Трудовая книжка, это основной документ‚ подтверждающий стаж работы гражданина. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ бумажный формат все еще актуален для тех‚ кто не подал заявление о переходе на ЭТК до конца 2020 года‚ а также для работников‚ принятых на работу впервые после 1 января 2021 года (хотя им ЭТК заводится автоматически‚ бумажная может вестись по желанию). В данной статье мы подробно разберем порядок заведения новой трудовой книжки‚ требования к заполнению и необходимые документы.
Кому и когда заводится новая трудовая книжка?
Согласно действующему законодательству РФ‚ новая трудовая книжка заводится в следующих случаях:
- При первом трудоустройстве. Если гражданин поступает на работу впервые и у него нет трудовой книжки.
- При утрате документа. Если трудовая книжка была потеряна работником или работодателем (в последнем случае ответственность несет работодатель).
- При порче бланка. Если документ пришел в негодность (разорван‚ залит‚ записи не читаются) и не может быть использован дальше.
- При отсутствии свободных страниц. Когда все страницы для записей о работе заполнены‚ заводится новая книжка‚ а старая хранится вместе с ней.
Важное замечание про электронные трудовые
Для работников‚ впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года‚ трудовые книжки в бумажном виде не заводятся. Сведения об их трудовой деятельности формируются только в электронном виде. Однако‚ если такой работник изъявит письменное желание‚ работодатель может завести ему бумажную трудовую книжку дополнительно к электронной.
Необходимые документы для заведения
Для оформления новой трудовой книжки работодатель должен запросить у работника следующие документы:
- Паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность.
- Заявление работника (требуется в случае утраты или порчи трудовой книжки‚ а также при желании впервые трудоустроившегося после 2021 года иметь бумажный вариант).
- Документы‚ подтверждающие периоды работы‚ если трудовая заводится взамен утерянной (справки от предыдущих работодателей‚ выписки из приказов и т.д.)‚ чтобы восстановить стаж.
Пошаговая инструкция по заполнению ьного листа
Заполнение ьного листа — самый ответственный этап. Ошибки здесь могут привести к признанию трудовой книжки недействительной. Записи вносятся разборчиво‚ чернилами черного‚ фиолетового или синего цвета.
ФИО работника
Фамилия‚ имя и отчество указываются полностью‚ без сокращений. Основание — паспорт или свидетельство о рождении. Сокращения допускаются только в случаях‚ когда они предусмотрены официальными документами (например‚ если в паспорте имя уже сокращено‚ что бывает редко).
Дата рождения
Записывается в формате: день‚ месяц (цифрами или словами)‚ год. Пример: или 01 января 1990 г.
Образование
Запись вносится на основании документов об образовании (диплом‚ аттестат‚ справка). Указывается уровень образования:
- Основное общее;
- Среднее общее;
- Среднее профессиональное;
- Высшее (бакалавриат‚ специалитет‚ магистратура).
Профессия‚ специальность
Указывается точно так‚ как написано в дипломе или свидетельстве. Если у работника нет профильного образования‚ графа может оставаться пустой или ставится прочерк (зависит от внутренней политики кадровика‚ но чаще оставляют пустым до получения документа).
Дата заполнения
Указывается текущая дата заведения книжки. Формат аналогичен дате рождения.
Подпись работника и работодателя
Владелец трудовой книжки ставит свою подпись в специально отведенном месте. Ниже свою подпись ставит лицо‚ ответственное за ведение трудовых книжек (обычно инспектор по кадрам или руководитель)‚ и ставится печать организации (или отдела кадров)‚ если она имеется. Печать должна захватывать часть подписи ответственного лица.
Правила внесения изменений и исправлений
Важно помнить: зачеркивания‚ подчистки и использование корректирующей жидкости (замазки) в трудовой книжке запрещены!
Если допущена ошибка на ьном листе до момента проставления печати организации:
- Бланк считается испорченным.
- Составляется акт об уничтожении бланка.
- Берется новый бланк и заполняется заново.
Если ошибка обнаружена позже (например‚ неправильно указана фамилия при рождении)‚ то на внутренней стороне обложки вносится запись об изменении со ссылкой на документ-основание (свидетельство о браке‚ смене имени)‚ которая заверяется подписью и печатью.
Стоимость трудовой книжки
Работодатель обязан бесплатно выдать работнику трудовую книжку и внести в нее записи в следующих случаях:
- При первичном трудоустройстве.
- При утрате трудовой книжки по вине работодателя.
В остальных случаях (утеря по вине работника‚ порча) стоимость бланка может быть удержана из заработной платы работника по его заявлению‚ но не выше фактической стоимости бланка.
Правильное оформление трудовой книжки — это гарантия защиты прав работника при выходе на пенсию и подтверждение его профессионального опыта. Работодателю следует проявлять максимальную внимательность при заполнении ьного листа и внесении первых записей‚ так как исправление ошибок в этом документе — сложный бюрократический процесс. Соблюдение порядка заведения новой трудовой книжки поможет избежать проблем с Пенсионным фондом и трудовой инспекцией в будущем.
Помните: аккуратность и соблюдение инструкций — ключ к правильному кадровому делопроизводству.