Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Для руководителей организаций (генерального директора, директора, президента и т.п.) оформление записей имеет свои нюансы, связанные с особенностями назначения, увольнения и совместительства. Ниже представлен подробный руководство по заполнению трудовой книжки руководителя, включающее нормативные требования, пошаговые инструкции и готовые образцы записей.
Структура трудовой книжки
Трудовая книжка состоит из следующих разделов:
- Титульный лист – сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия).
- Сведения о работе – основной раздел, в котором фиксируются приёмы, переводы, увольнения.
- Сведения о награждениях – поощрения, благодарности, награды.
- Сведения о профессии (специальности, квалификации) – изменения квалификационного уровня.
Для руководителей наиболее важным является раздел «Сведения о работе», поскольку именно в нём отражаются кадровые перемещения на высших должностях.
Запись о приёме на работу руководителя
При оформлении приёма на работу руководителя необходимо руководствоваться:
- Приказом (распоряжением) о назначении на должность.
- Трудовым договором (контрактом).
- Протоколом общего собрания участников (акционеров) или решением совета директоров, если назначение осуществляется таким образом.
Пример записи в трудовой книжке генерального директора ООО «Ромашка» (приём на работу):
ООО «Ромашка» (сокр. – ООО «Ромашка») Директор (генеральный директор) Принят на работу по приказу № 45‑к от (на основании решения общего собрания участников от , протокол № 12)
Пояснения к записи:
- В графе 1 указывается порядковый номер записи.
- В графе 2 – дата приёма на работу.
- В графе 3 – полное наименование организации и, при наличии, её сокращённое наименование.
- В графе 4 – должность (в соответствии с штатным расписанием) и основание приёма (приказ, договор, решение собрания).
Пошаговая инструкция
- Определите номер записи (последний номер в разделе + 1).
- Укажите дату, указанную в приказе о приёме.
- Внесите полное наименование организации; если organisation имеет официальное сокращение, запишите его в скобках.
- Укажите должность руководителя (например, «Генеральный директор»).
- Ссылка на основание: номер и дата приказа, либо номер протокола собрания и дата его проведения.
- Подпись уполномоченного лица (кадровик, директор по персоналу) и печать организации.
Запись о переводе на другую должность (внутри организации)
Перевод руководителя на другую руководящую позицию оформляется аналогично приёму, но в графе 4 указывается «Переведён» и новая должность.
Пример:
ООО «Ромашка» (сокр. – ООО «Ромашка») Заместитель генерального директора по финансам Переведён с должности генерального директора на должность заместителя генерального директора по финансам по приказу № 78‑к от
Запись об увольнении руководителя
Увольнение руководителя может происходить по различным основаниям:
- по собственному желанию;
- по соглашению сторон;
- по инициативе работодателя (например, сокращение штата, нарушение трудовой дисциплины);
- по истечению срока трудового договора (срочный контракт).
В каждом случае формулировка записи имеет свои особенности.
Увольнение по собственному желанию
Пример записи:
ООО «Ромашка» (сокр. – ООО «Ромашка») Генеральный директор Уволен по собственному желанию по заявлению от № 102
Увольнение по соглашению сторон
Пример записи:
ООО «Ромашка» (сокр. – ООО «Ромашка») Генеральный директор Уволен по соглашению сторон по соглашению от № 15
Увольнение по инициативе работодателя
Пример записи (сокращение штата):
ООО «Ромашка» (сокр. – ООО «Ромашка») Генеральный директор Уволен в связи с сокращением штата по приказу № 03‑к от
Увольнение по истечении срока трудового договора
Пример записи:
ООО «Ромашка» (сокр. – ООО «Ромашка») Генеральный директор Трудовой договор прекращён по истечении срока (срочный трудовой договор от № 2025/07)
После каждой записи о увольнении необходимо поставить подпись уполномоченного лица и печать организации. Если печать отсутствует (например, в микропредприятии), достаточно подписи руководителя кадровой службы.
Запись о совместительстве
Если руководитель одновременно занимает другую должность (например, является членом совета директоров другой организации), запись о совместительстве вносится в том же разделе «Сведения о работе».
Пример:
ЗАО «Альфа‑Инвест» (сокр. – ЗАО «Альфа‑Инвест») Член Совета директоров Совместительствo (внутреннее) по приказу № 12‑к от
Важно: запись о совместительстве не заменяет основную запись о месте работы; она дополняет её.
Заверение записи
Согласно пункту 6 Правил ведения трудовых книжек, каждая запись должна быть заверена:
- подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (кадровик, руководитель отдела кадров);
- печатью организации (если она имеется).
Если печать отсутствует, допустимо заверение только подписью, но в этом случае рекомендуется указать должность подписавшего и дату заверения.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие ссылки на основание. Всегда указывайте номер и датa приказа, протокола или трудового договора.
- Неправильное формулирование должности; Используйте точное наименование из штатного расписания.
- Наложение текста. Делайте отступ между строками, чтобы записи не пересекались.
- Отсутствие подписи или печати. Проверяйте заверение перед сдачей книжки сотруднику.
- Неправильная нумерация. Номер записи должен следовать последовательно без пропусков.
Полезные ресурсы и образцы (2025‑2026 гг.)
Для удобства работы с трудовыми книжками рекомендуем воспользоваться следующими источниками:
- КонсультантПлюс – актуальные формы и образцы записей (например, «Запись в трудовой книжке об увольнении генерального директора», 2026 г.).
- Система Кадры – более 100 образцов записей для различных ситуаций, включая совместительство и переводы.
- Главбух Ассистент – готовые шаблоны заполнения трудовой книжки руководителя за 2026 год.
- Приказ Минтруда России № 320н – нормативный акт, регулирующий порядок ведения трудовых книжек.
Скачать бланки и примеры можно непосредственно с сайтов указанных систем после бесплатной регистрации (обычно предоставляется пробный период 2 дня).
Правильное оформление записей в трудовой книжке руководителя – залог законности кадровых процедур и защиты прав как работника, так и работодателя. Следуя представленным инструкциям, используя актуальные образцы и избегая типичных ошибок, вы обеспечите корректное ведение трудовой книжки и минимизируете риски споров в будущем.
Помните, что каждая запись должна быть точной, подтверждена соответствующим документом и заверена подписью и печатью организации. Только тогда трудовая книжка будет иметь полную юридическую силу.