Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. Правильное её оформление и заполнение требует соблюдения ряда нормативных требований, установленных законодательством РФ. В статье подробно рассмотрены все этапы заполнения трудовых книжек, изменения, вступившие в силу в 2021‑2026 годах, а также практические рекомендации для работодателей.

Нормативно‑правовая база

Для правильного оформления трудовых книжек используются следующие документы:

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках, изготовлении бланков трудовых книжек и обеспечении их работодателям».
• Приказ Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
• Приказ Минфина России от 19 мая 2021 г. № 320н «Правила ведения и хранения трудовых книжек».
• Собрание законодательства РФ, статья 66.1 ТК РФ (право работодателя получать сведения о трудовой деятельности).

Все перечисленные акты действуют с 01 сентября 2021 года, заменив предыдущие инструкции.

Ключевые изменения с 2021 года

С вступили в силу новые требования:

1. Установлен единый порядок заполнения всех полей трудовой книжки.
2. Введена обязательная печать и подпись работодателя при выдаче дубликата.
3. Уточнены правила внесения сведений о поощрениях, награждениях и профсоюзных мероприятиях.
4. Повышены требования к оформлению вкладышей и их хранению.

Общие требования к заполнению трудовой книжки

Перед тем, как приступить к заполнению, необходимо убедиться в соблюдении следующих условий:

• Трудовая книжка должна быть оформлена в установленном образце (форма № ТК‑1).
• Все записи вносятся только после подписания работником соответствующего документа (приказа об увольнении, согласия на перевод и т.д.).
• Заполняются только актуальные сведения, подтверждённые документально (трудовой договор, приказы, табели и др.).

Структура записи в трудовой книжке

Трудовая книжка состоит из нескольких разделов, каждый из которых имеет свои реквизиты:

1. Сведения о работнике – ФИО, дата рождения, паспортные данные, место рождения.
2. Сведения о работе – наименование организации, подразделение, должность, дата начала работы, место работы.
3. Сведения о трудовом стаже – периоды работы в разных организациях, общий и страховой стаж.
4. Сведения о награждениях и поощрениях – указание на ордена, медали, благодарности.
5. Сведения о дисциплинарных взысканиях – если они имеются.
6. Вкладыш (при необходимости) – дополнительные сведения, например, об образовании, профессиональных квалификациях.

Пошаговый порядок заполнения

Ниже изложен типичный алгоритм заполнения трудовой книжки в 2025‑2026 годах.

1. Сбор необходимой документации.
2. Определение типа записи (первичная запись, внесение изменений, выдача дубликата).
3. Заполнение реквизитов в соответствии с образцом.
4. Подпись работника и работодателя.
5. Печать организации (при необходимости).
6. Хранение и учёт – оформление акта приёма‑передачи.

Сбор документации

Для каждой записи требуются:

• Трудовой договор.
• Приказ об увольнении, переводе, повышении квалификации.
• Трудовая карточка (если используется).
• Документы, подтверждающие стаж, образование, награды.

Определение типа записи

Существует три основных типа записи:

• Первичная запись – при приёме на работу.
• Изменение – при изменении данных (перевод, повышение, увольнение).
• Дубликат – при выдаче копии книжки (потеря, повреждение).

Заполнение реквизитов

Заполнение происходит в строгом порядке, указанном в Правилах ведения и хранения трудовых книжек:

1. ФИО работника – в первой колонке.
2. Дата рождения и место рождения – во второй колонке.
3. Паспортные данные – в третьей колонке.
4. Место рождения – в четвёртой колонке.
5. Сведения о работе – наименование организации, подразделения, должность, дата начала работы.
6. Сведения о стаже – период работы в предыдущих местах, общий и страховой стаж.
7. Сведения о награждениях – название ордена/медали, дата награждения, номер приказа.
8. Сведения о дисциплинарных взысканиях – дата, тип взыскания, основание.
9. Вкладыш – при необходимости (образец в Приложении к Правилам).

Подписи и печать

После заполнения реквизитов:

• Работник ставит подпись внизу каждой страницы.
• Работодатель подписывает запись и ставит печать организации.
• При выдаче дубликата подписи обеих сторон и печать делаются в двух экземплярах.

Хранение и учёт

Хранение трудовых книжек регламентируется Правилом № 320н:

• Книжки хранятся в отдельном архиве (или в кадровом отделе) в течение всего срока действия трудовых отношений.
• Ведётся журнал учёта: номер, ФИО, дата выдачи, дата возврата.
• При увольнении оригинал передаётся работнику, а копия остаётся в архиве.

Частые ошибки и как их избежать

Для снижения риска ошибок рекомендуется учитывать следующие рекомендации:

• Не заполняйте поля без подтверждающих документов. Любая запись должна быть подкреплена приказом или договором.
• Соблюдайте единый формат дат (ДД.ММ.ГГГГ).
• Проверяйте соответствие ФИО – не допускайте ошибок в написании фамилии, имени и отчества.
• Не забывайте про вкладыши – они обязательны при наличии дополнительных сведений (образование, квалификации).
• Сохраняйте копии всех приказов в личном деле работника.

Примеры заполнения

Ниже приведены примеры заполнения отдельных полей.

Пример первичной записи

ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Место рождения: г. Москва
Паспорт: серия 45 01 123456, выдан ОУФМС России по г. Москве 
Место работы: ОАО «Строительный мост», отдел монтажа
Должность: Инженер-проектировщик
Дата начала работы: 
Общий стаж: 0 лет 0 месяцев
Страховой стаж: 0 лет 0 месяцев
Награждения: – (отсутствуют)
Вкладыш: Высшее образование – МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2012 г., специализация «Механика».

Пример записи об увольнении

ФИО: Петров Алексей Сергеевич
Дата увольнения: 
Основание увольнения: По соглашению сторон
Последний рабочий день: 
Последняя должность: Старший менеджер по продажам
Последний отдел: Отдел продаж
Последний стаж в организации: 2 года 3 месяца
Приказ № 154 от «Об увольнении Петрова А.С.»
Подпись работника: ______________________
Подпись работодателя: ______________________
Печать организации: ______________________

Выдача дубликата трудовой книжки

Дубликат выдается в следующих случаях:

1. Потеря оригинала.
2. Повреждение страниц, не подлежащих восстановлению.
3. Требование работника о выдаче копии для подачи в другую организацию.

Процедура выдачи:

• Работник подаёт заявление о выдаче дубликата.
• Работодатель оформляет акт выдачи дубликата.
• В акте указываются причины выдачи, дата, подписи сторон, печать.
• Дубликат оформляется в том же образце, что и оригинал.
• Оригинал уничтожается (если это предусмотрено внутренними нормами).

Порядок заполнения трудовых книжек строго регламентирован нормативными актами, которые регулярно обновляются. Соблюдение указанных требований позволяет:

• Обеспечить юридическую корректность всех записей.
• Упростить процесс аудита и контроля со стороны государственных органов.
• Сократить количество ошибок и спорных ситуаций при увольнении или переводе работников.

Рекомендуется регулярно проводить внутренний аудит заполнения трудовых книжек, использовать актуальные образцы форм и поддерживать порядок хранения в соответствии с Приказом Минфина № 320н.

Соблюдая эти правила, работодатель минимизирует риски и гарантирует прозрачность трудовой деятельности своих сотрудников.