Заверение копии трудовой книжки – обязательный процедурный пункт, который часто вызывает вопросы у работодателей и сотрудников. Правильное оформление гарантирует, что документ будет признан официальными инстанциями, а также избавит от лишних недоразумений при оформлении справок, пенсионных выплат и прочих административных процедур.

Нормативная база

Для правильного заверения копий трудовых книжек используются следующие нормативные документы:

• ГОСТ Р 7.0.97-2025 – требования к оформлению и заверению копий бумажных документов.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 62) – порядок выдачи и хранения трудовых книжек.
• Приказы Министерства труда и социальной защиты – методические рекомендации по работе с кадровыми документами.

В 2025‑2026 годах вводятся уточнения, согласно которым каждая страница, содержащая записи, должна быть заверена отдельно или общей отметкой в конце документа.

Когда требуется заверение копии?

Заверять копию необходимо в следующих случаях:

1. При запросе сотрудника – для предоставления в сторонние организации (банки, страховые компании, отделы Пенсионного фонда и т.д.).
2. При увольнении – для оформления расчетного документа и расчетов.
3. При переходе в другую организацию – для подтверждения трудового стажа.
4. При оформлении выплаты пособий, инвалидности, пенсии и др.

Если копия нужна только для внутреннего пользования (например, для контроля отдела кадров), заверение может быть необязательным, но рекомендуется выполнить его в любом случае.

Пошаговый алгоритм заверения

Подготовка копий

• Сделайте копии всех заполненных страниц трудовых книжек, начиная с ьного листа.
• Если копия требуется только по отдельным страницам (например, только страницы с записями о работе), укажите, какие именно страницы включены.
• Убедитесь, что копии чётко читаемы, без смазанных штрихов и искажений.

Заполнение формы заверения

На каждой странице (или в конце последней) указываются следующие данные:

• Наименование организации, где хранится оригинал.
• Дата заверения (дд.мм.гггг).
• Должность лица, которое заверяет (например, «Начальник отдела кадров»).
• ФИО сотрудника, которому выдается копия.
• Отметка «Копия верна» (или «Верно») и/или штамп организации.

Поставление заверки

Заверка может быть выполнена двумя способами:

1. Штампом – типичный вариант, когда на каждой странице ставится фирменный штамп с надписью «Верно» и указанием даты.
2. Ручной подписью – подпись ответственного лица и его должность, размещаемая внизу каждой страницы.

Важно: каждая страница, на которой есть записи о трудовой деятельности, должна быть зафиксирована отдельным заверением. Если документ содержит несколько томов, заверение производится для каждого тома отдельно.

Передача копии сотруднику

После заверения копию передают сотруднику вручную или отправляют по электронной почте (при наличии электронного формата). При отправке по e‑mail рекомендуется приложить скан заверенного документа и сохранить оригинал заверенной копии в кадровом деле.

Частые ошибки и как их избежать

• Не копировать все страницы. Ошибка часто возникает, когда берут только «интересующие» страницы. По закону требуется копировать все заполненные страницы, включая ьный лист.
• Отсутствие даты и подписи. Без указания даты заверения документ считается недействительным.
• Неправильный штамп. Штамп должен содержать название организации, реквизиты (ИНН, ОГРН), а также надпись «Верно» или «Копия верна».
• Заверение только последней страницы. По ГОСТу каждая страница с записями должна быть заверена отдельно.
• Отсутствие письменного заявления сотрудника. Копию можно выдавать только по официальному запросу, оформленному в свободной форме.

Пример оформления заверения

------------------------------------------------------------
Организация: ООО «Пример» 
ИНН: 1234567890, ОГРН: 1234567890123
Дата заверения: 
Место хранения оригинала: отдел кадров, г. Москва

Копия верна
Подпись: ________________________
ФИО: Иванов И.И.
Должность: Начальник отдела кадров
------------------------------------------------------------

Текст штампа может выглядеть так:

+-------------------------------------------+
| ВЕРНО |
| ООО «Пример», г. Москва |
| Дата: |
+-------------------------------------------+

Эту отметку ставят внизу каждой страницы, либо в конце последней (если используется единый штамп для всей копии).

Как заверить трудовую книжку в 2025‑2026 годах

В 2025‑2026 годах появились новые рекомендации, которые уточняют порядок заверения:

• Заверять необходимо каждую страницу, начиная с ьного листа, независимо от того, содержит ли она записи.
• Если документ содержит более 100 страниц, допускается использовать общую отметку в конце последней страницы, но только при условии, что на каждой предыдущей странице уже поставлена отдельная отметка «Верно».
• Для электронных копий (сканы) требуется добавить в конце документа цифровую подпись ответственного лица.

Пример оформления в 2026 году (образец):

Организация: ЗАО «ТехноСервис»
Подпись: ________________________
ФИО: Петрова П.П.
Должность: Руководитель отдела кадров
Отметка: Копия верна (штамп)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли заверить только часть страниц? – Нет, по закону необходимо копировать и заверять все заполненные страницы. Исключение – когда сотрудник просит выписку только по определённому периоду, тогда оформляется отдельный документ‑выписка, но каждый её лист тоже должен быть заверен.
2. Нужен ли отдельный штамп для каждой страницы? – Не обязательно, но отметка «Верно» должна быть поставлена на каждой странице. Штамп можно использовать один раз в конце, если на всех предыдущих страницах уже стоит подпись и дата.
3. Можно ли заверить копию без подписи? – Нет, подпись ответственного лица обязательна. Без неё документ не будет признан официальным.
4. Как оформить заверение для нескольких томов? – Каждый том оформляется отдельно, но в конце каждого тома ставится заверка, указывающая том и номер страницы.
5. Что делать, если оригинал трудовой книжки потерян? – В этом случае оформляется выписка из оригинала, которая также должна быть заверена в соответствии с тем же порядком.

Заверение всех страниц трудовой книжки – важный и обязательный этап, который требует внимательности к деталям и соблюдения нормативных требований. Правильно оформленный документ:

• обеспечивает легитимность представления информации сторонним организациям;
• предотвращает возможные споры при расчётах и оформлении выплат;
• соблюдает требования ГОСТ и Трудового кодекса, тем самым защищая интересы как работодателя, так и сотрудника.

Следуя описанному выше алгоритму, вы сможете без проблем заверить копию трудовой книжки в 2025‑2026 годах и избежать типичных ошибок, связанных с оформлением кадровых документов.