С 2020 года в России постепенно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Этот формат заменяет традиционный бумажный документ, но при этом сохраняет юридическую силу сведений о трудовой деятельности. Вопрос о необходимости заверения ЭТК возникает у работников, бухгалтеров и кадровых специалистов. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, ситуации, когда заверение обязательно, и способы его оформления.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой реестр сведений о трудовой деятельности гражданина, хранящийся в единой государственной информационной системе «Социальный фонд России» (СФР). Доступ к ней обеспечивается через:

• Личный кабинет на портале Госуслуги;
• Многофункциональные центры (МФЦ);
• Отделения СФР (ПФР).

Сведения в ЭТК имеют ту же юридическую силу, что и записи в бумажной трудовой книжке, при условии их правильного оформления и подтверждения.

Нормативная база, регулирующая заверение сведений из ЭТК

Основные положения содержатся в следующих нормативных актах:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1, ст. 81) – устанавливает право работника получать сведения о трудовой деятельности в бумажном виде, заверенные надлежащим образом, либо в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
2. Приказ Минтруда России от № 713н – утверждает форму сведений о трудовой деятельности (СТД‑Р), используемую для выдачи выписок из ЭТК.
3. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – регламентирует оформление заверенных копий документов (в т.ч. копий трудовой книжки).
4. Федеральный закон № 125‑ФЗ «О социальном страховании» – определяет порядок взаимодействия с СФР и предоставления выписок из ЭТК.

Когда заверение электронной трудовой книжки обязательно?

Согласно ст. 66.1 ТК РФ и разъяснениям Минтруда, заверение требуется в следующих случаях:

• Предоставление сведений контролирующим органам (инспекция труда, прокуратура, суд) – при проверке соблюдения трудового законодательства необходимо представить заверенную выписку из ЭТК.
• Оформление пенсии, пособий по безработице, больничных и других социальных выплат, если орган, назначающий выплату, запрашивает документ в бумажном виде.
• Устройство на новую работу, когда работодатель настаивает на получении бумажной копии трудовой книжки, заверенной надлежащим образом.
• Судебные споры (например, о восстановлении на работе, взыскании заработной платы) – суд может потребовать заверенную выписку как доказательство трудового стажа.
• Получение кредита или ипотеки, если банк требует подтверждения трудовой деятельности в бумажном формате.

В остальных ситуациях, когда работник получает сведения напрямую из личного кабинета Госуслуг или через МФЦ в электронном виде с УКЭП, дополнительное заверение не требуется.

Как оформить заверение выписки из ЭТК?

Заверение бумажной копии

Если требуется бумажный документ, порядок действий выглядит так:

1. Получить электронную выписку из ЭТК (через Госуслуги, МФЦ или СФР).
2. Распечатать выписку на листе формата А4.
3. Подшить все листы (если выписка многолистовая) – это обязательное требование ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
4. На сшивке (или на каждой странице, если подшивка невозможна) сделать заверительную надпись:

Пример заверительной надписи:

Верно. Подпись _____________________ (Ф.И.О. ответственного лица).
Дата «__» __________ 20__ г.
Печать организации (если заверение осуществляет работодатель).

Если заверение выполняет нотариус или уполномоченное лицо (например, сотрудник отдела кадров с правом подписи), надпись дополняется указанием его должности и основания для заверения (приказ, доверенность).

Заверение электронной подписью

Если получатель принимает электронный документ, достаточно:

• Получить выписку из ЭТК в формате PDF или XML с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя или уполномоченного органа (СФР, МФЦ).
• Проверить подпись с помощью любого проверяющего инструмента (КриптоПро, УЦ «Госуслуги» и др.).

В этом случае дополнительное бумажное заверение не требуется, так как УКЭП придает документу юридическую силу, эквивалентную нотариальному заверению.

Где получить заверенную выписку из ЭТК?

Источники получения:

• Личный кабинет на портале Госуслуги – после авторизации можно запросить выписку и сразу же скачать её с УКЭП.
• Многофункциональные центры (МФЦ) – специалист распечатает выписку и оформит заверение по ГОСТ.
• Отделения СФР (бывшие ПФР) – выдают заверенные выписки на бумажном носителе.
• Работодатель – при наличии УКЭП может выдать электронную выписку или оформить бумажную копию с заверением.

Особенности заверения в различных жизненных ситуациях

При устройстве на работу

Если новый работодатель требует бумажную трудовую книжку, достаточно предоставить заверенную выписку из ЭТК, оформленную согласно пункту 4.1. В случае, если работник уже имеет бумажную книжку и не подавал заявление о переходе на ЭТК, работодатель ведёт оба документа одновременно.

При оформлении пенсии

Пенсионный фонд принимает выписку из ЭТК в электронном виде с УКЭП. Если фонд запрашивает бумажный документ, необходимо представить заверенную копию, оформленную по ГОСТ.

При получении социальных выплат (пособие по безработице, больничный)

Большинство органов соцзащиты работают с электронными данными через СФР. Однако в некоторых регионах всё ещё требуется бумажное подтверждение – тогда следует получить заверенную выписку в МФЦ или СФР.

При судебных спорах

Суд принимает как электронные документы с УКЭП, так и заверенные бумажные копии. Рекомендуется иметь оба варианта, чтобы избежать задержек.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли заверять электронную трудовую книжку, если я получаю выписку через Госуслуги?

Если выписка снабжена УКЭП, дополнительное заверение не требуется. Для бумажного варианта необходимо оформить заверение по ГОСТ.

Можно ли заверить выписку самостоятельно?

Заверение может выполнить только уполномоченное лицо: работник отдела кадров с правом подписи, нотариус или сотрудник СФР/МФЦ. Самостоятельное проставление надписи «Верно» без соответствующих полномочий не имеет юридической силы.

Сколько действует заверенная выписка из ЭТК?

Срок действия не установлен законодательно; документ считается действительным до тех пор, пока не изменятся сведения о трудовой деятельности (например, не будет новой записи о приёме/увольнении). При изменении данных требуется получить новую выписку и оформить её заверение заново.

Нужно ли заверять копию трудовой книжки, если я перехож на ЭТК, но сохраняю бумажный вариант?

Да. При ведении обеих книжек каждая копия должна быть заверена надлежащим образом, если она используется для официальных целей (предоставление в госорганы, банк и т.п.).

Электронная трудовая книжка упрощает учёт трудовой деятельности, но в ряде ситуаций законодательство требует подтверждения сведений в бумажном виде с надлежащим заверением. Заверение необходимо:

• при взаимодействии с контролирующими органами;
• при получении социальных выплат, пенсии, кредита;
• при устройстве на работу, если работодатель настаивает на бумажном документе;
• в судебных спорах и других официальных процедурах.

Для заверения достаточно оформить бумажную копию выписки из ЭТК, подшить её и поставить заверительную надпись «Верно» с подписью, датой и печатью уполномоченного лица, либо получить электронную выписку с усиленной квалифицированной электронной подписью. Знание этих правил позволит избежать отказа в приёме документов и обеспечит законность ваших трудовых отношений.