Актуальность темы․ В 2026 году вопросы обработки персональных данных сотрудников стали особенно важными из‑за ужесточения требований Федерального закона «О персональных данных» № 152‑ФЗ и детального регулирования этих вопросов в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ)․ Ниже – подробный разбор правовых норм, обязанностей работодателя и прав работника, а также практические рекомендации по организации защиты данных․

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – главы 14, статьи 85‑90 (защита персональных данных работников)․
• Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» от  г․
• Постановление Правительства РФ № 1119 от  г․ – требования к уровням защищённости и мерам безопасности;
• Иные нормативные акты: Конституция РФ, ФЗ «О защите прав потребителей», ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»․

Ключевые статьи ТК РФ

1. Статья 86․ Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты․
2. Статья 88․ Передача персональных данных работника – ограничения и порядок․
3. Статьи 85, 87‑90 – определяют понятие персональных данных, порядок их сбора, хранение, обработку и ответственность․

Основные принципы защиты персональных данных работников

• Законность и справедливость․ Обработка допускается только на законных основаниях (трудовой договор, согласие работника, иные правовые основания)․
• Минимизация данных․ Собирать и обрабатывать только те сведения, которые необходимы для выполнения трудовых функций․
• Целевое ограничение․ Данные могут использоваться лишь для целей, указанных в согласии (уплата заработной платы, охрана труда, социальные гарантии и т․п․)․
• Точность․ Данные должны быть актуальными, а работник имеет право требовать их исправления;
• Сохранность и конфиденциальность․ Требуются технические и организационные меры защиты от несанкционированного доступа․
• Прозрачность․ Работодатель обязан информировать работника о целях, способах и сроках обработки данных․

Обязанности работодателя

Согласно статье 86 ТК РФ и закону 152‑ФЗ, работодатель обязан:

1. Составить и утвердить положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных работников (пример формы – ниже)․
2. Получить письменное согласие работника на обработку его персональных данных, за исключением случаев, когда обработка необходима для исполнения трудового договора․
3. Информировать работника о:
   • целях обработки;
   • источниках получения данных;
   • способах и сроках хранения;
   • правах работника (доступ, исправление, удаление)․
4. Обеспечить техническую защиту (шифрование, контроль доступа, антивирусные решения) и организационную защиту (доступ только уполномоченным лицам, регламенты работы с данными)․
5. Ограничить передачу персональных данных только тем лицам, которым они необходимы для выполнения их функций (например, бухгалтерия, отдел кадров, представители профсоюза) – статья 88 ТК РФ․
6. Вести реестр операций с персональными данными и проводить регулярные аудиты безопасности․
7. Своевременно реагировать на запросы работников о доступе к их данным и об их исправлении․

Права работника

• Получать полную информацию о том, какие данные о нём собираются и с какой целью․
• Отказать в предоставлении согласия, если обработка не обусловлена исполнением трудового договора․
• Требовать уточнения, блокировки или уничтожения своих персональных данных, если они более не нужны․
• Обращаться в Роскомнадзор и суд в случае нарушения прав․

Порядок сбора, обработки, хранения и передачи данных

5․1 Сбор данных

Собираются только необходимые сведения:

• ФИО, дата рождения, паспортные данные – для оформления трудового договора․
• Сведения о квалификации, образовании – для назначения должности․
• Информация о состоянии здоровья – только в той части, которая относится к возможности выполнения трудовой функции (ст․ 88 ТК РФ)․

5․2 Обработка

Обрабатываются в автоматизированных и бумажных формах с применением:

• Шифрования при передаче по сети;
• Контроля доступа (логины, пароли, роли);
• Регулярных резервных копий․

5․3 Хранение

Сроки хранения определяются нормативами:

• Трудовые документы – минимум 5 лет после прекращения трудовых отношений;
• Медицинские справки – до 3 лет после увольнения (если они не нужны для иных целей)․

5․4 Передача

Персональные данные могут передаваться только:

• Бухгалтерии – для расчёта заработной платы;
• Страховым компаниям – для оформления ОМС/ДМС;
• Профсоюзным организациям – в объёме, необходимом для их функций (ст․ 88 ТК РФ)․

