Заверение копии трудовой книжки – обязательный процедурный шаг при оформлении документа, который может потребоваться работнику для получения кредита, подтверждения стажа работы или иных официальных целей. Часто возникает вопрос: можно ли заверять копию именно на последней странице и какие требования к этому процедурному действию предъявляются.
Что такое заверение копии трудовой книжки?
Заверение – это подтверждение подлинности копии оригинального документа. В случае трудовой книжки заверяется копия, в которой отражаются все записи о трудовой деятельности сотрудника.
Правовая основа
Требования к заверению копий трудовой книжки регулируются:
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Копии документов. Общие технические требования»;
- Трудовой кодекс РФ (ст. 64, 65) о хранении и использовании трудовой документации;
- Внутренние регламенты организации, утвержденные приказом руководителя.
Порядок заверения копии трудовой книжки
Для корректного заверения необходимо выполнить несколько последовательных действий.
Шаги заверения
- Подготовка копии. Создаётся точная копия оригинальной трудовой книжки, включая все страницы и оборотные стороны.
- Сшивание листов. Все подготовленные листы скрепляются (обычно шовом или скрепкой), чтобы образовать единый документ.
- Пошив и опломбирование. На прошитом крае делается отметка о завершении прошивки и опломбировании.
- Поставление подписи и печати. На каждой странице (или хотя бы на последней) ответственный сотрудник ставит свою подпись и ставит печать организации.
- Запись на последней странице. Под последней записью в книжке размещается специальная отметка: «Работает по настоящее время» или аналогичная формулировка.
Особенности заверения на последней странице
В практике часто используют вариант, когда заверение производится только на последней странице. Это связано с тем, что:
- Последняя страница содержит самую актуальную информацию о текущем статусе сотрудника;
- Такой способ упрощает процесс – достаточно поставить подпись и печать один раз;
- Требуется лишь добавить на последнем листе отметку «Работает по настоящее время», чтобы подтвердить, что трудовой договор действующий.
При этом важно, чтобы на последней странице была размещена отметка сразу под последней записью в трудовой книжке, как указано в рекомендациях:
Пример оформления последней страницы:
Заверено: _______________________ (подпись, печать) Работает по настоящее время –
Можно ли заверять каждую страницу?
Хотя заверение обычно делается на последней странице, закон не запрещает ставить подпись и печать на каждой странице копии. Это иногда делается в случае:
- Длинных документов, где важно подтвердить каждую страницу;
- Требований внутренних контролей (например, при аудите);
- Когда копия будет храниться в архиве и должна быть полностью подтверждена.
Однако такой подход требует больше времени и ресурсов, поэтому в большинстве случаев достаточно заверения на последней странице.
Что делать, если последняя страница заполнена полностью?
Если последний разворот в оригинальной трудовой книжке полностью заполнен, необходимо:
- Окопировать следующий пустой разворот;
- Сшить и опломбировать его вместе с предыдущими листами;
- На новой последней странице разместить отметку «Работает по настоящее время»;
- Поставить подпись и печать ответственного лица.
Таким образом, заверять копию трудовой книжки на последней странице можно и рекомендуется, поскольку это упрощает процесс и соответствует требованиям ГОСТ и внутренним нормативным актам. При этом:
- Необходимо выполнить все шаги по подготовке, сшиванию и опломбированию;
- На последней странице должна быть размещена отметка «Работает по настоящее время»;
- Подпись и печать ответственного сотрудника фиксируют факт заверения;
- При желании можно добавить подпись на каждой странице, но это не обязательное требование.
Помните, что правильно оформленная заверенная копия – гарантия того, что документ будет принят в банках, при оформлении кредитов и при трудоустройстве в новых организациях.
Для более подробного ознакомления с образцами заверенных копий и форматами оформления рекомендуется посетить официальные ресурсы Министерства Труда, а также консультироваться с юридическим отделом вашей организации.