Дата актуализации: г. 07:32:23
Содержание
- Общие положения и правовая база
- Исторический обзор: как менялись правила
- Пошаговая инструкция (2026 г;)
- Примеры заполнения по годам
- Часто задаваемые вопросы
Общие положения и правовая база
Трудовая книжка — официальный документ‚ фиксирующий трудовую историю работника. Ведение и заполнение трудовых книжек регулируется:
- Постановлением Минтруда России № 69 от г. (редакция от г.) – Инструкция по заполнению трудовых книжек (регистрационный номер 5219 в Минюсте).
- Постановлением Госкомтруда СССР от г. № 620 «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек» (для исторических справок).
- Нормативными актами Республики Беларусь (постановление 40 от 2021 г.) – применимо только к работодателям‚ работающим в РБ.
С 2023 года в России введён обязательный дополнительный журнал учёта трудовых книжек‚ где фиксируются движения оригиналов и дубликатов. При этом правила заполнения самого документа остались прежними‚ но появились новые требования к подписи и печати.
Исторический обзор: как менялись правила
1970‑е годы (СССР)
Первоначальная инструкция (постановление 620 от 1958 г.) предусматривала:
- Запись о приёме на работу в виде «Принят в должность … с … по …».
- Отсутствие обязательных печатей; подпись ставилась только у работника и у лица‚ ответственного за ведение книжки.
1990‑е годы (постсоветский период)
С распадом СССР появились региональные нормы‚ но в целом структура книжки не изменилась. Появилась рекомендация указывать месяц прописью и ставить печать организации.
2003 г. – Постановление Минтруда № 69
Ключевые нововведения:
- Установлен единый порядок заполнения всех разделов (приём‚ переводы‚ приостановка‚ увольнение).
- Обязательная подпись работника и лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек (обычно кадровик).
2016 г. – Редакция приказа от
Уточнены требования к оформлению даты:
- Число и год — цифрами‚ месяц — прописью (пример: «12 апреля 2026 г.»).
- Обязательное указание кода подразделения организации (если он есть);
2022 г. – Практика применения статьи 83 ТК РФ
При увольнении необходимо оформить запись как «Прекращение трудового договора по статье 83 ТК РФ‚ пункт 6 часть 1».
2025 г. – Переход к электронным системам
Большинство компаний начали использовать 1С:ИТС и аналогичные системы для автоматизации заполнения ьного листа и записи о приёме. При этом бумажный вариант остаётся обязательным для архивного хранения.
2026 г. – Текущий порядок
В 2026 году действуют следующие основные требования:
- Заполнение ьного листа (дата‚ подпись работника‚ подпись ответственного лица‚ печать).
- Ведение двух форм учёта: (1) чистые бланки трудовых книжек‚ (2) журнал движения книжек.
- Обязательное использование сургучной печати при переводе в другую организацию и при оформлении дубликата.
Пошаговая инструкция (2026 г.)
ьный лист
- Укажите дату заполнения (число и год цифрами‚ месяц прописью). Пример: 23 апреля 2026 г.
- Работник ставит подпись в графе «Подпись владельца».
- Лицо‚ ответственное за ведение трудовых книжек (кадровик) ставит подпись и ставит печать организации (если она предусмотрена уставом).
- Если используется сургучная печать‚ её ставят рядом с подписью ответственного лица.
Запись о приёме на работу
| Колонка | Содержание (пример) |
|---|---|
| Дата | 01 января 2026 г. |
| Наименование организации | ООО «ТехноСервис» |
| Должность | Инженер‑технолог |
| Ставка (оклад) | 80 000 ₽ |
| Основание (договор‚ приказ) | Трудовой договор № 123 от |
| Подпись работника | И. Иванов |
| Подпись и печать | К. Петров‚ печать |
Запись о переводе (перемещении) внутри организации
- Указываются дата перевода и новая должность.
- Сохраняется ссылка на прежнюю запись (номер строки).
- Подпись работника и подпись ответственного лица обязательны.
- Если перевод происходит в другую юридическую структуру‚ ставится сургучная печать и указывается основание перевода (приказ № …).
Приостановка действия трудового договора (отпуск‚ командировка‚ учеба)
Записывается в отдельный раздел «Приостановка»:
- Дата начала и окончания приостановки.
- Основание (приказ‚ заявление).
- Подпись работника и подпись ответственного лица.
