В современной российской практике трудовых отношений вопрос заведения трудовой книжки (ТК) остаётся одним из ключевых аспектов кадрового учёта. Особенно актуальны заявления, связанные с заведением новой трудовой книжки на сотрудника — будь то при первичном трудоустройстве, утрате предыдущего документа или переходе на электронный формат. В этой статье мы подробно разберём, когда и как подаются заявления на завод трудовой книжки, какие формы используются, какие нормы ТК РФ регулируют процесс, и как правильно оформить документы на предприятии.

Когда необходимо заводить новую трудовую книжку?

Согласно статье 65 и 66 Трудового кодекса РФ, а также пункту 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан завести новую трудовую книжку в следующих случаях:

• При первичном трудоустройстве — сотрудник впервые заключает трудовой договор с данным работодателем и не имеет ранее выданной трудовой книжки;
• При утрате или повреждении предыдущей трудовой книжки — если работник утерял, испортил или уничтожил свой документ, он обязан подать заявление о выдаче дубликата;
• При смене работодателя, если предыдущая ТК не была передана, в случае, если сотрудник не предоставил свою трудовую книжку при приёме на работу, работодатель обязан завести новую.

Важно! Заведение трудовой книжки, это не просто формальность, а обязанность работодателя, предусмотренная законом. Пропуск срока или отказ в заведении ТК могут повлечь административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.

Какое заявление нужно подать на завод трудовой книжки?

Законодательство не устанавливает единой формы заявления на завод трудовой книжки. Однако для удобства и минимизации рисков рекомендуется использовать типовой шаблон, соответствующий практике кадровых служб.

Образец заявления на завод трудовой книжки

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать следующие обязательные элементы:

1. Наименование организации (Ф.И.О. руководителя, должность);
2. Ф.И.О. сотрудника, его должность;
3. Суть просьбы — «Прошу завести мне трудовую книжку»;
4. Причина (например: «впервые заключаю трудовой договор», «утерял(а) предыдущую трудовую книжку»);
5. Дата и подпись сотрудника.

Пример заполнения заявления:

Заявление

Генеральному директору ООО «Промышленный завод»
Иванову И.И.
от сотрудника отдела производства
Петрова Алексея Владимировича
Прошу завести мне трудовую книжку, так как я впервые заключаю трудовой договор с организацией.

Подпись: ___________ /Петров А.В./

Если трудовая книжка утрачена, в заявлении необходимо указать: «Прошу завести новую трудовую книжку в связи с утратой предыдущей», и приложить копию заявления в полицию (если было составлено) или письменное объяснение о причинах утраты.

Сроки заведения трудовой книжки

Согласно пункту 8 Правил ведения трудовых книжек, работодатель обязан завести трудовую книжку в течение одной недели с момента заключения трудового договора или получения заявления о потере предыдущей ТК.

Если сотрудник пришёл на работу без трудовой книжки, работодатель не вправе отказать в приёме — он обязан завести ТК в установленный срок. Отказ в заведении ТК — нарушение трудового законодательства.

Заведение трудовой книжки в электронном виде

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Сотрудник может выбрать:

• Ведение трудовой книжки в бумажном виде;
• Ведение трудовой книжки в электронном виде (в Пенсионном фонде РФ).

Для этого необходимо подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. Хотя срок подачи таких заявлений для всех сотрудников истёк 31 декабря 2020 года, работники, ранее выбравшие бумажную ТК, могут в любой момент перейти на электронную.

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Форма заявления также произвольная, но рекомендуется использовать следующий шаблон:

Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки

Генеральному директору ООО «Промышленный завод»
Иванову И.И.
от сотрудника отдела производства
Петрова Алексея Владимировича

Прошу перейти на ведение моей трудовой книжки в электронной форме в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от .

Подпись: ___________ /Петров А.В./

После получения заявления работодатель обязан в течение 3 рабочих дней передать сведения в ПФР через форму СЗВ-ТД. В отчёте автоматически фиксируется дата подачи заявления, что важно для корректного ведения учёта в ПФР.

Как оформить заявление на выдачу трудовой книжки на руки?

Заявление на выдачу трудовой книжки на руки подаётся при увольнении. В этом случае работодатель обязан выдать ТК в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Если сотрудник не явился за документом, работодатель направляет ему уведомление о необходимости получения ТК.

Заявление на выдачу ТК на руки также составляется в произвольной форме:

Заявление на выдачу трудовой книжки

Генеральному директору ООО «Промышленный завод»
Иванову И.И.
от увольняемого сотрудника
Петрова Алексея Владимировича

Прошу выдать мне трудовую книжку в связи с увольнением по собственному желанию, в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ.


Подпись: ___________ /Петров А.В./

Важно! Работодатель не вправе удерживать трудовую книжку, даже если сотрудник не отработал положенный срок или имеет задолженности перед организацией.

Электронные технологии и автоматизация

Современные кадровые системы (например, 1С:Зарплата и управление персоналом, СБИС, МойСклад и др.) позволяют:

• Автоматически генерировать заявления на завод ТК при приёме на работу;
• Отправлять заявления на электронную почту сотрудников через кнопку «Рассылка заявлений»;
• Формировать отчёт СЗВ-ТД с автоматическим заполнением данных о выборе способа ведения ТК;
• Выгружать данные в ПФР с указанием даты подачи заявления и типа ТК (бумажная/электронная).

Это значительно снижает риск ошибок, ускоряет процесс и обеспечивает соответствие требованиям ПФР.

Что делать, если сотрудник не подал заявление на выбор способа ведения ТК?

Если сотрудник не подал заявление до , то по умолчанию его трудовая книжка остаётся в бумажном виде. Однако он может подать заявление в любое время в будущем, и работодатель обязан принять его и передать сведения в ПФР.

Работодатель должен вести учёт всех заявлений по ведению ТК и хранить их в течение не менее 5 лет.

Чтобы избежать штрафов и нарушений, работодателю необходимо помнить:

1. Заводить трудовую книжку обязательно при первичном трудоустройстве или при утрате предыдущей;
2. Срок заведения — не более 7 дней с даты заключения договора или получения заявления;
3. Заявление на завод ТК — в произвольной форме, но должно содержать все обязательные реквизиты;
4. Для электронной ТК — обязательно собирать заявления от сотрудников и передавать СЗВ-ТД в ПФР;
5. Выдавать трудовую книжку на руки в день увольнения — иначе возможны штрафы и компенсации;
6. Использовать автоматизированные системы для снижения рисков и повышения точности учёта.

Особое внимание! На предприятии, где работает более 10 человек, рекомендуется разработать локальный нормативный акт (например, Положение о ведении трудовых книжек), в котором будут прописаны порядок подачи заявлений, ответственные лица и сроки обработки.

Скачать шаблоны заявлений

• Заявление на завод трудовой книжки (бумажная), .DOC
• Заявление на переход на электронную трудовую книжку, .DOC
• Заявление на выдачу трудовой книжки при увольнении — .DOC

Помните: правильное оформление заявлений — залог законности, прозрачности и доверия между работодателем и сотрудником. Не пренебрегайте формальностями, они защищают вас и ваших сотрудников.