Получение загранпаспорта — процедура, требующая предоставления определённых документов․ Несмотря на то, что с 2015 года при оформлении загранпаспорта не требуется предоставлять оригинал или заверенную копию трудовой книжки, в некоторых случаях работодатели всё ещё могут запросить этот документ для подтверждения трудового стажа․

Когда может понадобиться заверенная копия трудовой книжки?

• При оформлении кредита (банки могут запросить подтверждение трудового стажа);
• Для предоставления в посольства при оформлении визы;
• В некоторых случаях, при оформлении загранпаспорта (хотя формально это не требуется);
• Для предоставления в другие государственные или коммерческие организации․

Основные требования к заверению копии трудовой книжки

Формат копии

Копия должна быть чёткой и полной․ Все страницы должны быть пронумерованы, а записи — читаемыми․ Ксерокопии с плохим качеством не принимаются․

Заверяющая надпись

На последней странице копии необходимо сделать следующую надпись:

В некоторых случаях требуется добавить строку:

Подпись и печать

Заверение должно содержать:

• Подпись уполномоченного лица (руководителя организации или начальника отдела кадров);
• Печать организации (ставится на подпись);
• Дата заверения (указывается текущая дата)․

Указание на место хранения оригинала

Согласно ГОСТ Р 7․0․97-2016, в заверяющей надписи должно быть указано, где хранится оригинал трудовой книжки․ Например:

Пошаговая инструкция по заверению копии трудовой книжки

Шаг 1․ Изготовление копии

Сделайте качественную копию всех страниц трудовой книжки․ Убедитесь, что все записи читаемы, а нумерация страниц соответствует оригиналу․

Шаг 2․ Проверка актуальности данных

Если в трудовую книжку были внесены изменения менее чем за месяц до запроса копии, необходимо заново заверить документ, так как требуются актуальные данные․

Шаг 3․ Оформление заверяющей надписи

На последней странице копии (после последней записи) сделайте следующую надпись:

Шаг 4․ Подписание и проставление печати

Подпись должна быть заверена печатью организации․ Печать ставится строго на подпись уполномоченного лица․

Образец заверенной копии трудовой книжки для загранпаспорта

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли заверять копию трудовой книжки для загранпаспорта?

Согласно действующему законодательству, не требуется предоставлять трудовую книжку или её копию при оформлении загранпаспорта․ Однако в некоторых случаях (например, при оформлении визы) могут запросить подтверждение трудового стажа․

Можно ли заверить копию трудовой книжки самому?

Нет, заверение должно производиться только уполномоченным лицом организации (руководителем или начальником отдела кадров) с проставлением печати организации․

Сколько времени действует заверенная копия трудовой книжки?

Срок действия заверенной копии не установлен законодательно․ Однако, если в трудовую книжку были внесены изменения, копию необходимо заверить заново․

Можно ли заверить копию трудовой книжки в электронном виде?

Да, с 2023 года допускается заверение электронных копий трудовой книжки с использованием электронной подписи․ Однако для загранпаспорта обычно требуется бумажный вариант․

Заверение копии трудовой книжки, процесс, требующий внимания к деталям․ Несмотря на то, что для загранпаспорта этот документ не требуется, в некоторых случаях его могут запросить․ Следуя приведённой инструкции и используя образец, вы сможете правильно оформить документ и избежать ошибок․

Если у вас остались вопросы или требуется помощь в оформлении, обратитесь в отдел кадров вашей организации или к юристу․