Запись об увольнении
Согласно статье 83 ТК РФ (пункт 6 часть 1) запись выглядит так:
23 июня 2026 г. — Уволен по соглашению сторон (ст. 83‚ п. 6 ч. 1). Основание: приказ № 45 от .
После записи ставятся подписи обеих сторон и печать организации.
Оформление дубликата
- На ьном листе дубликата указывается «Дубликат» и дата его выдачи.
- Подписывается работником и ответственным лицом.
- Ставится сургучная печать и в журнале движения фиксируется выдача дубликата.
Примеры заполнения по годам
Пример 2025 г.
В 2025 г. в большинстве компаний использовалась система 1С:ИТС. Заполнение выглядело так:
- ьный лист: дата «15 февраля 2025 г.»; подпись работника; подпись кадровика; печать.
- Запись о приёме: 15 февраля 2025 г. — Приём на работу в ООО «Альфа» на должность менеджер‚ оклад 70 000 ₽‚ договор № 78 от .
- При переводе в другой филиал: 10 октября 2025 г. — Перевод в филиал г. Казань‚ должность старший менеджер‚ приказ № 112.
Пример 2026 г.
В 2026 г. добавлен обязательный журнал движения книжек; Пример записи в журнале:
| № | Дата | Сотрудник | Действие | Подпись ответственного |
|---|---|---|---|---|
| 001 | И. Иванов | Выдача оригинала | К. Петров | |
| 002 | И. Иванов | Выдача дубликата | К. Петров |
Сравнительная таблица изменений
| Год | Ключевые изменения | Что нужно помнить |
|---|---|---|
| 1958 | Первая инструкция (постановление 620) | Дата – цифрами‚ подпись работника и ответственного. |
| 2003 | Постановление Минтруда № 69 | Обязательная печать‚ подпись ответственного‚ запись «приём»‚ «перевод»‚ «уход». |
| 2016 | Редакция от | Месяц прописью‚ указание кода подразделения. |
| 2022 | Уточнение статьи 83 ТК РФ | Указывать точную статью при увольнении. |
| 2025 | Автоматизация 1С:ИТС | Заполнять ьный лист в системе‚ но печатать копию. |
| 2026 | Две формы учёта + сургучная печать | Вести журнал движения книжек‚ ставить сургучную печать при переводе/дубликате. |
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли ставить печать организации‚ если её нет?
Если у организации нет официальной печати‚ допускается поставить штамп с реквизитами (наименование‚ ИНН‚ ОГРН). При этом в записи указывается «печать отсутствует».
Можно ли использовать электронную подпись в трудовой книжке?
Электронная подпись допускается только в электронных трудовых книжках‚ которые вводятся в 2027 году. На бумажном документе обязательна собственноручная подпись.
Что делать‚ если в трудовой книжке допущена ошибка?
- Сделать зачеркнутый исправительный штрих (не более 2 см) и написать правильные данные рядом.
- Подписать исправление работника и ответственного лица.
- В журнале движения указать «исправление записи № …».
Как оформить дубликат‚ если оригинал утерян?
Требуется:
- Заявление работника о потере оригинала.
- Приказ работодателя о выдаче дубликата.
- Запись в журнале движения «выдача дубликата» с указанием причины.
- Ставится сургучная печать и подпись ответственного лица.
Нужно ли заполнять раздел «Приостановка» при ежегодном отпуске?
Нет. Отпуск фиксируется в разделе «Запись о приёме/переводе»‚ а не в «Приостановке». Приостановка используется только для неоплачиваемых отпусков‚ командировок‚ учебы‚ военной службы.
Заполнение трудовой книжки — важный процесс‚ от которого зависят права работника и юридическая чистота трудовых отношений. За последние семь десятилетий правила претерпели ряд изменений‚ но основные принципы остаются неизменными:
- Точная дата (число + год цифрами‚ месяц прописью).
- Подпись работника и ответственного лица.
- Печать (или штамп) организации.
- Сургучная печать при переводах и выдаче дубликатов (с 2026 года).
Следуя приведённой в статье пошаговой инструкции и учитывая особенности каждого года‚ вы сможете оформить трудовую книжку без ошибок‚ избежать штрафов и обеспечить надёжную документацию трудовой истории сотрудника.
Помните: правильное заполнение — это гарантия правовой защиты как работника‚ так и работодателя.
Статья подготовлена на основе официальных нормативных актов‚ справочников кадровиков и практических рекомендаций (источники: КонсультантПлюс‚ 1С:ИТС‚ официальные сайты Минтруда России).