В современной деловой практике заверенная копия трудовой книжки остаётся одним из самых востребованных документов. Её требуют банки при выдаче кредитов, консульства при оформлении виз, государственные органы при регистрации прав на недвижимость, а также новые работодатели при приёме на работу. Несмотря на переход на электронные трудовые книжки, бумажные экземпляры до сих пор активно используются, и заверение их копий — это не формальность, а обязательная процедура, которая имеет юридическую силу.

Почему заверение копии трудовой книжки «работает»?

Заверенная копия трудовой книжки — это официальное подтверждение достоверности информации о трудовом стаже, должности, местах работы и текущем статусе сотрудника. Она «работает» потому что:

• Подтверждает подлинность данных, указанных в оригинале;
• Имеет юридическую силу при предъявлении в государственные и коммерческие структуры;
• Является обязательным требованием многих организаций, особенно при оформлении кредитов, загранпаспортов, виз, пособий и льгот;
• Защищает работника от мошенничества и искажения информации.

Даже при наличии электронной трудовой книжки (форма СТД-Р), многие учреждения до сих пор требуют заверенную бумажную копию — особенно если в ней содержатся записи о трудовой деятельности до 2020 года.

Кто имеет право заверять копию трудовой книжки?

Заверить копию трудовой книжки может только уполномоченное лицо работодателя. Это:

• Специалист по кадрам (кадровик);
• Бухгалтер, если в организации нет отдельного кадрового отдела;
• Руководитель организации (если он лично отвечает за ведение кадровой документации).

Важно! Заверять копию имеет право только тот, кто имеет полномочия на подписание кадровых документов. Обычно это подтверждается приказом о распределении обязанностей или должностной инструкцией.

Когда заверять копию может нотариус?

Если сотрудник уже уволился, и трудовая книжка находится у него на руках, то работодатель уже не может её заверить. В этом случае:

• Сотрудник обращается к нотариусу;
• Предъявляет оригинальную трудовую книжку и паспорт;
• Нотариус сверяет копию с оригиналом и заверяет её нотариальной печатью и подписью.

Такая копия также имеет юридическую силу и принимается всеми инстанциями.

Как правильно заверить копию трудовой книжки: пошаговая инструкция (2026 г.)

Согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и рекомендациям Роструда, заверение копии трудовой книжки должно соответствовать следующему алгоритму:

1. Сделайте полную копию всех страниц трудовой книжки — от ьного листа до последней записи. Не пропускайте ни одной страницы, даже если она пустая.
2. На каждой странице копии (или хотя бы на последней) проставьте надпись: «Копия верна».
3. Укажите ФИО уполномоченного лица, заверяющего документ.
4. Укажите должность этого лица (например: «ведущий специалист по кадрам», «начальник отдела кадров», «главный бухгалтер»).
5. Поставьте личную подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы).
6. Укажите дату заверения — день, месяц, год.
7. Наложите печать организации (если она есть). Печать обязательна, если организация имеет юридический статус и зарегистрирована как юридическое лицо.

Особенность для действующих сотрудников: запись «Работает по настоящее время»

Если сотрудник продолжает работать в организации, то на последней странице копии трудовой книжки обязательно должна быть запись:

«Работает по настоящее время»

Эта запись делается ниже последней записи о трудовой деятельности и подтверждает, что сотрудник не уволен. Без этой записи копия может быть отклонена банками, миграционными службами или другими организациями.

Пример правильной записи:

 — принята на должность менеджера по продажам
Работает по настоящее время

После этой записи уже следует заверительная надпись: «Копия верна», ФИО, должность, подпись, дата и печать.

Образец заверения копии трудовой книжки (2026 г.)

Вот как должна выглядеть последняя страница заверенной копии:

[Последняя запись о трудовой деятельности]
 — переведена на должность старшего менеджера

Работает по настоящее время

Копия верна
ФИО: Иванова Мария Сергеевна
Должность: Ведущий специалист по кадрам
Подпись: ___________ /И.С. Иванова/
Печать организации

Срок действия заверенной копии

Юридически срок действия заверенной копии трудовой книжки не установлен законом. Однако на практике большинство организаций (банки, визовые центры, госучреждения) принимают копию, заверенную не более 30 дней назад.

Поэтому рекомендуется:

• Заверять копию непосредственно перед подачей документов;
• Если копия была заверена более 30 дней назад, запросить новую.

Частые ошибки при заверении

Несмотря на простоту процедуры, ошибки случаются — и они могут привести к отказу в принятии документа:

• Отсутствие надписи «Копия верна» — документ считается неподтверждённым.
• Нет подписи или расшифровки — невозможно установить, кто заверял документ.
• Нет даты — невозможно определить актуальность информации.
• Нет записи «Работает по настоящее время» — для действующих сотрудников это критично.
• Заверение неуполномоченным лицом — например, секретарём без соответствующего приказа.
• Отсутствие печати, если организация имеет печать, её отсутствие может вызвать вопросы.
• Копия сделана не со всех страниц — пропущена страница с записью о наградах, переводе или увольнении.

Что делать, если работодатель отказывается заверять копию?

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан в течение трёх рабочих дней предоставить работнику копии документов, связанных с трудовой деятельностью, включая трудовую книжку, бесплатно и в заверённом виде.

Если работодатель отказывается:

1. Напишите заявление в письменной форме с указанием цели получения копии (например, «для оформления кредита»);
2. Подайте его под роспись в канцелярию или отправьте заказным письмом с уведомлением;
3. Если в течение трёх дней документ не предоставлен — обращайтесь в трудовую инспекцию (Роструд) или в суд.

Электронная трудовая книжка: нужно ли заверять копию?

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Её копия выдаётся в виде формы СТД-Р — это официальный документ, который можно распечатать и получить от работодателя.

Однако:

• Форма СТД-Р уже является официальной выпиской из ЭТК;
• Она заверяется электронной подписью работодателя;
• Если организация имеет печать — можно запросить распечатанную версию с печатью и подписью.

В большинстве случаев СТД-Р не требует дополнительного заверения, но если организация требует бумажную копию с печатью — работодатель обязан её предоставить.

Заверение копии трудовой книжки — это не «бюрократическая формальность», а юридически значимый акт, который обеспечивает защиту прав работника и достоверность информации. В 2026 году, несмотря на цифровизацию, бумажные копии остаются востребованными, и их правильное заверение, залог успешного прохождения проверок в банках, миграционных службах, при оформлении льгот и приёме на новую работу.

Помните:

• Заверять может только уполномоченное лицо;
• Обязательно: «Копия верна», ФИО, должность, подпись, дата, печать;
• Для действующих сотрудников — запись «Работает по настоящее время»;
• Срок действия — до 30 дней;
• Отказ в выдаче копии — нарушение ТК РФ.

Соблюдая эти правила, вы гарантируете, что ваша копия трудовой книжки «работает» — и не вызовет вопросов ни у одного государственного или коммерческого органа.