Трудовая книжка — один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж гражданина․ В ряде случаев, при оформлении кредита, визы, социальных выплат, при трудоустройстве по совместительству — требуется не сама трудовая книжка, а её заверенная копия․ Но кто именно имеет право заверять этот документ? Как правильно оформить заверение, чтобы оно было юридически значимым? Ответы на эти вопросы вы найдёте в этой подробной статье․
Кто может заверять копию трудовой книжки?
В 2026 году законодательство РФ не требует обязательного заверения копии трудовой книжки только нотариусом․ Существует два основных варианта заверения, оба законны и принимаются государственными и частными организациями:
- Работодатель — основной и наиболее распространённый способ․
- Нотариус — альтернативный вариант, особенно актуальный для безработных или при отсутствии возможности обратиться к работодателю․
Заверение копии трудовой книжки работодателем
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника выдать ему заверенную копию трудовой книжки в течение трёх рабочих дней․
Кто именно может заверять копию от имени работодателя?
- Руководитель организации (генеральный директор, директор и т․п․), по умолчанию․
- Сотрудник кадровой службы (кадровик, специалист по кадрам) — если ему предоставлены соответствующие полномочия․
- Другой уполномоченный сотрудник — при наличии приказа или доверенности, выданной руководителем организации․
Важно! Для заверения копии сотрудник, который ставит подпись, должен быть официально уполномочен на это․ Просто так заверять документы не может никто — даже бухгалтер или секретарь, если у них нет соответствующего распоряжения․
Заверение копии трудовой книжки у нотариуса
Если человек:
- не работает (уволен, безработный);
- работодатель отказывается заверять копию;
- работодатель ликвидирован;
- не может обратиться к работодателю по уважительным причинам (например, проживает в другом городе);
— он может обратиться в нотариальную контору для заверения копии трудовой книжки․
Нотариус сверяет копию с оригиналом, удостоверяет подлинность документов и ставит на копии:
- свою печать;
- подпись;
- расшифровку ФИО;
- дату заверения;
- указание на то, что копия сверена с оригиналом․
Этот способ особенно актуален при оформлении виз, иностранных документов, а также при обращении в консульства и международные организации․
Как правильно заверить копию трудовой книжки: пошаговая инструкция
Независимо от того, кто заверяет документ — работодатель или нотариус — существуют единые правила оформления․
Шаг 1: Подготовка копии
Копия должна быть сделана на стандартном листе А4, чётко и без искажений․ Важно:
- Скопировать все страницы трудовой книжки — от ьной до последней записи․
- Если трудовая книжка заполнена не до конца, на последней странице копии необходимо сделать отметку: «Работает по настоящее время»․
- Если трудовая книжка заполнена полностью, пишут: «Записи закончены»․
Шаг 2: Заверение на работе
На каждой странице копии (или хотя бы на последней) необходимо проставить следующие реквизиты:
- Надпись «Верно» — вручную, от руки․
- Должность лица, заверяющего документ, например: «Заведующий отделом кадров»․
- Фамилия, имя, отчество (расшифровка подписи), полностью, без сокращений․
- Подпись — собственноручная, не печатная․
- Дата заверения — в формате «ДД․ММ․ГГГГ»․
Пример правильного заверения:
Верно Заведующий отделом кадров Иванов Иван Иванович _______________________
Важно! Печать организации (если она есть) ставится в специально отведённом месте, например, рядом с подписью․ Это не обязательно, но повышает юридическую значимость документа․ Если печать отсутствует — документ остаётся действительным․
Шаг 3: Заверение у нотариуса
Нотариус сам оформляет копию по установленным правилам․ Вам нужно:
- Принести оригинал трудовой книжки и паспорт;
- Подать заявление на заверение копии;
- Оплатить госпошлину (в 2026 году — около 100–200 рублей за страницу, в зависимости от региона);
- Получить заверенную копию с печатью и подписью нотариуса․
Нотариально заверенная копия имеет юридическую силу по всей России и за её пределами․
Для каких целей нужна заверенная копия трудовой книжки?
Заверенная копия трудовой книжки требуется в следующих случаях:
- Получение кредита или ипотеки в банке;
- Оформление социальных выплат в Пенсионном фонде РФ (ПФР);
- Подача документов на визу в консульство;
- Приём на работу по совместительству;
- Оформление пособий по безработице;
- Участие в конкурсах, грантах, программах поддержки;
- Судебные разбирательства (например, по спорам о стаже);
- Получение жилищных субсидий и льгот․
Частые ошибки при заверении
Чтобы ваша копия не была отклонена, избегайте следующих ошибок:
- Нет надписи «Верно» — документ считается незаверённым․
- Подпись без расшифровки — неясно, кто именно заверил документ․
- Отсутствует дата — документ не имеет срока действия и может быть признан недействительным․
- Заверение неуполномоченным лицом — например, секретарь без приказа․
- Копия не полная — пропущены страницы с записями․
- Нет отметки «Работает по настоящее время» — если трудовая книжка ещё действующая․
- Использование печати без подписи — печать сама по себе не заверяет документ․
Образец заверения копии трудовой книжки (для внутреннего пользования и банка)
Вот пример корректного заверения на последней странице копии:
Верно Заведующий отделом кадров Петрова Мария Сергеевна _______________________ [Печать организации]
Если копия заверяется нотариусом, образец будет выглядеть иначе — с официальной надписью нотариуса, его печатью и реквизитами нотариальной конторы․
Заверенная копия трудовой книжки — это не просто формальность․ Это юридически значимый документ, подтверждающий ваш трудовой стаж․ Правильно оформленная копия избавит вас от отказов в банках, ПФР, консульствах и других инстанциях․
Кто заверяет?, Либо работодатель (через уполномоченного сотрудника), либо нотариус․
Что обязательно нужно? — Надпись «Верно», подпись, расшифровка, дата, полнота копии, отметка о текущем статусе трудоустройства․
Совет: Если вы не уверены — лучше обратиться к кадровику на работе или к нотариусу․ Не рискуйте — один неправильно заверенный документ может отложить получение кредита, визы или пенсии на месяцы․
Помните: в 2026 году законодательство не изменилось — правила заверения остаются такими же, как и в предыдущие годы․ Главное — соблюдайте формальности, и ваша копия трудовой книжки будет принята везде․