Копия трудовой книжки часто запрашивается банками, посольствами, судебными органами и другими организациями. Чтобы документ имел юридическую силу, его необходимо правильно заверить. В данной статье подробно рассмотрены все этапы подготовки и оформления заверенной копии, с акцентом на заверение последнего листа трудовой книжки.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя выдавать сотруднику копию трудовой книжки по его требованию.
• ФЗ «О персональных данных» (ст. 10.1) – регулирует обработку сведений, содержащихся в книжке.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек» – содержит требования к оформлению, нумерации и заверению копий.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информационно‑библиотечному и издательскому делу. Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления» – применяется к оформлению реквизитов заверения (подпись, расшифровка, дата, печать).

Согласно этим нормативным актам, заверение копии трудовой книжки должно обеспечивать невозможность подмены или изъятия листов без обнаружения следов вмешательства.

Подготовка копии перед заверением

1. Снятие копий – делаются сканеры или ксерокопии всех заполненных страниц трудовой книжки, включая ьный лист и оборотные стороны. Если требуется только часть (например, с момента последнего трудоустройства), копируют именно нужный диапазон, но тогда в сопроводительном письме указывают, что копия является частичной и заверяется только представленный фрагмент.
2. Нумерация листов – каждая страница копии получает последовательный номер (обычно в правом верхнем углу). Нумерация обязательна, если документ состоит более чем из одного листа.
3. Проверка качества – копия должна быть полностью читаемой, без затемнений, полос или пропусков текста.

После подготовки копии переходим непосредственно к её заверению.

Способы заверения копии трудовой книжки

В практике кадровых служб используются три основных варианта:

• Заверение каждой страницы отдельно – на каждом листе ставится надпись «Верно» (или «Копия верна»), подпись, расшифровка и дата.
• Заверение всего комплекта на последнем листе – наиболее распространённый способ, особенно когда копия прошита. На последнем листе делается одна заверенная надпись, подтверждающая верность всего документа.
• Прошивание и опломбирование – страницы сшиваются ниткой, концы нити выводятся на оборотную сторону последнего листа и опломбируются бумажной наклейкой с указанием количества листов. Этот способ гарантирует невозможность изъятия листа без нарушения пломбы.

Для заверения копии последнего листа трудовой книжки обычно выбирают второй или третий вариант, поскольку он проще в исполнении и одновременно обеспечивает достаточную защиту от подделки.

Оформление заверенной надписи на последнем листе

Согласно рекомендациям КонсультантПлюс и образцам из практики, заверенная надпись должна содержать следующие элементы:

1. Текст заверения – фраза «Верно» либо «Копия верна».
2. Дополнительная запись о текущем статусе работы – обязательно помещается под последней записью в трудовой книжке на том же листе: «Работает по настоящее время».
3. Реквизиты ответственного лица – должность, подпись, расшифровка подписи (Ф.И.О.) и дата заверения.
4. Печать организации – круглая печать ставится рядом с подписью (если у организации есть печать).

При прошитом варианте на оборотной стороне последнего листа дополнительно указывают:

• Количество листов в копии (например, «Листов: 12»).
• Отметку о прошивке и опломбировании (концы нити выводятся наружу и наклеивается бумажная пломба с надписью «Запрещено вскрывать без повреждения пломбы»).

Образец заверенной копии последнего листа трудовой книжки (2026 г.)

Ниже представлен типовой макет, который можно скопировать в внутренний шаблон кадровой службы.

Верно
Должность: Специалист по кадрам
Подпись: ______________________
Расшифровка: Иванова Анна Сергеевна
Работает по настоящее время

Если копия прошита, на оборотной стороне последнего листа добавляем:

Листов: 15

(концы нити выведены и опломбированы)

При наличии круглой печати организации ставим её рядом с подписью:
[Круглая печать организации]


Частые ошибки при заверении копии трудовой книжки

Отсутствие номерации страниц – затрудняет проверку полноты документа.
Заверение только первой страницы – не подтверждает верность остальных листов.
Неверная формулировка статуса работы – вместо «Работает по настоящее время» пишут «Трудоустроен» или «Не уволен», что может быть расценено как несоответствие требованиям.
Отсутствие печати или подписи – делает заверение ничтожным.
Использование исправленной копии – любые исправления в оригинале делают копию непригодной для заверения без отдельного пояснения.
Неопломбированная прошивка – позволяет извлечь лист без видимых следов.


Рекомендации для работодателя

Утвердить внутренний приказ о порядке выдачи и заверения копий трудовой книжки (можно включить в Положение о кадровом делопроизводстве).
Обучить сотрудников кадровой службы правильному оформлению заверенной надписи (включая образцы и чек‑лист).
Вести журнал выдачи копий трудовой книжки (номер заявления, дата, ФИО сотрудника, цель выдачи, подпись ответственного лица).
При прошивке использовать нить контрастного цвета (например, красную) и бумажную пломбу с логотипом организации – это упрощает визуальный контроль.
Хранить электронные сканы оригинальных трудовой книжки в защищённом архиве для возможной сверки в случае споров.


Рекомендации для сотрудника

Подавать заявление на выдачу копии в письменном виде (можно электронным документом с электронной подписью).
Указывать цель выдачи (например, «для подачи визы в посольство Франции»).
Получить заверенную копию и проверить наличие всех обязательных реквизитов (номера страниц, надпись «Верно», запись о текущей работе, подпись, печать, дата).
При обнаружении несоответствий сразу же обращаться к кадровому специалисту для исправления.


Заверение копии последнего листа трудовой книжки – процедура, требующая внимательного соблюдения формальных требований, но при этом достаточно простая в исполнении. Главное – обеспечить:

полноту копии (все заполненные страницы);
правильную нумерацию и, при необходимости, прошивку;
корректную заверенную надпись с фразой «Работает по настоящее время»;
подпись, расшифровку, дату и печать организации.

Соблюдение этих пунктов гарантирует, что документ будет принят любыми государственными и коммерческими органами без дополнительных запросов и задержек.
Помните: аккуратное оформление копии трудовой книжки защищает интересы как сотрудника, так и работодателя, минимизируя риски споров и недоразумений.