Вопрос о том, можно ли заверять копию трудовой книжки, интересует многих работников и работодателей. Ответ зависит от того, какой документ требуется – простая копия, заверенная копия или оригинальный документ, а также от того, кто имеет право их оформить.
Что такое трудовая книжка и зачем её заверять
Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника. Она может потребоваться при:
- заключении новых трудовых отношений;
- продлении срока действия предыдущей книжки;
- проверке документов при приёме на работу;
- оформлении пенсионных выплат.
Для подтверждения подлинности копии часто требуется заверение – поставить подпись, печать или штамп, подтверждающие её соответствие оригиналу.
1.1 Кто имеет право заверять копию трудовой книжки
Заверением копий может заниматься:
- HR‑менеджер или руководитель организации (с подписью и печатью компании);
- Нотариус (если требуется повышенная юридическая сила документа);
- Сотрудник, уполномоченный по работе с кадровыми документами.
Важно, чтобы заверяющий лицо обладал соответствующими полномочиями, иначе заверение может быть признано недействительным.
Как правильно оформить заверенную копию
Процедура заверения копии трудовой книжки включает несколько шагов:
- Получение оригинала – необходимо предоставить оригинальную книжку, чтобы сравнить её с копией.
- Создание копии – копию можно сделать на копировальном аппарате или в электронном виде.
- Подпись и печать – внизу копии ставятся подпись и печать (если они есть) заверяющего лица.
- Дата и место – указываются дата и место заверения.
Пример оформления:
Копия № 1 из трудовой книжки № 12345 (оригинал – выдано ) Заверено: ______________________ (подпись, печать, дата)
2.1 Электронное заверение
В случае электронных копий (сканированных) допускается использовать ЭЦП (электронную подпись) или ЭЦП‑подпись в соответствии с Федеральным законом № 63‑ФЗ «Об электронной подписи». Это особенно актуально для удалённых работодателей и сотрудников.
Когда заверение не требуется
В ряде ситуаций заверять копию не нужно:
- При предоставлении копии в отдел кадров организации‑работодателя, где уже есть оригинал.
- Если копия используется только для внутренних целей (например, для справки).
- Когда копия предоставляется в органы, допускающие простую копию без заверения (например, в некоторые пенсионные службы).
Однако в большинстве случаев, особенно при обращении в другие организации или в судебные инстанции, требуется заверенная копия.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли заверять копию в банке? – Да, но только если банк имеет соответствующее право (например, как уполномоченный агент).
- Нужна ли подпись сотрудника при выдаче копии? – Не обязательно, но подпись может усилить доверие к документу.
- Сколько стоит заверение? – Стоимость зависит от организации; в нотариальных конторах обычно берут фиксированную ставку.
Таким образом, заверять копию трудовой книжки можно и необходимо, если документ будет использоваться за пределами организации‑работодателя или требоваться в официальных процедурах. Главное – чтобы заверение выполнил уполномоченное лицо, указав дату, место и поставив подпись (и печать, если она есть). При необходимости можно использовать электронную подпись, что упрощает процесс в условиях цифровой документооборота.
Помните, что неправильно оформленная копия может привести к задержкам и дополнительным запросам, поэтому следуйте описанной выше процедуре.
Статья подготовлена на основе текущих нормативных актов РФ и практики заверения трудовых книжек.