Оформление трудовой книжки — это один из самых ответственных моментов в кадровом делопроизводстве․ Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж работы, и от правильности её заполнения зависит будущее пенсионное обеспечение сотрудника․ Ошибки, допущенные при первом внесении записей, могут привести к проблемам при назначении пенсии или при переходе на другую работу․
В данной статье мы подробно разберем все нюансы заполнения трудовой книжки впервые, опираясь на актуальные правила ведения и хранения трудовых книжек․
Когда заводится трудовая книжка?
Согласно законодательству РФ, работодатель обязан завести трудовую книжку работнику, если:
- Сотрудник поступает на работу впервые в жизни;
- У сотрудника нет трудовой книжки (например, она была утеряна, и он не написал заявление о выдаче новой);
- Сотрудник переходит на электронную трудовую книжку, но по каким-то причинам ему необходим бумажный аналог (хотя для впервые поступающих на работу с 2021 года бумажные книжки не заводятся, если они не велись ранее — важное уточнение ниже)․
Важное примечание про электронные трудовые книжки
Для граждан, поступающих на работу впервые после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки не заводятся․ Сведения об их трудовой деятельности формируются исключительно в электронном виде․ Однако, если человек работал ранее (даже по гражданско-правовым договорам с оформлением бумажной книжки) или является иностранцем, которому по закону положена бумажная версия, правила заполнения бумажного бланка остаются актуальными․
Правила заполнения ьного листа
ьный лист заполняется в присутствии работника․ Все записи производятся разборчивым почерком, чернилами черного или синего цвета․ Использование сокращений не допускается․
ФИО сотрудника
Фамилия, имя и отчество пишутся полностью, без сокращений․ Основанием служит паспорт или иной документ, удостоверяющий личность․ После заполнения сотрудник должен проверить правильность написания и поставить свою подпись в специально отведенном месте․
Дата рождения
Указывается в формате: день, месяц (цифрами или прописью), год․ Например: или 05 мая 1995 года․
Образование
Запись вносится на основании документов об образовании (диплом, аттестат, справка об обучении)․ Возможные варианты:
- Основное общее;
- Среднее общее;
- Среднее профессиональное;
- Высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура)․
Если сотрудник еще учится, можно указать «неоконченное высшее» (при наличии справки из вуза), но чаще ждут получения документа․
Профессия, специальность
Запись вносится в точном соответствии с документом об образовании․ Если в дипломе указана «Инженер-программист», так и пишем․ Если графа заполняется впервые, а документа нет (например, среднее образование без специальности), графа может оставаться пустой или ставится прочерк (зависит от внутренней инструкции, но чаще оставляют пустым до появления документа)․
Дата заполнения
Указывается текущая дата оформления документа․ Формат аналогичен дате рождения․
Подпись ответственного лица и печать
На ьном листе ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (обычно инспектор по кадрам или руководитель), и печать организации (или печать кадровой службы), если она имеется․ Важно: печать ставится так, чтобы частично захватывать подпись ответственного лица․
Внесение первой записи о приеме на работу
После заполнения ьного листа необходимо внести первую запись о приеме на работу․ Она вносится в раздел «Сведения о работе»․
- Графа 3 (Наименование организации): Пишется полное и сокращенное название организации (как в уставе)․ Если работник принимается в структурное подразделение, это также указывается․
- Графа 1 (№ записи): Присваивается порядковый номер записи (обычно «1»)․
- Графа 2 (Дата): Дата приема на работу (число, месяц, год)․ Она должна совпадать с датой, указанной в приказе о приеме․
- Графа 4 (Документ-основание): Указывается вид документа, дата и номер․ Пример: Приказ от № 15-к․
В графе 3 под названием организации пишется: «Принят(а) в [название отдела] на должность [название должности]»․
Частые ошибки и как их избежать
При первом заполнении трудовой книжки часто допускаются ошибки, которые могут сделать документ недействительным:
- Использование сокращений: Нельзя писать «пр․», «г․», «зам․»․ Все слова пишутся полностью․
- Записи карандашом: Категорически запрещено․ Только шариковая или перьевая ручка с чернилами черного, фиолетового или синего цвета․
- Отсутствие подписи работника: На ьном листе сотрудник обязан расписаться․ Без его подписи запись недействительна․
- Нечитаемый почерк: Если запись невозможно прочитать, она может быть признана недействительной Пенсионным фондом․
- Печать поверх текста: Печать организации ставится только в отведенных местах (на е и в разделе о награждениях/работе при увольнении), она не должна перекрывать важную информацию․
Что делать, если допущена ошибка?
Зачеркивания, использование корректора («замазки») в трудовой книжке запрещены․ Если ошибка допущена на ьном листе при первичном заполнении:
- Неправильная запись аккуратно зачеркивается одной чертой․
- Рядом (или выше) пишется правильная запись․
- На полях или рядом делается надпись «Исправленному верить»․
- Ставится дата исправления, подпись ответственного лица и печать организации․
Однако, если ошибка критическая (например, неверно указано ФИО или дата рождения из-за опечатки в паспорте при заполнении), иногда проще и правильнее завести новый бланк трудовой книжки, аннулировав испорченный, чтобы избежать вопросов в будущем․
Первичное заполнение трудовой книжки — это фундамент трудовой биографии человека․ Тщательное соблюдение всех правил, внимательность к деталям и проверка данных самим сотрудником помогут избежать проблем в будущем․ Помните: каждая буква и каждая цифра в этом документе имеют юридическую силу и влияют на социальные гарантии работника․
Совет: Всегда держите под рукой паспорт и диплом сотрудника при заполнении, чтобы исключить риск ошибки в написании фамилии или названия специальности․