Каждая передача оформляется договором о конфиденциальности и протоколом передачи․

Согласие работника

Согласие должно быть:

• Письменным (можно в электронном виде с цифровой подписью);
• Содержать чёткое указание целей обработки;
• Иметь возможность отзыва без последствий для трудовых отношений․

Пример формулировки согласия:

«Я, ________________________, даю согласие работодателю «_____________________» на обработку моих персональных данных, включая сведения о состоянии здоровья, в целях выполнения трудового договора, расчёта заработной платы, предоставления социальных гарантий и выполнения обязательств перед государственными органами․ Я ознакомлен(а) с правом отозвать согласие в любой момент, уведомив работодателя в письменной форме․»

Ответственность за нарушение

За нарушение требований ТК РФ и ФЗ 152‑ФЗ предусмотрена:

• Административная ответственность – штрафы до 5 млн рублей для юридических лиц (ст․ 13․1 КоАП РФ)․
• Гражданско‑правовая ответственность – возмещение ущерба пострадавшему работнику․
• Уголовная ответственность – в случае умышленного разглашения особо защищённых сведений о состоянии здоровья (ч․ 3 ст․ 137 УК РФ);

Практические рекомендации и пример положения

8․1 Шаги по внедрению защиты данных

1. Назначить ответственного за персональные данные (обычно – HR‑менеджер или специалист по информационной безопасности)․
2. Разработать и утвердить положение о защите персональных данных (пример ниже)․
3. Провести обучение персонала по правилам работы с данными․
4. Внедрить технические меры: шифрование, двухфакторная аутентификация, антивирус․
5. Осуществлять регулярный аудит (раз в полугодие) и обновлять политику в соответствии с изменениями законодательства․

8․2 Пример формы положения (апрель 2026)

<h1>Положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных работников</h1>
<p>1․ Основания: Конституция РФ, ТК РФ (ст․ 85‑90), ФЗ 152‑ФЗ, Постановление Правительства № 1119․</p>
<p>2․ Цели обработки: оформление трудовых отношений, начисление заработной платы, социальные гарантии, охрана труда․</p>
<p>3․ Субъекты доступа: отдел кадров, бухгалтерия, служба охраны труда, представители профсоюза (только в объёме, необходимом для их функций)․</p>
<p>4․ Технические меры: шифрование БД, ограничение доступа по ролям, резервное копирование раз в сутки, антивирусная защита․</p>
<p>5․ Порядок получения согласия: письменный документ, подписанный работником, с правом отзыва․</p>
<p>6․ Сроки хранения: трудовые документы – 5 лет после увольнения; медицинские справки – 3 года․</p>
<p>7․ Ответственность: за нарушение – дисциплинарные меры, административные штрафы в соответствии с КоАП РФ․</p>

8․3 Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли запрашивать полную медицинскую карту? Нет․ По ст․ 88 ТК РФ допускаются только сведения, необходимые для оценки возможности выполнения трудовой функции․
• Нужно ли получать согласие на передачу данных в пенсионный фонд? Согласие не требуется, так как передача регулируется законодательством о пенсионном обеспечении․
• Как быстро работник может потребовать удаление своих данных? По запросу работника данные, не требуемые для исполнения трудового договора, должны быть уничтожены в течение 30 дней․

Защита персональных данных работников – обязательный элемент современного трудового процесса․ Соблюдение требований ТК РФ, ФЗ 152‑ФЗ и Постановления 1119 позволяет не только избежать юридических рисков, но и укрепить доверие сотрудников к работодателю․ Регулярный аудит, обучение персонала и чётко оформленные внутренние документы (положение, согласия, договоры о конфиденциальности) – ключ к эффективной и законной работе с персональными данными․

Помните: защита данных – это непрерывный процесс, а не разовая акция․ Обновляйте политику в соответствии с новыми нормативными актами и технологическими решениями, чтобы ваш бизнес оставался в правовом поле и сохранял репутацию надёжного работодателя․