Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. В Республике Казахстан (РК) ведение и заполнение трудовых книжек строго регламентировано трудовым законодательством. Несмотря на глобальную тенденцию к цифровизации и переходу на электронные форматы, вопросы правильного заполнения бумажных бланков остаются актуальными как для работодателей, так и для сотрудников.

В этой статье мы подробно разберем правила, нюансы и частые ошибки при заполнении трудовых книжек в РК.

Нормативная база и переход на электронный формат

Прежде чем перейти к заполнению бумажной книжки, важно отметить важнейший аспект современного казахстанского законодательства. С 1 января 2023 года в РК полностью внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК). Теперь все сведения о трудовой деятельности граждан автоматически передаются работодателями в Государственную базу данных (ГБД ФЛ) через информационные системы.

Однако бумажные трудовые книжки не отменены и продолжают действовать наряду с электронными. Они хранятся у работодателя и заполняются в дополнение к электронной версии для тех сотрудников, которые впервые поступили на работу до 2021 года и не написали заявление об отказе от бумажного варианта.

Общие правила заполнения бумажной трудовой книжки

К заполнению трудовой книжки предъявляются строгие требования. Нарушение правил может привести к тому, что документ будет признан недействительным, что создаст проблемы при назначении пенсии или подтверждении стажа.

Основные требования:

• Язык заполнения: Трудовая книжка заполняется на государственном (казахском) и русском языках.
• Чернила: Записи производятся аккуратно, без сокращений. Используются перьевые, капиллярные или гелевые ручки. Чернила должны быть световодостойкими (синего, фиолетового или черного цвета). Использование карандаша или смываемых чернил категорически запрещено.
• Без сокращений: Все слова пишутся полностью (например, не «пр.», а «приказ», не «расп.», а «распоряжение»).
• Сквозная нумерация: Все записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о поощрениях» нумеруются сквозным порядком в пределах каждого раздела.
• Отсутствие пустых строк: В трудовой книжке не должно быть пустых строк. Если после очередной записи осталось свободное место, оно обязательно перечеркивается знаком «Z» или тонкой линией, чтобы исключить возможность внесения незаконных записей.

Пошаговое заполнение разделов трудовой книжки

ьный лист

ьный лист заполняется на основании документов, удостоверяющих личность работника, и документов об образовании.

1. Фамилия, Имя, Отчество: Вносятся полностью, без сокращений, строго по паспорту или удостоверению личности.
2. Дата рождения: Указывается на основании документа, удостоверяющего личность.
3. Образование: Указывается уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее и т.д.) на основании диплома или аттестата.
4. Профессия, специальность: Вписывается квалификация по диплому (например, «Юрист», «Инженер-механик»).
5. Дата заполнения: Указывается фактическая дата внесения записи.
6. Подписи: Ставится подпись владельца книжки и подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, а также печать организации (при наличии).

Раздел «Сведения о работе»

Это самый объемный и важный раздел. Заполнение происходит по строго определенной схеме:

1. Графа 1 (№ записи): Ставится порядковый номер записи (сквозная нумерация).
2. Графа 2 (Дата): Арабскими цифрами указывается дата приема на работу, перевода или увольнения (например, ).
3. Графа 3 (Сведения о работе):
   • В виде заголовка (без номера и даты) пишеться полное и сокращенное (при наличии) наименование работодателя (например: Товарищество с ограниченной ответственностью «КазахСтрой»).
   • Под наименованием организации вписывается факт приема на работу с указанием должности, профессии, специальности и квалификации. Также указывается структурное подразделение, если сотрудник принят в конкретный цех, отдел или филиал.
   • При переводе на другую постоянную работу вносится запись о переводе.
   • При увольнении делается запись об увольнении с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт Трудового Кодекса РК.
4. Графа 4 (Основание): Указывается документ, на основании которого внесена запись — приказ (распоряжение) работодателя, его дата и номер (например: Приказ от № 45-к).

Важное правило при увольнении

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (кроме случаев, когда работник отказывается или физически не может расписаться).

Исправление ошибок в трудовой книжке

Зачеркивать или замазывать (штрихом) неверные записи в трудовой книжке категорически запрещено.

Если была допущена ошибка в разделе «Сведения о работе», исправление производится в следующем порядке:

• В графе 1 указывается следующий порядковый номер.
• В графе 2 указывается дата внесения исправления.
• В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна», после чего сразу в этой же графе вносится правильная формулировка.
• В графе 4 повторяются реквизиты приказа, на основании которого была внесена ошибочная запись, либо указывается новый приказ, если ошибка была в основании.

Если же ошибка допущена на ьном листе (например, неверно указана фамилия), то такая трудовая книжка признается недействительной, и работнику выдается новый бланк.

Выдача дубликата трудовой книжки

В случае утери, порчи трудовой книжки (например, обгорела, порвана, залита жидкостью) работодатель обязан выдать работнику дубликат.

Особенности оформления дубликата:

• На ьном листе в правом верхнем углу ставится штамп или делается надпись от руки: «Дубликат».
• В дубликат вносятся общие сведения о работнике (как на ьном листе обычной книжки).
• В раздел «Сведения о работе» вносится суммарный общий стаж работы до поступления к данному работодателю. Стаж подтверждается документами (справками, выписками из архивов, копиями приказов с прошлых мест работы).
• После записи об общем стаже вносятся записи о работе у текущего работодателя.

Ответственность работодателя

За отсутствие учета трудовых книжек, несвоевременное или неправильное их заполнение, а также за задержку выдачи трудовой книжки при увольнении работодатель несет ответственность согласно законам РК. Если работнику не выдали трудовую книжку в день увольнения, работодатель обязан оплатить работнику время вынужденного прогула.

Заполнение трудовой книжки в Республике Казахстан требует максимальной внимательности и строгого соблюдения инструкций. Поскольку именно этот документ является физическим подтверждением стажа, любая ошибка может стоить работнику части пенсии или проблем при трудоустройстве. С введением электронной трудовой книжки нагрузка на бумажный документ снизилась, но обязанность вести его корректно остается неизменной до полного выхода бумажного формата из оборота.