Вопрос о том, допустимо ли заверять копию трудовой книжки, сшив её ниткой (или другим способом прошивания), возникает у сотрудников кадровых служб, бухгалтерии и самих работников, которым требуется подтвердить свой трудовой стаж. Ниже подробно рассмотрены нормативные требования, порядок действий и типичные ошибки при оформлении такой копии.

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от № 175 – определяет порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Письмо Минтруда РФ от № 4412‑ВЯ – разъясняет, что все листы копии трудовой книжки, прилагаемой к решению государственного органа о доплате к пенсии, должны быть прошиты и пронумерованы.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (приказ Росстандарта от № 435‑ст) – регламентирует оформление bibliographic ссылок и, в части, касающейся копий документов, требует их прошивки, нумерации и заверения.
• Внутренние инструкции организаций – часто уточняют допустимые способы прошивки (нить, скрепка, термоклей) и требуют наличия отметки о заверении на последнем листе;

Из приведённых источников следует, что прошивание (сшивание) копии трудовой книжки является обязательным условием её надлежащего заверения, если копия представляется в виде многостраничного документа. При этом допускаются различные способы прошивки, главное – обеспечить надёжное соединение листов и возможность проставить заверяющие реквизиты.

Что понимается под «заверением» копии трудовой книжки?

Заверение – это официальное подтверждение того, что копия полностью и точно соответствует подлиннику. Оформление заверения включает:

1. Прошивание всех листов копии (нитью, скрепкой, термоклеем и т.п.).
2. Пронумерацию листов в порядке возрастания (обычно в правом верхнем углу).
3. На последнем листе (или на оборотной стороне последнего листа) делается запись:

• «Всего прошито, пронумеровано и заверено ___ листов»;
• Указание места хранения оригинала трудовой книжки (например, «Оригинал хранится в отделе кадров ООО «Компания»»);
• Подпись уполномоченного лица (с расшифровкой фамилии и инициалов);
• Дата заверения;
• Оттиск печати организации (или кадровой службы), захватывающей подпись.

Если копия состоит из одного листа, достаточно поставить заверяющую надпись непосредственно на этом листе (подпись, дата, печать).

Как правильно сшить копию трудовой книжки?

Процесс прошивки можно разделить на несколько этапов.

Подготовка материалов

• Копия трудовой книжки (чётко читаемая, без помарок).
• Нитка прочная (лучше хлопковая или полиэстеровая, цвет не важен).
• Игла с большим ушком.
• Линейка или шаблон для разметки отверстий (если прошиваете вручную).
• Ножницы, клей (при использовании термоклея).

Пошаговая инструкция

1. Выравнивание листов. Сложите все листы копии стопкой, убедившись, что края совпадают.
2. Разметка отверстий. Отступите от верхнего края примерно 1 см и сделайте метки для проколов (обычно 2–3 отверстия по ширине листа).
3. Прокол отверстий. Пробивайте отверстия иглой или шилом, стараясь не повредить текст.
4. Прошивание. Пропустите нитку через все отверстия, сделав «петлю» (способ «вперед‑иглу» или «петлёй»). Завяжите узел на внутренней стороне последнего листа, чтобы нитка не выскользнула.
5. Нумерация; На каждой странице, обычно в правом верхнем углу, проставьте порядковый номер (1, 2, 3 …).
6. Заверяющая запись. На оборотной стороне последнего листа (или на последнем листе itself) напишите:

Всего прошито, пронумеровано и заверено ___ листов.
Оригинал трудовой книжки хранится в отделе кадров ООО «Компания».
Подпись ___________________ /Иванов И.И./
Дата «__» __________ 2026 г.
(оттиск печати)

После этого поставьте оттиск печати так, чтобы он захватывал подпись уполномоченного лица.

Альтернативные способы прошивки

• Скрепка (степлер). Допустимо, если скрепка проходит через все листы и не повреждает текст. После скрепления также необходимо пронумеровать и оформить заверяющую запись.
• Термоклей или клей‑переплёт. Обеспечивает более прочное соединение, но требует аккуратности, чтобы не запачкать страницы.
• Пластиковая прошивка ( spiral‑binding ). Используется в некоторых организациях, однако необходимо убедиться, что спираль не мешает чтению и не препятствует проставлению печати.

Важно: независимо от выбранного способа, все листы должны быть firmly соединены, иначе копия может быть признана недействительной.

Частые ошибки при заверении сшитой копии

• Не прошиты все листы. Отсутствие прошивки даже одного листа делает копию неполной.
• Отсутствие нумерации.
• Неправильная формулировка заверяющей записи. Например, пропуск фразы «Всего прошито, пронумеровано и заверено».
• Подпись без расшифровки. Требуется указать фамилию и инициалы полностью.
• Отсутствие печати или печать не захватывает подпись. Печать должна чётко перекрывать подпись.
• Использование некачественной нитки, которая рвётся. Лучше брать прочную хлопковую или синтетическую нитку.

Образец заверенной копии трудовой книжки (2026 год)

Ниже представлен типовой образец оформления последнего листа копии трудовой книжки, прошитой ниткой.

Всего прошито, пронумеровано и заверено 12 листов.
Оригинал трудовой книжки хранится в отделе кадров ООО «Альфа‑Труд».
Подпись ___________________ /Петрова С.В./
Дата «15» марта 2026 г.
[оттиск круглой печати ООО «Альфа‑Труд»]

Все предыдущие листы содержат только нумерацию (например, в правом верхнем углу: 1, 2, 3 … 12) и, при необходимости, отметку «Верно» (по желанию организации).

Итак, ответ на вопрос «Можно ли заверить трудовую книжку, сшив её?» – да, можно и даже необходимо, если копия состоит из нескольких листов. Прошивание (нитью, скрепкой, термоклеем или другим надёжным способом) является обязательным условием для признания копии заверенной надлежащим образом. При этом необходимо соблюсти следующие требования:

• прошить все листы копии;
• пронумеровать их;
• сделать заверяющую запись на последнем листе (указать количество листов, место хранения оригинала, подпись с расшифровкой, дату и оттиск печати);
• обеспечить, чтобы печать захватывала подпись уполномоченного лица.

Соблюдение этих правил гарантирует, что заверенная копия трудовой книжки будет принята государственными органами, пенсионным фондом, потенциальными работодателями и другими учреждениями без замечаний.

Статья подготовлена на основе нормативных актов, писем Минтруда РФ, ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и практики кадровых служб на .