Заверение копии трудовой книжки – обязательный процедурный шаг, который подтверждает соответствие копии оригиналу. При работе с многостраничным документом необходимо соблюдать требования ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и правильно оформить каждую страницу.

Основные требования ГОСТ Р 7.0.97‑2016

Согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2016, в заверении копии трудовой книжки должны присутствовать:

• Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле … за … год»;
• Слово «Верно» или «Копия верна»;
• Должность лица, которое заверяет документ (чаще всего – старший бухгалтер, главный бухгалтер или руководитель организации);
• Подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия);
• Дата заверения;
• Штамп организации (если он установлен);
• Отметка о прошивке и нумерации листов («Всего прошито, пронумеровано и заверено __ листов»).

Образец заверения копии трудовой книжки

Типичный образец выглядит так:

Подлинник документа находится в ООО «Пример» в деле № 12345 за 2023 год.
Верно
Иванов Иван Иванович, главный бухгалтер
Подпись: ____________
Расшифровка подписи: И.И. Иванов
[Штамп организации]
Всего прошито, пронумеровано и заверено 12 листов.

Каждая страница копии должна содержать одинаковый шаблон, но внизу каждой страницы размещается подпись и дата только на первой (ьном) странице. На последующих страницах достаточно указать «Верно» и, при необходимости, поставить штамп.

Пошаговая инструкция по заверению многостраничной копии

1. Подготовка документа – убедитесь, что копия полностью воспроизведена без изменений (все страницы, нумерация, подписи).
2. Указание места хранения оригинала – в начале первой страницы впишите надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле … за … год»;
3. Запись слова «Верно» – под строкой с местом хранения укажите слово «Верно».
4. Заполнение реквизитов – подпишите, расшифруйте подпись, укажите дату и, при необходимости, поставьте штамп.
5. Отметка о прошивке – в конце документа укажите «Всего прошито, пронумеровано и заверено __ листов».
6. Проверка соответствия ГОСТу – сверьте оформление с требованиями ГОСТ Р 7.0.97‑2016.

Частые ошибки при заверении

• Отсутствие надписи о месте хранения оригинала.
• Неуказание должности лица, заверяющего копию.
• Неправильный порядок подписи и даты (дата должна следовать за подписью).
• Пропуск строки «Всего прошито, пронумеровано и заверено __ листов».
• Использование разных вариантов слова «Верно» (например, «Корректно» вместо «Верно»).

Как оформить электронную трудовую книжку

Если у сотрудника есть электронная версия трудовой книжки, её можно получить через Госуслуги. После получения электронного документа необходимо:

• Скачать PDF‑версию;
• Печатать её в полном объеме;
• Оформить заверение согласно вышеописанным правилам.

Когда требуется заверенная копия

Заверенная копия нужна в следующих случаях:

• При подаче в другие организации (банки, инспекции, суды).
• Для оформления документов на получение пособий или льгот.
• При увольнении сотрудника – для подтверждения трудового стажа.

Заверение копии трудовой книжки многостраничным документом требует строгого соблюдения требований ГОСТ Р 7.0.97‑2016. Правильно составленный образец включает:

• Надпись о месте хранения оригинала;
• Слово «Верно»;
• Подпись, её расшифровку и дату;
• Штамп организации;
• Отметку о прошивке и числе листов.

Соблюдая эти правила, вы избежите ошибок и гарантируете юридическую силу заверенной копии.