Заполнение трудовой книжки – обязательный процедурный момент при устройстве на работу и при оформлении трудовой деятельности сотрудника. Правильный выбор письменного инструмента, а также соблюдение требований к цвету и свойствам чернил позволяют избежать недоразумений с работодателем и контролирующими органами.

Нормативно-правовая база

Согласно Постановлению Минтруда России от № 69 и Приказу Минтруда РФ от № 320н, записи в трудовой книжке делаются:

• аккуратно;
• перьевой, гелевой или шариковой (роллерной) ручкой;
• световодостойкими чернилами (пастой, гелем или краской);
• цветом – черный, синий или темно‑фиолетовый;
• без сокращений и без спецсимволов.

Эти требования закреплены в Инструкции по заполнению трудовых книжек (п. 1.1).

1.1 Какой цвет чернил предпочтителен?

Оптимальными считаются:

1. Синий – самый часто рекомендуемый;
2. Черный – полностью соответствует требованиям;
3. Темно‑фиолетовый – также допускается.

Использование иных цветов (красный, зелёный и т.п.) может привести к отклонениям при проверке и даже к отклонению записи.

Какие именно ручки (пасты) допускаются?

В соответствии с нормами, в трудовую книжку можно писать перьевой, гелевой, шариковой (роллерной) ручкой, причем:

• чернила должны быть водостойкими и устойчивыми к ультрафиолету;
• цвет – черный, синий или темно‑фиолетовый;
• не допускаются красящие пасты неподходящего оттенка (например, ярко‑красные или зелёные).

Таким образом, пастой, которую используют для заполнения трудовой книжки, – это световодостойкая гелевая или перьевая ручка с подходящим цветом чернил.

Можно ли использовать черную пасту?

Да. По разъяснениям Роструда и практике многих организаций, черная паста полностью удовлетворяет требованиям к цвету и свойствам чернил. Главное – убедиться, что она световодостойкая и не содержит разводов.

Как правильно заполнять трудовую книжку

Ниже перечислены основные шаги, которые следует соблюдать:

1. Подготовка документа – убедитесь, что в книжке нет пробелов и пятен.
2. Выбор инструмента – возьмите гелевую (или перьевую) ручку с чернилами синего, черного или темно‑фиолетового цвета.
3. Запись данных – вносите сведения аккуратно, без сокращений и без лишних пробелов.
4. Проверка – после записи дайте чернилам высохнуть (не менее 30 секунд), чтобы избежать размазывания.
5. Проставление печати (если требуется) – делайте её после завершения записи, также используя световодостойкую ручку.

Если в книжке уже есть записи, сделанные другим инструментом, их нельзя переносить или переписывать – они остаются как есть.

4.1 Частые ошибки и замечания

• Грязные пятна – при использовании неподходящей пасты (например, «жирной» гелевой) могут появляться пятна, которые вызывают замечания контролёров.
• Неправильный цвет – запись синей или другой неподходящей пасты может привести к отказу в признании записи.
• Сокращения и спецсимволы – такие записи считаются недопустимыми.

В случае выявления ошибок работодатель может потребовать перезаписи или даже вынесения замечания сотруднику.

Переход на электронные трудовые книжки

С 1 января 2026 года в России завершается переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). При этом:

• Бумажная трудовая книжка остаётся в обращении, если сотрудник не подаёт заявления об отказе от неё.
• Записи в бумажной книжке продолжают подлежать тем же требованиям к пасте и цвету.
• Электронные записи также должны быть выполнены с использованием световодостойких «цветов» в цифровом виде (например, в формате PDF с защитой от редактирования).

Таким образом, даже в переходный период правила выбора пасты остаются прежними.

Для корректного оформления трудовой книжки необходимо:

1. Использовать перьевую, гелевую или шариковую (роллерную) ручку с световодостойкими чернилами;
2. Выбирать цвет чернил – черный, синий или темно‑фиолетовый;
3. Обеспечить водостойкость и устойчивость к выцветанию;
4. Записывать данные аккуратно, без сокращений;
5. Соблюдать требования Положения о заполнении трудовых книжек и приказы Минтруда.

Соблюдая эти простые, но важные правила, вы избежите недоразумений при проверке документов и сможете уверенно подтверждать свой трудовой стаж.

Автор статьи: консультант по кадровому праву, 2026 год.