудовую книжку они не вносятся. Это правило закреплено в письме Роструда и подтверждено судебными актами.
Ошибки, которые могут привести к штрафам
Неправильное заполнение трудовой книжки — частая причина проверок и штрафов со стороны Государственной инспекции труда. Вот основные нарушения:
- Указание в трудовой книжке, что договор срочный — нарушение п. 1 письма Роструда № 937-6-1
- Использование неправильной формулировки при увольнении — основание для признания увольнения незаконным
- Неправильное оформление дат, подписей, печатей — делает запись недействительной
- Отсутствие записи о приеме или увольнении — нарушение ст. 66 ТК РФ
Штрафы за нарушения ведения трудовых книжек могут достигать 50 000 рублей для юридических лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).
Образец полного заполнения трудовой книжки (для срочного договора)
Рассмотрим пример заполнения трудовой книжки для сотрудника, принятого на работу по срочному договору на 6 месяцев:
Запись № 1 — Прием на работу
- Дата:
- Сведения о приеме: Принят на работу в должность менеджера по продажам
- Основание: Приказ № 45-р от
Запись № 2 — Увольнение
- Дата:
- Сведения об увольнении: Уволен по истечении срока трудового договора
- Основание: Пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ
Примечание: В графе «Примечания» ничего не указывается. Все дополнительные сведения (например, о причине заключения срочного договора) хранятся в личном деле и в самом трудовом договоре.
Рекомендации работодателю
- Всегда заключайте срочный трудовой договор в письменной форме, указывая в нем срок и основание (ст. 59 ТК РФ).
- Издайте приказ о приеме и увольнении — именно по нему вносятся записи в трудовую книжку.
- Следите за сроками: если работник продолжает работать после окончания срока договора, он автоматически становится бессрочным (ст. 58 ТК РФ).
- Храните копии трудовых договоров и приказов не менее 75 лет (в соответствии с архивными нормами).
- Проводите регулярную проверку трудовых книжек, хотя бы раз в квартал.
Заполнение трудовой книжки при срочном трудовом договоре — это не просто формальность, а важный элемент правового регулирования трудовых отношений. Правильное оформление защищает как работника, так и работодателя от споров, проверок и штрафов. Главное правило: в трудовой книжке указывается только факт приема и увольнения, а не характер договора.
Соблюдение требований Приказа № 55н и разъяснений Роструда позволяет избежать юридических рисков и обеспечивает полную законность трудовых отношений. Не забывайте: в трудовой книжке — только то, что обязательно по закону. Всё остальное — в личном деле и в договоре.
Важно! Данный образец актуален на 23 мая 2026 года и соответствует действующему законодательству РФ на эту дату. Рекомендуется периодически проверять обновления на официальных сайтах Минтруда и Роструда.