Дата актуализации:  г.

Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую историю работника. При увольнении в неё вносятся обязательные записи, которые должны полностью соответствовать приказу (распоряжению) об увольнении. Ошибки в заполнении могут привести к проблемам при последующем трудоустройстве или получении социальных выплат.

Содержание статьи

1. Нормативно‑правовая база
2. Когда вносится запись
3. Пошаговый алгоритм заполнения
4. Образцы записей для разных причин увольнения
5. Типичные ошибки и как их избежать
6. Электронные трудовые книжки
7. Часто задаваемые вопросы

---

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), глава 5, статья 77 — регулирует порядок оформления записей об увольнении.
• Постановление Минтруда РФ от  № 320н «О порядке заполнения трудовых книжек» (п. 5.1‑5.6).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая приказом Минтруда РФ от  № 69.
• Приказ Минтруда России от  № … (в случае обновления форматов).

Согласно пункту 5.1 инструкции, запись об увольнении вносится в день увольнения (не позднее 7 дней после издания приказа) и должна полностью соответствовать тексту приказа.

---

Когда вносится запись

Запись в трудовую книжку делается:

• в день фактического прекращения трудового договора (последний рабочий день);
• при выдаче работнику трудовой книжки в тот же день (п. IV Инструкции Минтруда);
• в случае увольнения «из отпуска» — указывается последний отпускной день.

Если работник уходит в отпуск и в последний день отпуска получает приказ об увольнении, запись делается с датой окончания отпуска.

---

Пошаговый алгоритм заполнения записи об увольнении

Шаг 1. Подготовка приказа

Убедитесь, что в приказе указаны:

• номер и дата приказа;
• полное ФИО работника;
• дата увольнения (последний рабочий день);
• основание увольнения (статья 77 ТК РФ, пункт 1, 2 и т.д.).

Шаг 2. Открытие нужной страницы трудовой книжки

Запись вносится в раздел «Записи об увольнении», который находится в основной части книжки (или во вкладыше, если он используется). Нумерация записей должна быть сквозной, т.е. продолжается от последней записи в основной части.

Шаг 3. Заполнение граф

Графа	Что указывается
Номер записи	Арабскими цифрами, последовательно (например, 12).
Дата увольнения	В формате ДД;MM.ГГГГ, с ведущим нулём .
Наименование документа	«Приказ № Х от ДД.MM.ГГГГ».
Основание увольнения	Текст приказа, например: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон» или «Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя (ст. 77 п. 1 ТК РФ)».
Подпись работодателя	Подпись (расшифровка) руководителя, подпись лица, ответственного за кадровое делопроизводство.

Шаг 4. Проверка соответствия приказу

Сравните каждую строку записи с текстом приказа. Любое расхождение считается нарушением (п. 5.3 Инструкции).

Шаг 5. Выдача трудовой книжки

Работодатель обязан выдать книжку работнику в день увольнения, вместе с записью. При этом подпись работника в журнале учёта движения ТК не требуется (п. 36 Порядка 320н).

---

Образцы записей для разных причин увольнения

4.1 Увольнение по собственному желанию

1 Приказ № 45 от Трудовой договор расторгнут по собственному желанию работника (ст. 77 п. 2 ТК РФ) /Иванов И.И./

4.2 Увольнение по инициативе работодателя (нарушение трудовой дисциплины)

2 Приказ № 78 от Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя (ст. 77 п. 1 ТК РФ) /Петров П.П./

4.3 Увольнение в связи с истечением срока трудового договора

3 Приказ № 102 от Трудовой договор расторгнут в связи с истечением срока (ст. 77 п. 3 ТК РФ) /Сидорова А.А./

4.4 Увольнение из отпуска

4 Приказ № 110 от Трудовой договор расторгнут в последний отпускной день (ст. 77 п. 4 ТК РФ) /Кузнецов К.К./

---

Типичные ошибки и как их избежать

• Неправильный формат даты. Дата должна быть в виде ДД.MM.ГГГГ с ведущим нулём.
• Отсутствие ссылки на статью ТК РФ. Указывайте точный пункт и часть (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
• Пропуск номера записи. Пропуск нарушает сквозную нумерацию и усложняет поиск.
• Запись не совпадает с приказом. Текст записи обязан полностью повторять формулировку приказа.
• Запись внесена позже 7‑ти дней. По закону запись должна быть сделана в течение недели, а при увольнении – в тот же день.
• Отсутствие подписи ответственного лица. Должна быть подпись (с расшифровкой) руководителя или уполномоченного кадровика.

Для избежания ошибок рекомендуется использовать шпаргалку для кадровика, где указаны готовые формулировки для всех вариантов увольнения.

---

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2021 года в России активно вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК). Процедура заполнения схожа с бумажной, но реализуется в системе «Госуслуги» или в специализированных кадровых сервисах (например, Контур.Бухгалтерия, Моё дело).

• Запись в ЭТК вносится автоматически после загрузки приказа в систему.
• Работодатель обязан предоставить работнику доступ к ЭТК в день увольнения (через мобильное приложение или личный кабинет).
• ЭТК имеет те же требования к содержанию записи, что и бумажный вариант (пункт 5.1‑5.6 Инструкции).

Преимущества ЭТК:

• Отсутствие риска потери бумаги;
• Мгновенная проверка записей инспекцией труда;
• Удобный поиск и экспорт данных.

---

Часто задаваемые вопросы

7.1 Нужно ли подписывать запись в трудовой книжке?

Только подпись работодателя (руководителя или уполномоченного кадровика). Подпись работника в записи об увольнении не требуется (п. 36 Порядка 320н).

7.2 Что делать, если в книжке уже есть ошибка?

Ошибка исправляется зачеркиванием неправильного текста, подписью и расшифровкой лица, вносящего исправление, а затем внесением корректной записи в следующую строку.

7.3 Можно ли не выдавать трудовую книжку, если работник отказывается её принимать?

Работодатель обязан выдать книжку в день увольнения. Если работник отказывается, необходимо оформить акт о невозможности выдачи, подписанный обеими сторонами, и выдать копию акта.

7.4 Как оформить запись, если увольнение происходит по соглашению сторон?

В приказе указывается «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон (ст. 77 п. 6 ТК РФ)». Запись в книжке формулируется точно так же.

7.5 Нужно ли указывать номер приказа в записи?

Да, в графе «Наименование документа» указывается полное наименование приказа, включая его номер и дату.

---

Заполнение трудовой книжки при увольнении – процесс, требующий внимательности и строгого соблюдения нормативных требований. Следуя описанному выше алгоритму, используя готовые образцы и проверяя каждую запись на соответствие приказу, вы избежите типичных ошибок и обеспечите работнику корректное оформление трудовой истории.

Помните, что правильная запись в трудовой книжке — это не только юридическая обязанность работодателя, но и гарантия прав работника при поиске новой работы или получении социальных выплат.