Дата актуализации:  г․ 15:36:38

Содержание статьи

1. Нормативно‑правовая база
2. Структура записи о приёме на работу
3. Пошаговая инструкция заполнения
4. Образец записи (бумажный и электронный вариант)
5. Типичные ошибки и как их избежать
6. Часто задаваемые вопросы
7. Где скачать готовый шаблон

Трудовая книжка (или электронная трудовая книжка — ЭТК) является официальным документом, подтверждающим трудовой стаж, начисление пенсионных баллов и право на социальные выплаты․ Ошибки в записях могут привести к:

• отказу в выплате пенсии или пособий;
• недоразумениям при переводе или увольнении;
• штрафам для работодателя (ст․ 236 ТК РФ)․

Поэтому каждый специалист по кадрам обязан строго соблюдать правила, установленные приказом Минтруда РФ № 320н и последующими инструкциями․

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие порядок заполнения трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 236‑238);
• Приказ Минтруда России от  № 320н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения»;
• Постановление Правительства РФ от  № 1785 «Об электронных трудовых книжках»;
• Методические рекомендации КонсультантПлюс (раздел «Заполнение трудовых книжек»)․

Структура записи о приёме на работу

Запись делится на несколько граф (в бумажном варианте) или полей (в ЭТК)․ Ниже – обязательные реквизиты:

Пошаговая инструкция заполнения

1. Подготовьте исходные документы․ Это приказ о приёме на работу (или трудовой договор), справка с места работы (при совместительстве) и, при необходимости, копию ИНН работника․
2. Определите форму записи․ С 2021 г․ в большинстве организаций используется электронная трудовая книжка․ Если у работника бумажный вариант – используйте бланк «Вкладыш № 1»․
3. Заполните графу 1 – дата приёма․ Указывайте дату, указанную в приказе, а не дату фактического выхода на работу․
4. Графа 2 – наименование организации․ Пишется полностью, без сокращений, с указанием ИНН и ОКПО․
5. Графа 3 – основание записи․ Формат: «Приказ № Х от дд․мм․гггг» или «Трудовой договор № Х от дд․мм․гггг»․
6. Графа 4 – должность и разряд․ Скопируйте точную формулировку из трудового договора․
7. Графа 5 – ставка и график․ Укажите, если это полная ставка (1,0), частичная (0,5) и т․д․; при совместительстве укажите «внутреннее/внешнее совместительство»․
8. Подпись и печать․ Запись заверяется подписью (расшифровкой) руководителя, печатью организации и датой подписи․
9. Проверка․ После заполнения проверьте каждую графу на орфографию и соответствие документам․ Ошибки исправляются только штампом «Исправлено» и подписью ответственного лица․

Образец записи

Бумажный вариант (вкладыш № 1)

Графа 1․

Графа 2․ Общество с ограниченной ответственностью «ТехноСервис», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678

Графа 3․ Приказ № 45 от 

Графа 4․ Инженер‑технолог, разряд 2, оклад 55 000 ₽

Графа 5․ Полная ставка, график 5/2

Подпись и печать․ Иванов И․И․, директор (подпись)
Печать организации

Электронный вариант (ЭТК)

{
 "date_of_hire": "2026-06-01",
 "employer": {
 "name": "ООО "ТехноСервис"",
 "inn": "7701234567",
 "okpo": "12345678"
 },
 "basis": "Приказ №45 от ",
 "position": "Инженер‑технолог",
 "grade": "2",
 "salary": 55000,
 "rate": "1․0",
 "schedule": "5/2",
 "signature": {
 "person": "Иванов И․И․",
 "post": "директор",
 "date": "2026-06-01"
 }
}
 

Типичные ошибки и как их избежать

• Неправильный порядок граф․ Заполняйте строго в соответствии с шаблоном, иначе запись может быть признана недействительной․
• Отсутствие печати․ Без печати запись считается незаверенной и не учитывается при расчете стажа․
• Опечатки в ИНН/ОКПО․ Проверьте цифры дважды – ошибка в ИНН приводит к несоответствию в базе данных Пенсионного фонда․
• Запись в неправильный лист вкладыша․ Приём на работу всегда вносится в «Вкладыш № 1», а перевод – в «Вкладыш № 2»․
• Использование сокращений в названии организации․ Сокращения допускаются только в официальных реквизитах (например, «ЗАО»), но не в полном наименовании․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вносить запись в трудовую книжку без приказа?

Нет․ По статье 236 ТК РФ запись должна быть основана на приказе о приёме или на трудовом договоре, заверённом подписью работодателя․

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Ошибка исправляется штампом «Исправлено», указанием причины исправления, подписью и печатью ответственного лица․ Оригинальная запись не стирается․

Нужно ли указывать совместительство в графе 5?

Да․ Указывается «внутреннее совместительство», «внешнее совместительство» или «по совместительству», а также процент ставки․

Можно ли использовать электронную трудовую книжку, если у работника уже есть бумажный вариант?

С 2021 г․ работник может выбрать любой из форматов․ При переходе в ЭТК необходимо оформить заявление работника и передать данные в Пенсионный фонд․

Где скачать готовый шаблон

Актуальные образцы записей (бумажный и электронный) доступны для бесплатного скачивания:

• Образец записи о приёме на работу (DOCX)
• Шаблон для электронной трудовой книжки (JSON)
• Вкладыш № 1 (PDF)