Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий стаж и опыт работы сотрудника. Иногда возникает необходимость направить её по конкретному адресу (например, в новый отдел кадров, в пенсионный фонд или при оформлении кредита). Ниже представлена пошаговая инструкция, которая поможет вам составить корректный запрос и избежать типичных ошибок.

Когда требуется направление трудовой книжки

• При трудоустройстве в новую организацию – новый работодатель может запросить оригинал или заверенную копию.
• Для подтверждения стажа при оформлении пенсии – Пенсионный фонд России часто требует трудовую книжку.
• При получении кредита или ипотеки – банки могут попросить документ для проверки платежеспособности.
• Для судебных или административных процедур – в некоторых случаях трудовая книжка служит доказательством трудовых отношений.

Как подготовить запрос

Запрос должен быть официальным, лаконичным и содержать все необходимые реквизиты. Ниже перечислены обязательные элементы:

1. Шапка документа – ваши ФИО, должность, название организации (если запрос направляете от имени работодателя) и контактные данные.
2. Дата и номер incoming/outgoing документа – если ваша компания ведет регистрацию correspondence.
3. Получатель – ФИО и должность сотрудника отдела кадров или лица, ответственного за выдачу трудовой книжки.
4. Тема письма – кратко отражает суть запроса, например: «Запрос на направление трудовой книжки по адресу».
5. Основной текст – чётко указывает, что именно требуется и куда отправить документ.
6. Подпись – ваша подпись, расшифровка ФИО и, при необходимости, печать организации.

Пример письма

Ниже представлен шаблон, который можно адаптировать под свои нужды. Обратите внимание на выделенную фразу «Трудовую книжку прошу направить по адресу» – она является ключевой в запросе.

Иванов Иван Иванович
Должность: ведущий специалист отдела кадров
Организация: ООО «Пример»
Телефон: +7 (495) -23-45-67
E-mail: ivanov@example.com
№ входящего/исходящего: 2025/11/02-01

Получателю:
Петровой Марии Сергеевне
Начальнику отдела кадров
ООО «Другой пример»
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5

Тема: Запрос на направление трудовой книжки по адресу

Уважаемая Мария Сергеевна!

Прошу вас направить трудовую книжку сотрудника Сидорова Алексея Петровича (табельный номер 12345) по следующему адресу:


Трудовую книжку прошу направить по адресу:
ООО «Пример»
Отдел кадров
123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5

Прошу подтвердить получение данного запроса и сообщить о сроках отправки документа. При необходимости готов предоставить доверенность или иные подтверждающие документы.

С уважением,
Иванов Иван Иванович

Что делать после отправки запроса

• Сохраните копию отправленного письма (электронную или бумажную) для будущего.
• Ожидайте подтверждения получения – обычно ответ приходит в течение 3‑5 рабочих дней.
• При отсутствии ответа направьте напоминание, ссылаясь на исходный номер и дату запроса.
• Получив трудовую книжку, проверьте её на соответствие требованиям (наличие всех записей, печатей, подписей). При обнаружении несоответствий сразу же свяжитесь с отделом кадров отправителя.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправить запрос электронной почтой?

Да, если ваша организация и получатель принимают электронную переписку. В этом случае в теме письма укажите то же самое, что и в бумажном варианте, а в теле письма разместите текст запроса. Не забудьте приложить скан подписи или использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП), если это требуется внутренними регламентами.

Нужно ли заверять копию трудовой книжки?

Если запрос касается направления оригинала, заверение не требуется. Если же вы просите прислать заверенную копию, укажите это прямо в запросе: «Прошу направить заверенную копию трудовой книжки…» и укажите, кем должно быть выполнено заверение (например, отделом кадров организации‑отправителя).

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

В случае утери необходимо восстановить документ через бывшего работодателя. Для этого подаётся заявление о выдаче дубликата трудовой книжки, к которому прилагаются документы, подтверждающие периоды работы (трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, справки из ПФР и т.д.).

Правильно оформленный запрос на направление трудовой книжки по адресу – залог быстрого и безошибочного получения нужного документа. Следуйте представленной структуре, используйте официальный тон и не забывайте включать ключевую фразу «Трудовую книжку прошу направить по адресу». Это обеспечит чёткое понимание вашей просьбы со стороны получателя и minimises риски задержек или недоразумений.