Трудовая книжка — один из важнейших документов, подтверждающих стаж и права работника. В ряде ситуаций (перевод в другую организацию, оформление кредита, получение соц‑помощи) требуется заверенная копия трудовой книжки; Ошибки при заверении могут привести к возврату документа, штрафам и задержкам. В этой статье мы собрали актуальные правила 2026 года, привели образцы надписей и пошаговую инструкцию.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 62, ч. 1) – работник имеет право получить копию любого документа, относящегося к его трудовой деятельности.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – регламентирует оформление заверения документов о трудовом стаже, в т.ч. указывает, что в заверительной надписи должно быть указано место хранения оригинала.
• Приказ Минтруда России № 354н от – уточняет порядок выдачи и заверения копий трудовых книжек.

Когда нужна заверенная копия

1. Для предоставления в государственные органы (пенсионный фонд, ФМС, суд).
2. Для банков и микрофинансовых организаций при оформлении кредитов.
3. При переводе сотрудника в другую организацию (внутреннее перемещение).
4. Для подтверждения стажа перед страховыми компаниями;

Кто имеет право заверять копию

Заверять копию трудовой книжки может только лицо, уполномоченное руководителем организации:

• директор (генеральный директор) организации;
• главный бухгалтер;
• начальник отдела кадров;
• иные лица, указанные в приказе о доверенности.

Пошаговая инструкция по заверению копии

Шаг 1. Подготовка заявления сотрудника

Сотрудник подаёт письменное заявление. Пример заявления (скачать можно в КонсультантПлюс или на сайте nalog-nalog.ru):

Шаг 2. Составление копии

Копию делают на бумаге формата А4 (ч/б или цвет, но без изменений в оригинальном тексте). На каждой странице копии ставят подпись «Верно» (или «Копия верна») в правом нижнем углу.

Шаг 3. Оформление заверительной надписи

На последней странице копии (или на отдельном листе‑приложении) делается заверительная надпись. По ГОСТ Р 7.0.97‑2016 в ней указываются:

• слово «Верно» (или «Копия верна»);
• должность лица, заверяющего документ;
• расшифровка подписи;
• дата заверения;
• место хранения оригинала (например, «Оригинал хранится в отделе кадров организации «ООО «Ромашка»»).

Пример заверительной надписи:

Шаг 4. Подпись и печать

После надписи ставится подпись с расшифровкой и печать организации (если она есть). При отсутствии печати подпись считается достаточной, если подпись заверена в установленном порядке.

Шаг 5. Передача копии сотруднику

Сотруднику вручают заверенную копию в присутствии свидетеля (по желанию) и подписывают акт получения:

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие надписи «Верно» – документ считается неполным.
• Неправильная должность заверяющего – в случае проверки может быть признано недействительным.
• Отсутствие указания места хранения оригинала – противоречит ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
• Использование исправлений в копии – запрещено, любые исправления вносятся только в оригинал.
• Срок выдачи – согласно ст. 62 ТК РФ копию следует предоставить в течение 3 рабочих дней после получения заявления.

Пример полного пакета документов

1. Заявление сотрудника.
2. Копия трудовой книжки (печать на каждой странице «Верно»).
3. Заверительная надпись (см. пример выше).
4. Подпись и печать руководителя/кадровика.
5. Акт получения копии сотрудником.

Вопросы и ответы (FAQ)

Вопрос: Можно ли заверить копию трудовой книжки у нотариуса?

Да, нотариальная заверка приравнивается к оригиналу, однако в большинстве случаев достаточно заверения работодателем. Нотариальная заверка часто требуется только при международных сделках.

Вопрос: Нужно ли ставить печать, если в организации её нет?

Если у организации нет печати, достаточно подписи с расшифровкой и указания должности. При этом документ считается действительным, если соблюдены все остальные требования.

Вопрос: Как оформить заверение электронных трудовых книжек?

Для электронных трудовых книжек (ЭТК) используется электронная подпись (ЭП) уполномоченного лица. Процедура аналогична: в электронном документе появляется надпись «Верно», дата и должность, а также ссылка на место хранения оригинала в системе.

Правильное заверение копии трудовой книжки – простая, но требующая внимания процедура. Соблюдая нормативные требования (ТК РФ, ГОСТ Р 7.0.97‑2016) и используя приведённые образцы, вы избежите возвратов, штрафов и задержек. Храните готовый шаблон заверения в отделе кадров, чтобы в любой момент быстро оформить запрос сотрудника.

Дата публикации: