Трудовая книжка – один из главных документов, фиксирующих трудовое правоотношение между работником и работодателем. Правильное её оформление и своевременное пополнение – гарантия юридической чистоты отношений и отсутствия проблем при контроле со стороны инспекций. В статье собраны актуальные требования, инструкции и примеры заполнения трудовой книжки в 2025‑2026 годах.

Общие принципы заполнения

Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (КонсультантПлюс N 225), в книжке фиксируются такие сведения:

• Фамилия, имя, отчество работника;
• Дата рождения;
• Место рождения;
• Сведения о гражданстве;
• Сведения о месте и дате заключения трудового договора;
• Должность, профессия, разряд;
• Сведения о прохождении службы в вооруженных силах;
• Сведения об образовании;
• Сведения об изменении фамилии, имени, отчества;
• Сведения об увольнении, переводе, переходе на другую работу и т.д.

Записи вносятся в графах 1‑7 (по новому образцу). Порядковый номер записи ставится в первой графе, дата – во второй, а основной сведения – в третьей.

Последовательность внесения записей

1. Определяется тип записи (приём, увольнение, изменение данных и т.п.).
2. В графе 1 ставится очередной порядковый номер записи.
3. В графе 2 указывается дата, когда произошло событие.
4. В графе 3 вписывается основной сведения (например, основание увольнения, новая должность и т.д.).
5. При необходимости в графе 4 указываются дополнительные сведения (например, номер приказа).

Запись при приёме на работу

При приёме сотрудника в организацию в 2026 году необходимо оформить запись в соответствии с действующими правилами.

• Сроки: копию трудовой книжки выдают в течение трёх рабочих дней после получения письменного заявления работника (ст. 62 ТК РФ).
• Оформление копии: копируются все заполненные страницы, начиная с внутренней стороны обложки.
• Заполнение:
  • Графа 1 – ставится номер записи (обычно 1);
  • Графа 2 – указывается дата приёма;
  • Графа 3 – указывается основной сведения: «Приём на работу»;
  • Графа 4 – при необходимости указывается номер приказа или договора.

Пример записи:

Графа 1: 1
Графа 2: 
Графа 3: Приём на работу
Графа 4: Приказ № 123 от 

Особенности заполнения при увольнении

Увольнение – один из самых ответственных моментов. В книжке фиксируются сведения о прекращении трудового договора, а также основание увольнения.

• Основания увольнения (ст. 81 ТК РФ):
  • По соглашению сторон;
  • По инициативе работодателя (в т.ч. по статье 81 ТК РФ);
  • По инициативе работника;
  • В результате ликвидации работодателя;
  • При переходе на другую постоянную работу у другого работодателя.
• Запись в графе 7: указывается основание увольнения, например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника (п.)».
• Сроки: запись вносится в течение трёх рабочих дней после факта увольнения.

Пример записи об увольнении по собственному желанию:

Графа 1: 5
Графа 2: 
Графа 3: Увольнение по собственному желанию
Графа 4: Приказ № 45 от 

Записи об изменении данных работника

В книжку вносятся сведения о:

• Изменении фамилии, имени, отчества;
• Получении нового образования;
• Прохождении службы в армии;
• Переводе на другую постоянную работу;
• Переходе на электронную форму трудовой книжки.

Каждая из этих записей оформляется аналогично общим правилам: номер, дата, основное сведения.

Пример изменения фамилии

Графа 1: 3
Графа 2: 
Графа 3: Смена фамилии (приказ № 78 от )
Графа 4: — 

Дублирование и электронная форма

С 1 января 2024 года наниматели обязаны оформлять дубликат трудовой книжки в два этапа:

1. Запрос информации о всех местах работы работника в Федеральной службе по надзору в сфере труда (ФСЗН).
2. Оформление нового бланка на основании полученных данных.

Электронная трудовая книжка заполняется аналогично бумажной, однако в графе 7 указываются сведения о переходе на электронный формат.

Практические рекомендации

• Проверяйте сроки: любые записи должны быть сделаны не позднее трёх рабочих дней с момента события.
• Сохраняйте копии: при оформлении копий книги сохраняйте оригиналы записей.
• Используйте актуальные образцы: в 2025‑2026 годах действуют новые бланки, утверждённые Министерством труда.
• Контролируйте соответствие ТК РФ: все записи должны соответствовать Трудовому кодексу РФ.
• Обучайте персонал: бухгалтерию и отделу кадров необходимо регулярно проводить инструктажи по заполнению книжки.

Правильное заполнение трудовой книжки – важный элемент юридической дисциплины в любой организации. Соблюдая инструкцию, сроки и требования, работодатель минимизирует риск ошибок, а сотрудник получает подтверждённый документ о своём трудовом стаже. Приведённые примеры и рекомендации помогут быстро и без ошибок оформить все необходимые записи, будь то приём, перевод, увольнение или изменение данных.

Для более детального ознакомления с образцами заполнения рекомендуется скачать актуальные бланки с официального сайта nalog-nalog.ru или обратиться в консалтинговую службу.